L’été n’est pas la période préférée des voyageurs d’affaires. Les déplacements sont souvent ralentis par la forte fréquentation des aéroports, les retards d’avion ou la foule qui envahit les grandes capitales du monde. Mais qu’importe, quand il faut y aller, rien ne doit perturber le voyage. Seule obligation, mieux le préparer.
"La sécurité est une affaire qui doit être traitée toute l’année par les acheteurs", souligne en préambule Charline Gélin, responsable sureté chez International SOS, "Mais il est vrai que l’été, la petite criminalité se développe en raison d’une sur-fréquentation touristique qui peut, parfois, fortement ralentir un voyage d’affaires. Mais il y a des règles de base immuables qui permettent d’éviter les difficultés même s’il est impossible de les prévoir toutes à l’avance".
Pour cette spécialiste, la vigilance est aussi affaire de préparation: "L’acheteur est souvent sensibilisé à ces problèmes, mais il doit également rappeler en permanence à ses voyageurs qu’un voyage n’est pas forcément sans risque, même à quelques centaines de kilomètres de leur entreprise". Et la nature des difficultés que l’on peut rencontrer varie d’un pays à l’autre. "Il ne faut pas croire que seules les zones à risques majeurs sont concernées par les mesures de sécurité", insiste Charline, "La perte des papiers, d’un moyen de paiement ou une bagarre sont autant d’impondérables que l’entreprise aura à gérer. Donc au-delà du déplacement lui-même, la première mission de l’acheteur, c’est l’information. C’est ce que nous faisons quotidiennement avec lui".
Pour cette spécialiste, la vigilance est aussi affaire de préparation: "L’acheteur est souvent sensibilisé à ces problèmes, mais il doit également rappeler en permanence à ses voyageurs qu’un voyage n’est pas forcément sans risque, même à quelques centaines de kilomètres de leur entreprise". Et la nature des difficultés que l’on peut rencontrer varie d’un pays à l’autre. "Il ne faut pas croire que seules les zones à risques majeurs sont concernées par les mesures de sécurité", insiste Charline, "La perte des papiers, d’un moyen de paiement ou une bagarre sont autant d’impondérables que l’entreprise aura à gérer. Donc au-delà du déplacement lui-même, la première mission de l’acheteur, c’est l’information. C’est ce que nous faisons quotidiennement avec lui".
Appliquez des règles simples
Au risque d’apparaitre un peu simplet auprès des salariés, l’acheteur ne doit jamais oublier que les règles de base, souvent les plus simples, sont celles qui sont oubliées dès la porte de l’entreprise franchie. Pour Charline Gélin, il est nécessaire de rappeler celles qui, l’été, sont les plus importantes.
Première règle, ne jamais se séparer de son passeport que l’on conservera toujours sur soi. Ne le laissez pas dans un coffre à l’hôtel car dans certains pays, l’absence d’un document officiel justifiant de votre identité peut vous conduire en prison !
Les aéroports dans le monde sont souvent des zones à risques, fréquentées par des pickpockets expérimentés, évitez de rester trop longtemps en zone publique et passez le plus rapidement possible les filtres de police et de sûreté. Par conséquent plus que jamais l'été, voyagez le plus léger possible pour éviter les ralentissements et les files d’attente aux bagages
Vérifiez ou faites vérifiez à l’aéroport les liaisons pour éviter les faux taxis et les détrousseurs routiers. Généralement, dans les aéroports, des points de contacts sécurisés vous conduiront à des taxis officiels. Lors de ce 1er déplacement, évitez de voyager la fenêtre de voiture ouverte et gardez votre porte fermée… Au Brésil, cela peut vous coûter la vie. Enfin, attention à ces bons Samaritains prêts à vous aider la main sur le cœur. Fuyez-les.
