Les 700 participants du Concur Fusion Exchange qui s'est déroulé à la cité des Sciences et de l'Industrie à Paris la semaine dernière, ont découvert les nouveautés et les projets de Concur. Mais cet événement était également l'occasion d'avoir le retour des clients du spécialiste des solutions de gestion des notes de frais et des déplacements professionnels. Anne-Valérie Kneip, responsable Comptabilité Fournisseurs chez Primagaz - client utilisateur des solutions TripLink et Concur Expense - a partagé son expérience.
800 collaborateurs qui font des déplacements principalement franco-français, un siège social à Paris, un siège administratif à Tours, 5 antennes réparties dans toute la France, 7 politiques voyages différentes et environ 5000 notes de frais annuelles traitées sous forme Excel et papier...
Primagaz avait besoin d'harmoniser et automatiser ses process. L'entreprise qui vend du gaz a alors fait appel à Concur pour l'aider dans sa gestion des notes de frais et des voyages d'affaires.
Anne-Valérie Kneip, responsable Comptabilité Fournisseurs chez Primagaz, a porté le projet.
Primagaz avait besoin d'harmoniser et automatiser ses process. L'entreprise qui vend du gaz a alors fait appel à Concur pour l'aider dans sa gestion des notes de frais et des voyages d'affaires.
Anne-Valérie Kneip, responsable Comptabilité Fournisseurs chez Primagaz, a porté le projet.
DéplacementsPros.com : pourquoi Primagaz avait besoin d'une solution de gestion de notes de frais et des déplacements professionnels ?
Anne-Valérie Kneip, responsable Comptabilité Fournisseurs chez Primagaz : Avant la mise en place d'Expense, nous avions un système où le contrôle sur les notes de frais était quasiment inexistant. Nous fonctionnions uniquement en notes de frais papier et Excel. Il y avait aussi peu d'approbation et de contrôle au niveau des managers. En outre, tous les collaborateurs pouvaient réserver où ils voulaient et comme ils voulaient. Il y avait, en effet, 7 politiques voyages différentes au sein de l'entreprise. C'était très compliqué à gérer. Il fallait donc trouver une solution tout intégré rapidement. Nous avons pensé à Concur.
Nous avons réalisé une refonte totale. Aujourd'hui, nous avons une seule politique voyage. Et malgré une politique du changement très dure, les collaborateurs ont bien adhéré grâce entre autres aux formations.
Nous avons réalisé une refonte totale. Aujourd'hui, nous avons une seule politique voyage. Et malgré une politique du changement très dure, les collaborateurs ont bien adhéré grâce entre autres aux formations.
DéplacementsPros.com : Pourquoi avoir choisi TripLink ?
Anne-Valérie Kneip : Comme je voyage un peu aussi, j'ai ma propre expérience. J'ai trouvé que TripLink apportait des solutions intéressantes comme par exemple ne pas être obligée de ressaisir ma note de frais mais intégrer toutes les dépenses via une même plate-forme. En outre, nous avions beaucoup de systèmes de réservation auparavant. Avec TripLink, les collaborateurs se connectent sur une seule plate-forme. C'est beaucoup plus simple.
La connexion TripLink a été installée chez Primagaz avec Egencia, Captain Train et Uber – des entreprises souvent utilisées par nos collaborateurs - en juin 2016. C'est donc tout frais mais le taux d'adhésion est déjà de plus de 60%.
La connexion TripLink a été installée chez Primagaz avec Egencia, Captain Train et Uber – des entreprises souvent utilisées par nos collaborateurs - en juin 2016. C'est donc tout frais mais le taux d'adhésion est déjà de plus de 60%.
DéplacementsPros.com : Et concernant Expense ?
Anne-Valérie Kneip : Expense est en place pour l'ensemble des salariés depuis juin 2014. Généralement, lors de l'installation d'une solution, les sociétés prennent une trentaine de personnes en pilotes. Nous n'avons pas fait ce choix. Nous avons demandé au comité de direction d'être nos testeurs de Concur. Ils étaient ainsi 7 et ont un peu essuyé les plâtres, forcement.
