59% des entreprises n’ont pas de solution pour la dématérialisation des notes de frais

115

En amont de son événement Concur Fusion Exchange 2017, Concur a interrogé les professionnels français sur leurs habitudes de gestion des notes de frais. Si la loi a été modifiée en mars dernier pour autoriser la dématérialisation des factures professionnelles, les entreprises et les salariés ne disposent pas encore des outils et des réflexes nécessaires pour entièrement mettre à profit ce dispositif.

Comme l'a souligné Emmanuel Tetaz, Managing Director Southern Europe de Concur lors de son entretien avec DéplacementsPros avant la tenue de Concur Fusion Exchange 2017, l’arrêté du 22 mars 2017 - fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales - autorise les entreprises à conserver au format numérique des factures initialement émises au format papier.

Ce texte va simplifier la vie des salariés. La note de frais 100% numérique devrait leur permettre de gagner un temps. En effet selon le sondage OpinionWay pour Concur, les salariés français consacrent 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais. De plus, 21% y passent même plus de 30 minutes.

Les justificatifs papier sont encore conservés
Dans leur gestion habituelle des notes de frais, la quasi-totalité (95%) des salariés interrogés ont le réflexe de conserver les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures. Si, parmi eux, 27% les conservent eux-mêmes, 73% les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise – une tendance encore plus forte dans les entreprises de 800 salariés et plus (83%).

"Avant l’arrêté du 22 mars, c’était tout simplement une question de réglementation. En cas de contrôle de l’administration fiscale, la non présentation de ces documents papier constituait une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement", rappelle Pierre‑Emmanuel Tetaz. "Depuis, les justificatifs numérisés ont une valeur équivalente devant l’administration fiscale. Les modalités de numérisation répondent à des règles très strictes en termes de format, de signature électronique ou encore de conditions de conservation. Mais avec la solution idoine, les salariés et les entreprises peuvent désormais se libérer des problématiques de gestion et d’archivage physique des justificatifs papier, en toute légalité".
 
Des solutions de dématérialisation encore peu présentes dans les entreprises
L'étude réalisée auprès d’un échantillon de 510 salariés en septembre dernier montre que 59% d'entre eux ne disposent pas d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs papier de leurs dépenses : pour 32% d’entre eux, le logiciel de gestion ne le leur permet pas. Pour 68% d’entre eux, leur entreprise assure la gestion des notes de frais sur des formulaires papier ou fichiers Excel.

Sur les 41% des salariés interrogés déclarant disposer d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant de numériser eux-mêmes les factures papiers, 27% d’entre eux n’utilisent pas cette fonctionnalité. Pour justifier leur impasse sur la fonctionnalité, ils évoquent le manque de temps, le double emploi car les justificatifs originaux devront toujours être transmis, ou encore le manque d’équipement pour pouvoir scanner les justificatifs. 95% des salariés qui l’utilisent se déclarent satisfaits de ce type d’outils, dont 34% très satisfaits.

Ils leur reconnaissent plusieurs avantages, et en premier lieu le gain de temps (42%) et le fait d’être remboursé plus rapidement (38%), suivis de près par l’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier (31%) ou le fait que cette solution soit pratique à utiliser (29%). Au final, seuls 3% des salariés concernés estiment que ce type de fonctionnalité n’a aucun intérêt.
 
Parmi les employés ne disposant toujours pas d’un outil leur permettant de numériser leurs reçus papier, l’attente est grande : 83% seraient favorables, dont 28% très favorables, à ce que leur entreprise mette en place une solution pour conserver les justificatifs papier sous format numérique.
 
Ils évoquent toutefois des avantages différents de ceux cités par les salariés déjà équipés de ce type d’outils. L’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier est ainsi cité en premier (40%), tandis que les autres avantages sont cités tous trois par 32% des salariés interrogés : le fait que cette solution soit pratique à utiliser, le gain de temps et le fait d’être remboursé plus rapidement. On remarque aussi qu’ils sont plus nombreux à estimer que cette solution ne représente aucun intérêt pour eux (10%).
 
Par ailleurs, la perception des avantages de ce type de solution varie par ailleurs selon la taille de l’entreprise : les personnes travaillant dans une entreprise de 800 salariés et plus, probablement soumis à des processus plus longs, citent particulièrement le fait d’être remboursé plus rapidement (47%) ; alors que dans les entreprises de moins de 250 salariés, le gain de temps est le plus évoqué (50%).