Dans certains pays, comme la Chine ou le Japon, prenez avec vous l’adresse de l’hôtel dans les caractères de la langue du pays. Et arrivé à l’hôtel, on évite de donner son numéro de chambre à tout va. Ne conservez sur vous que la clé de votre chambre (souvent sans numéro) et retirez l’enveloppe en carton qui la contient. L’été, on peut aussi se faire détrousser dans un ascenseur. Pensez-y en repérant le bouton d’alarme situé dans l’appareil.
Munissez-vous (avec copie dans votre valise) des numéros d’urgence sur place, ceux de l’agence de voyage ou de vos interlocuteurs dans le pays. Contrairement à ce que l’on pense, inscrire toutes ces informations sur son smartphone est une erreur de débutant car une fois le téléphone volé… Difficile de reconstituer son parcours. Une feuille de papier peut parfois vous faire gagner du temps. Envoyez cette liste sur vos adresses mail (privée et travail).
Si c’est la première visite dans le pays, le voyageur aura intérêt à se constituer via internet sa petite documentation de base : risques et dangers sur place, niveau de vie de la population, usages et coutumes. Attention à ne pas être trop provocant avec un étalement de richesses inhabituels dans le pays visité : montre connecté, tablettes, bijoux…
Evitez les rassemblements politiques, les manifestations, les soirées festives incontrôlées. Ne prenez pas de photos sans avoir au préalable demandé l’autorisation. Les étrangers sont souvent pris pour des vacanciers et faute de payer le droit à l’image, il y a toujours un frère ou un cousin musclé pour vous le rappeler. Dans les bars ou les boites de nuit, surveillez toujours votre verre et méfiez-vous des « relations locales » trop entrainantes… elles peuvent aussi vous conduire en prison.
Que faire en cas de problèmes de santé ou après une agression ? La confusion entre assistance et assurance est fréquente dans les PME/PMI. De fait, sans contrat d’assistance, c’est à l’entreprise de prendre en charge les frais de rapatriement de son salarié. Aujourd’hui, la plupart des entreprises dont les salariés voyagent sont dotées de telles sécurités… Mais les connaissez-vous ? Avez-vous le numéro d’urgence du médecin de permanence ? Du correspondant local ? Ou du service 24/24 de votre agence de voyage ? Ces renseignements sont essentiels pour vous permettre de gérer très rapidement des problèmes de santé sur place.
Première règle, ne jamais se séparer de son passeport que l’on conservera toujours sur soi. Ne le laissez pas dans un coffre à l’hôtel car dans certains pays, l’absence d’un document officiel justifiant de votre identité peut vous conduire en prison !
Les aéroports dans le monde sont souvent des zones à risques, fréquentées par des pickpockets expérimentés, évitez de rester trop longtemps en zone publique et passez le plus rapidement possible les filtres de police et de sûreté. Par conséquent plus que jamais l'été, voyagez le plus léger possible pour éviter les ralentissements et les files d’attente aux bagages
Vérifiez ou faites vérifiez à l’aéroport les liaisons pour éviter les faux taxis et les détrousseurs routiers. Généralement, dans les aéroports, des points de contacts sécurisés vous conduiront à des taxis officiels. Lors de ce 1er déplacement, évitez de voyager la fenêtre de voiture ouverte et gardez votre porte fermée… Au Brésil, cela peut vous coûter la vie. Enfin, attention à ces bons Samaritains prêts à vous aider la main sur le cœur. Fuyez-les.
Dans certains pays, comme la Chine ou le Japon, prenez avec vous l’adresse de l’hôtel dans les caractères de la langue du pays. Et arrivé à l’hôtel, on évite de donner son numéro de chambre à tout va. Ne conservez sur vous que la clé de votre chambre (souvent sans numéro) et retirez l’enveloppe en carton qui la contient. L’été, on peut aussi se faire détrousser dans un ascenseur. Pensez-y en repérant le bouton d’alarme situé dans l’appareil.
Munissez-vous (avec copie dans votre valise) des numéros d’urgence sur place, ceux de l’agence de voyage ou de vos interlocuteurs dans le pays. Contrairement à ce que l’on pense, inscrire toutes ces informations sur son smartphone est une erreur de débutant car une fois le téléphone volé… Difficile de reconstituer son parcours. Une feuille de papier peut parfois vous faire gagner du temps. Envoyez cette liste sur vos adresses mail (privée et travail).