Mais faire tester la solution par le comité de direction a été très bénéfique pour le taux d’adhésion. Car si le comité de direction adhère, tout le monde adhère aussi derrière.
Le test a duré 6 mois. La solution apportait un vrai gain de temps et de productivité aussi bien pour le collaborateur que la comptabilité. J'ai ensuite assuré pendant un mois des formations via des cessions de 10 ou 15 personnes. Après, c'était lancé auprès de 100% du personnel.
Mais faire tester la solution par le comité de direction a été très bénéfique pour le taux d’adhésion. Car si le comité de direction adhère, tout le monde adhère aussi derrière.
Le test a duré 6 mois. La solution apportait un vrai gain de temps et de productivité aussi bien pour le collaborateur que la comptabilité. J'ai ensuite assuré pendant un mois des formations via des cessions de 10 ou 15 personnes. Après, c'était lancé auprès de 100% du personnel.
DéplacementsPros.com : A quelles difficultés avez-vous dû faire face ?
Anne-Valérie Kneip : L'aspect humain n'a pas été évident. Nos commerciaux ont plutôt entre 45 et 55 ans. Il a donc fallu faire face au fossé technologique. Leur expliquer qu'on passait d'un fichier Excel qu'ils avaient l'habitude de remplir les vendredis après-midi à une solution mobile où il est possible de scanner et envoyer son justificatif dès la sortie du restaurant. C'était une révolution pour eux.
Responsable des formations, je leur ai expliqué qu'il s'agissait avant tout d'une aide technologique qui leur permettait d'aller beaucoup plus vite et de gagner du temps. Pour les convaincre, je leur ai fait une démonstration : notes de frais traitées avec Excel versus notes de frais traitées avec Concur. Les notes de frais prennent en moyenne un après-midi par mois avec Excel, 3 heures en utilisant un ordinateur et un scanner et enfin à peine une demi-heure avec l'appli Concur et un smartphone. Les avantages ont alors parlé d'eux-mêmes.
Toutefois, je bataille encore pour que tout soit fait avec le téléphone. Les ordinateurs, ce sont pas la raison d'être de Concur. C'est une solution mobile avant tout. D'ailleurs en plus d'avoir revu notre politique voyage, nous avons également changé les téléphones des collaborateurs. En effet, ils avaient encore des Blackeberry, mal adaptés pour faire les notes de frais via Concur. Aujourd'hui, nous avons tous un HTC ou un smartphone personnel, beaucoup plus pratiques avec la solution. Et finalement, j'ai des gens qui reviennent vers moi pour avoir des micro-formations sur les téléphones car des collègues leur ont dit que la solution mobile était beaucoup plus rapide.
Outre l'aspect technologique, il a fallu faire face aux craintes de flicage. Nous sommes passés d'un mode «je vous donne les papiers avec les justificatifs» à une solution avec des photos où le manager peut tout contrôler et tout voir : les détails de la note, la date, l'heure, s'il y a une alerte, si elle a été faite le week-end...
J'ai alors pris le parti pris de l'humour. J'arrivais aux formations avec un t-shirt "I Love Concur". Ça faisait rire les commerciaux qui ont tendance à plutôt voir les comptables comme des flics venant contrôler les notes de frais. J'ai pu ainsi leur expliquer que j'étais vraiment ici pour les aider à gagner du temps et non les fliquer.
Responsable des formations, je leur ai expliqué qu'il s'agissait avant tout d'une aide technologique qui leur permettait d'aller beaucoup plus vite et de gagner du temps. Pour les convaincre, je leur ai fait une démonstration : notes de frais traitées avec Excel versus notes de frais traitées avec Concur. Les notes de frais prennent en moyenne un après-midi par mois avec Excel, 3 heures en utilisant un ordinateur et un scanner et enfin à peine une demi-heure avec l'appli Concur et un smartphone. Les avantages ont alors parlé d'eux-mêmes.
