L'étude «The Real-Time Insight», réalisée par le cabinet Forrester Consulting, révèle que 8 entreprises sur 10 saisissent leurs frais professionnels manuellement. Elles ont également des difficultés à contrôler les budgets T&E par manque de visibilité des données liées aux dépenses.
L'étude réalisée pour Concur montre que la gestion des dépenses des frais professionnels est le deuxième poste de dépenses le plus difficile à contrôler après la maintenance et les réparations. Cette difficulté, selon le commanditaire, s’explique par «un manque de visibilité et d’analyse de ces frais». Pour réaliser cette étude, 348 entreprises ont été interrogées dans 11 pays dont la France sur leur gestion des notes des frais professionnels.
Des frais professionnels surtout saisis manuellement
Seulement, 18 % des entreprises sont équipées d’une solution de gestion des frais professionnels qui automatise la saisie des données des employés et la création de rapports consolidés. Pour 8 sociétés sur 10, les frais professionnels sont saisis manuellement par les employés une fois la dépense effectuée. «Au delà du temps de perdu et du risque d’erreur, ce mode de saisie des données ne permet pas à l’entreprise d’avoir une visibilité en temps réel pour piloter et optimiser la gestion de ces dépenses», estime le fournisseur de solutions de gestion des frais professionnel
Le manque de reporting freine à l’optimisation des coûts
42% des sociétés indiquent ne pas être en mesure de consolider les données provenant de différentes sources, y compris des systèmes externes. Le potentiel d’optimisation des coûts est généralement effectué par l’intermédiaire de feuilles de calculs. Avec cette méthode, l'analyse des données peut s'avérer difficile à l'échelle d'un service.
Néanmoins, les entreprises ont conscience que les lacunes liées au reporting sont un frein à l’optimisation des coûts. Selon les sondés, les principales fonctionnalités faisant défaut à l’analyse des frais professionnels sont la possibilité d’accéder aux rapports sur des appareils mobiles (60 %), la capacité à modifier rapidement les rapports (43 %) suivi par la possibilité d’importer des données relatives aux frais professionnels provenant d’autres sources.
Pour les sociétés interrogées, être équipé d’une solution de contrôle et d’analyse en temps réel présente un certain nombre d’avantages comme l’identification des dépenses non prévues ou non budgétées. Cela est jugé «très important» dans 39 % des cas, suivi par l’identification et la gestion du recours à des partenaires privilégiés.
Des frais professionnels surtout saisis manuellement
Seulement, 18 % des entreprises sont équipées d’une solution de gestion des frais professionnels qui automatise la saisie des données des employés et la création de rapports consolidés. Pour 8 sociétés sur 10, les frais professionnels sont saisis manuellement par les employés une fois la dépense effectuée. «Au delà du temps de perdu et du risque d’erreur, ce mode de saisie des données ne permet pas à l’entreprise d’avoir une visibilité en temps réel pour piloter et optimiser la gestion de ces dépenses», estime le fournisseur de solutions de gestion des frais professionnel
Le manque de reporting freine à l’optimisation des coûts
42% des sociétés indiquent ne pas être en mesure de consolider les données provenant de différentes sources, y compris des systèmes externes. Le potentiel d’optimisation des coûts est généralement effectué par l’intermédiaire de feuilles de calculs. Avec cette méthode, l'analyse des données peut s'avérer difficile à l'échelle d'un service.
Néanmoins, les entreprises ont conscience que les lacunes liées au reporting sont un frein à l’optimisation des coûts. Selon les sondés, les principales fonctionnalités faisant défaut à l’analyse des frais professionnels sont la possibilité d’accéder aux rapports sur des appareils mobiles (60 %), la capacité à modifier rapidement les rapports (43 %) suivi par la possibilité d’importer des données relatives aux frais professionnels provenant d’autres sources.
Pour les sociétés interrogées, être équipé d’une solution de contrôle et d’analyse en temps réel présente un certain nombre d’avantages comme l’identification des dépenses non prévues ou non budgétées. Cela est jugé «très important» dans 39 % des cas, suivi par l’identification et la gestion du recours à des partenaires privilégiés.