Si c’est la première visite dans le pays, le voyageur aura intérêt à se constituer via internet sa petite documentation de base : risques et dangers sur place, niveau de vie de la population, usages et coutumes. Attention à ne pas être trop provocant avec un étalement de richesses inhabituels dans le pays visité : montre connecté, tablettes, bijoux…
Evitez les rassemblements politiques, les manifestations, les soirées festives incontrôlées. Ne prenez pas de photos sans avoir au préalable demandé l’autorisation. Les étrangers sont souvent pris pour des vacanciers et faute de payer le droit à l’image, il y a toujours un frère ou un cousin musclé pour vous le rappeler. Dans les bars ou les boites de nuit, surveillez toujours votre verre et méfiez-vous des « relations locales » trop entrainantes… elles peuvent aussi vous conduire en prison.
Que faire en cas de problèmes de santé ou après une agression ? La confusion entre assistance et assurance est fréquente dans les PME/PMI. De fait, sans contrat d’assistance, c’est à l’entreprise de prendre en charge les frais de rapatriement de son salarié. Aujourd’hui, la plupart des entreprises dont les salariés voyagent sont dotées de telles sécurités… Mais les connaissez-vous ? Avez-vous le numéro d’urgence du médecin de permanence ? Du correspondant local ? Ou du service 24/24 de votre agence de voyage ? Ces renseignements sont essentiels pour vous permettre de gérer très rapidement des problèmes de santé sur place.
Sécurisez vos déplacements
"Il faut toujours préparer un déplacement avec soin", souligne Charline Gélin, "La sécurité ne doit pas devenir une obsession mais le voyageur doit avoir une vision claire de la destination où il va se rendre". Globalement, plusieurs sources sont à sa disposition. La première, très officielle, nous vient du Ministère des Affaires étrangères (MAE) et de son service conseils aux voyageurs. Mais par prudence, et pour éviter la dramatisation de l’information, on peut aussi croiser ses données avec celles publiées dans d’autres pays francophones comme le Canada, la Belgique voire la Suisse. Comme le rappelle le MAE, le français est une langue qui ne donne pas à l’étranger une identification du pays de celui qui le parle. Il n’est donc pas inutile de voir et lire ce qui se dit ailleurs sur la sécurité dans le monde. Mais soyez prudents, les vacances amplifient les risques de petites délinquances, la plus ennuyeuse en déplacement.
Autre source d’information, celle que donne les ambassades et consulats français dans le monde. Des alertes mesurées très ponctuelles et qui ne concernent que le pays qui les émet. Enfin, un correspondant sur place ou le client visité lui-même peuvent donner de bonnes indications sur la destination. Si vous le rencontrez pour la première fois, pensez à valider avec lui l’hôtel le plus proche du lieu de rendez-vous ou l’itinéraire le plus sécurisé entre l’aéroport et ses locaux.
Autre source d’information, celle que donne les ambassades et consulats français dans le monde. Des alertes mesurées très ponctuelles et qui ne concernent que le pays qui les émet. Enfin, un correspondant sur place ou le client visité lui-même peuvent donner de bonnes indications sur la destination. Si vous le rencontrez pour la première fois, pensez à valider avec lui l’hôtel le plus proche du lieu de rendez-vous ou l’itinéraire le plus sécurisé entre l’aéroport et ses locaux.