Toutefois, je bataille encore pour que tout soit fait avec le téléphone. Les ordinateurs, ce sont pas la raison d'être de Concur. C'est une solution mobile avant tout. D'ailleurs en plus d'avoir revu notre politique voyage, nous avons également changé les téléphones des collaborateurs. En effet, ils avaient encore des Blackeberry, mal adaptés pour faire les notes de frais via Concur. Aujourd'hui, nous avons tous un HTC ou un smartphone personnel, beaucoup plus pratiques avec la solution. Et finalement, j'ai des gens qui reviennent vers moi pour avoir des micro-formations sur les téléphones car des collègues leur ont dit que la solution mobile était beaucoup plus rapide.
Outre l'aspect technologique, il a fallu faire face aux craintes de flicage. Nous sommes passés d'un mode «je vous donne les papiers avec les justificatifs» à une solution avec des photos où le manager peut tout contrôler et tout voir : les détails de la note, la date, l'heure, s'il y a une alerte, si elle a été faite le week-end...
J'ai alors pris le parti pris de l'humour. J'arrivais aux formations avec un t-shirt "I Love Concur". Ça faisait rire les commerciaux qui ont tendance à plutôt voir les comptables comme des flics venant contrôler les notes de frais. J'ai pu ainsi leur expliquer que j'étais vraiment ici pour les aider à gagner du temps et non les fliquer.
DéplacementsPros.com : Quels gains ont apporté toutes ces transformations de process ?
Anne-Valérie Kneip : Nous avons gagné en moyenne plus de 15% sur les budgets Déplacement car il y a eu beaucoup de règles de contrôle mises en place. En outre, c'est un gain de temps colossal pour le collaborateur. Au lieu de passer une après-midi par mois à faire des notes de frais, c'est maintenant quasiment transparent pour lui, surtout s'il le fait au fil de l'eau avec son téléphone ou sa tablette. La note de frais est devenue plus ludique et plus facile.
Pour moi en tant que responsable des notes de frais, nous gagnons du temps grâce à l'interface comptable. La solution de reporting facilite également nos négociations.
Nous évitons aussi la perte d'information. Si l'enveloppe des notes de frais se perd, nous avons toujours la photo. En outre, contrairement aux tickets, les photos ne s'effacent pas et sont plus faciles à vérifier et à traiter que les notes et factures papier.
Pour moi en tant que responsable des notes de frais, nous gagnons du temps grâce à l'interface comptable. La solution de reporting facilite également nos négociations.
Nous évitons aussi la perte d'information. Si l'enveloppe des notes de frais se perd, nous avons toujours la photo. En outre, contrairement aux tickets, les photos ne s'effacent pas et sont plus faciles à vérifier et à traiter que les notes et factures papier.
DéplacementsPros.com : Quelle innovation améliorant votre quotidien aimeriez-vous voir apparaître chez Concur ?
Anne-Valérie Kneip : L'innovation que j'attends existe déjà. Elle s'appelle ExpenseIt. Mais cette solution n'est pas encore sur le marché français. En Europe, elle est disponible uniquement au Royaume-Uni pour le moment.
ExpenseIt scanne le justificatif et pré-remplit alors automatiquement la note de frais. Il n'est plus nécessaire de renseigner toutes les rubriques. C'est une innovation importante pour moi.
Cette solution offrira un gain de temps supplémentaire. Et en outre, prendre la photo deviendra plus logique pour les collaborateurs. Ils sont encore nombreux à me demander pourquoi ils doivent prendre une photo puisqu'ils remettent ensuite le justificatif au service comptable – le justificatif dans l'enveloppe est une demande de l'URSSAF qui n'a lui pas encore totalement adopté la dématérialisation.
ExpenseIt scanne le justificatif et pré-remplit alors automatiquement la note de frais. Il n'est plus nécessaire de renseigner toutes les rubriques. C'est une innovation importante pour moi.
Cette solution offrira un gain de temps supplémentaire. Et en outre, prendre la photo deviendra plus logique pour les collaborateurs. Ils sont encore nombreux à me demander pourquoi ils doivent prendre une photo puisqu'ils remettent ensuite le justificatif au service comptable – le justificatif dans l'enveloppe est une demande de l'URSSAF qui n'a lui pas encore totalement adopté la dématérialisation.
