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Jeudi 3 Juillet 2008

Argent comptant





Part non négligeable des dépenses liées aux déplacements professionnels, les notes de frais impliquent des processus compliqués aussi bien pour les collaborateurs que pour les Travel Managers. La dernière étude réalisée par KDS sur le sujet souligne qu'elles représentent pour la majorité des sondés une perte de temps et d'argent. Par ailleurs, 13% des personnes interrogées avouent les avoir déjà «gonflées».

La France serait en retard sur le plan international en la matière : les Français apparaissent en effet en tête des insatisfactions liées aux notes de frais, suivis par les Américains puis les Britanniques. En cause : l'absence d'outils de traitement dédiés et l'utilisation de tableurs ou de logiciels dépassés. Il faut également justifier la dépense en retrouvant l'ensemble des justificatifs, convertir les devises étrangères lorsque le système ne le fait pas, parfois même scanner les justificatifs, les envoyer par email… La tâche est, pour certains collaborateurs, tellement ingrate qu'ils sont prêts à perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes de frais. Ainsi, 25% des personnes ayant répondu à l'enquête affirment qu'il leur arrive souvent de ne pas demander le remboursement de certaines dépenses : le collaborateur perd entre 10 et 50 € dans 43% des cas ! Des chiffres qui peuvent s'alourdir quand s'ajoute le problème des frais de connexion Internet et Telecoms, sujets à débat. Certaines sociétés les prennent en charge complètement (53% des sondés), d'autres partiellement ou même parfois pas du tout. Parmi les 361 personnes interrogées dans dix-huit pays, 15 % se voient dans l’obligation de payer de leurs propres deniers pour consulter leurs courriels.
Alors pour palier ces pertes, et faire face à un processus encore faiblement automatisé et chronophage, certains voyageurs d'affaires avouent surévaluer leur note de frais. Ainsi, 13% des sondés révèle avoir déjà triché. Je vois d'ici perler la sueur sur le front des Travel Managers mais pas de panique, les montants en jeu sont faibles, inférieurs à 50 € dans la majorité des cas. Un moyen, toujours selon l’étude, de se dédommager face à un système complexe ou mal paramétré, ou encore à un surcoût bancaire imputé directement sur le compte du salarié.

Alexis Dufour

Pour consulter l'étude KDS dans son intégralité ici


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