Sécurisez vos papiers et vos moyens de paiement
"Il est essentiel de disposer de plusieurs copies de ses papiers", détaille Charline Gélin, "Il ne faut pas se limiter à un seul jeu dans la valise mais penser à multiplier les accès à l’information en cas de problèmes. Quoi de mieux qu’internet pour stocker la copie de vos documents officiels ? Et autant en profiter. Envoyez-vous un mail avec les fichiers scannés de votre passeport, carte bleue, visas et n’hésitez pas à multiplier ces envois sur des adresses sécurisées. Pensez également à les fournir à votre assistante ou à vos collaborateurs. Enfin, une copie sur le smartphone n’est pas inutile pour accéder immédiatement à l’information. N’oubliez jamais que dans les pays européens s’il est facile de se faire comprendre, il n’en va pas de même en Russie, en Chine ou au Japon. Prévoyez une traduction des quelques phrases clés qui vous permettront d’expliquer votre souci. Pour avoir vécu une perte de passeport à Shanghai, croyez bien que l’exercice n’est pas de tout repos. Surtout pendant des périodes de vacances, où de nombreux touristes peuvent avoir le même souci que vous !
Aujourd’hui, être dépannée financièrement à l’étranger est chose facile. Mais pour autant, éviter de se retrouver en situation dangereuse est préférable. Là aussi, en multipliant les points de sécurisation, on peut se préserver facilement. Premier conseil, évitez de payer en carte dans des pays connus pour le piratage bancaire. L’Asie et l’Afrique sont concernés directement mais tous les autres pays ne sont pas à l’abri. Gardez deux ou trois billets (euros ou dollars) dans plusieurs emplacements : poche intérieure de valise, roulé dans une paire de chaussettes ou insérés dans le col d’une chemise. Ne souriez pas, la méthode a sauvé bien des voyageurs d’affaires dans le monde. Pensez à vérifier avec l’acheteur ou la TMC les solutions qui seront proposées en cas de perte ou de vols de vos moyens de paiement.
Enfin, c’est évident mais nous ne sommes pas à l’abri d’un oubli. Pensez à ne jamais laisser votre portefeuille et vos papiers dans les poches d’une veste que vous n’aurez pas en permanence sous les yeux… Même chez votre interlocuteur. Rien ne vous garantit que ses salariés sont honnêtes !
Aujourd’hui, être dépannée financièrement à l’étranger est chose facile. Mais pour autant, éviter de se retrouver en situation dangereuse est préférable. Là aussi, en multipliant les points de sécurisation, on peut se préserver facilement. Premier conseil, évitez de payer en carte dans des pays connus pour le piratage bancaire. L’Asie et l’Afrique sont concernés directement mais tous les autres pays ne sont pas à l’abri. Gardez deux ou trois billets (euros ou dollars) dans plusieurs emplacements : poche intérieure de valise, roulé dans une paire de chaussettes ou insérés dans le col d’une chemise. Ne souriez pas, la méthode a sauvé bien des voyageurs d’affaires dans le monde. Pensez à vérifier avec l’acheteur ou la TMC les solutions qui seront proposées en cas de perte ou de vols de vos moyens de paiement.
Enfin, c’est évident mais nous ne sommes pas à l’abri d’un oubli. Pensez à ne jamais laisser votre portefeuille et vos papiers dans les poches d’une veste que vous n’aurez pas en permanence sous les yeux… Même chez votre interlocuteur. Rien ne vous garantit que ses salariés sont honnêtes !
Sécurisez vos données
"Emportez le moins de données possibles", complète Charline Gélin, "Il faut se méfier désormais de la sécurité informatique autant que de celle de la personne". Et sur ce sujet, les conseils sont pléthoriques. Petit mémo :
- L’usage d’un VPN qui cache vos adresses IP et d’un éditeur de mot de passe est conseillé. Grace à ces deux outils, vous pourrez changer en permanence votre adresse IP et vos codes d’accès à vos ordinateurs.
- Inutile de prendre toutes vos datas avec vous, utilisez un cloud sécurisé et pensez à verrouiller vos fichiers sensibles avec des mots de passe.
- Méfiez-vous du wifi des aéroports et des hôtels, deux points d’entrée utilisés par les hackers pour voler des données sensibles.
- Ne stockez pas de données confidentielles sur votre smartphone, ni mots de passe, ni aide-mémoires commerciaux. Bizarrement, en voyage le papier est votre meilleur ami.
Mais prudence, ne jetez pas de notes confidentielles dans des poubelles publiques ou à l’hôtel. Détruisez-les. "En voyage d’affaires, il n’y a pas de mal à devenir un peu paranoïaque", conclut Jerry Irvine, membre de la National Cyber Security Task Force, "Toutes ces petites manipulations ne prennent pas de temps et garantissent la sécurité des informations sensibles".
- L’usage d’un VPN qui cache vos adresses IP et d’un éditeur de mot de passe est conseillé. Grace à ces deux outils, vous pourrez changer en permanence votre adresse IP et vos codes d’accès à vos ordinateurs.
- Inutile de prendre toutes vos datas avec vous, utilisez un cloud sécurisé et pensez à verrouiller vos fichiers sensibles avec des mots de passe.
- Méfiez-vous du wifi des aéroports et des hôtels, deux points d’entrée utilisés par les hackers pour voler des données sensibles.
- Ne stockez pas de données confidentielles sur votre smartphone, ni mots de passe, ni aide-mémoires commerciaux. Bizarrement, en voyage le papier est votre meilleur ami.
Mais prudence, ne jetez pas de notes confidentielles dans des poubelles publiques ou à l’hôtel. Détruisez-les. "En voyage d’affaires, il n’y a pas de mal à devenir un peu paranoïaque", conclut Jerry Irvine, membre de la National Cyber Security Task Force, "Toutes ces petites manipulations ne prennent pas de temps et garantissent la sécurité des informations sensibles".
Sécurisez l’acheteur
"Il faut toujours veiller à ce qu’un collaborateur ait des consignes claires en cas de difficultés pendant un déplacement professionnel", explique Charline Gélin. Et de fait, un acheteur heureux est un acheteur peu ou pas sollicité par ses voyageurs… Non parce qu’il ne souhaite pas travailler mais simplement parce qu’il aura suffisamment bien balisé les process pour que le salarié en voyage d’affaires ne rencontre aucune difficulté sur place. Et il est indispensable que le voyageur laisse un programme détaillé de son déplacement pour en assurer la sécurité.
Pour simplifier les déplacements, voici quelques conseils à rappeler aux jeunes générations qui arrivent dans l’entreprise :
- L’été peut être source de surcoûts liés à la fréquentation sur place. Il faut en informer le voyageur et lui rappeler la politique voyages de l’entreprise.
- On n’annonce jamais un voyage d’affaires sur les réseaux sociaux.
- il est déconseillé de publier sur l’intranet de l’entreprise des informations trop détaillées comme la raison du voyage, la destination, l’hôtel, le programme, les contacts et les personnes présentes sur le déplacement. Cerla doit rester dans les mains du N+1 et/ou de l'assistante.
- Si le bleisure se développe, il n’est pas inutile de rappeler les limites de la responsabilité de l’entreprise. Une jurisprudence récente a rejeté la plainte d’un salarié ramassé ivre mort dans un bar après une bagarre et qui demandait que les frais qui lui incombaient soient pris en charge par sa société car il était en déplacement pour elle.
Pour simplifier les déplacements, voici quelques conseils à rappeler aux jeunes générations qui arrivent dans l’entreprise :
- L’été peut être source de surcoûts liés à la fréquentation sur place. Il faut en informer le voyageur et lui rappeler la politique voyages de l’entreprise.
- On n’annonce jamais un voyage d’affaires sur les réseaux sociaux.
- il est déconseillé de publier sur l’intranet de l’entreprise des informations trop détaillées comme la raison du voyage, la destination, l’hôtel, le programme, les contacts et les personnes présentes sur le déplacement. Cerla doit rester dans les mains du N+1 et/ou de l'assistante.
- Si le bleisure se développe, il n’est pas inutile de rappeler les limites de la responsabilité de l’entreprise. Une jurisprudence récente a rejeté la plainte d’un salarié ramassé ivre mort dans un bar après une bagarre et qui demandait que les frais qui lui incombaient soient pris en charge par sa société car il était en déplacement pour elle.
