Comment bien choisir une salle de réunion ?

Le lieu de réunion tient une place essentielle dans l’organisation de la rencontre. Faut-il retenir une salle au deuxième étage des bureaux habituels ou sélectionner un autre lieu de rendez-vous ? Tout dépend du type de réunion mais si l’objectif est de favoriser la concentration, la construction d’une équipe autour d’un projet, nul doute qu’il importe d’externaliser la rendez-vous. L’inconnu engendre le stress mais aussi la créativité, déstabilise dans le bon sens du terme et conduit à réfléchir autrement, loin des habitudes du quotidien. Et plus prosaïquement, cela évite à la secrétaire d’untel ou au collègue d’unetelle d’intervenir ou de venir chercher l’un des participants en plein rendez-vous de travail.

Vous avez choisi d’avoir un auditoire captif ? Une invitation pour un week-end au château est généralement très apprécié, mais il est aussi possible de jouer la péniche circulant sur la Seine : impossible de descendre avant la fin du rendez-vous ! L’originalité des lieux peut rendre le rendez-vous mémorable, mais attention à ne pas friser l’excentricité qui pourrait nuire à l’image. Des clients invités à un workshop auront du mal à comprendre un ultra luxe qui ne s’impose pas. A contrario la présentation d’un cosmétique chic ne supportera pas un lieu qui ne soit pas «raccord». Les hôtels de tous niveaux offrent bien des options et multiplient les propositions de réunions. Dans le 3 étoiles ou plus, la pause en terrasse est souvent bienvenue pour régénérer les neurones, mais plus simplement une salle de restaurant bien aménagée peut faire double emploi avec un déjeuner buffet et les bureaux extérieurs type Regus offrent bien des possibilités pour une rencontre professionnelle, pauses incluses.

En interne, vous connaissez les lieux. En externe, il importe de faire un repérage. Vérifier l’accessibilité, pour ne pas induire des frais de transport supplémentaire pour l’entreprise, ou organiser une navette de transfert. Valider le confort, par exemple s’assurer que la lumière est bien « du jour » et qu’il ne s’agit pas d’une salle au troisième sous-sol. Que le bruit ambiant n’empêchera pas la concentration, que les fenêtres sont munies de rideaux s’il faut faire des projections. Que le wifi passe et qu’il est disponible, gratuit ou payant. Autant de détails qui influent sur la réussite du rendez-vous.

Deuxième point essentiel de l’organisation d’une réunion, la disposition des lieux. Conférence ou séance de formation, brain-storming ou Assemblée générale, l’objet du rendez-vous définit la mise en place. Les propriétaires ou locataires de salle vous proposeront généralement :

• Classe (ou école) : C'est la disposition qui occupe le plus de place puisque chaque participant dispose d'une table sur laquelle écrire. Pratique pour les formations, mais cela ne facilite pas l’échange d’expériences.

• Théâtre (ou conférence) : Des chaises en rang, en direction d’une scène, d’un pupitre ou d’un écran. Cette disposition permet une présentation de produit ou de résultats.

• Tables en U : La disposition facilite les échanges, elle est fréquemment adoptée pour les formations qui invitent à donner le point de vue de chacun ou le brain-storming autour d’un projet. Le U permet d’utiliser l’extrémité non fermée pour installer un vidéo-projecteur ou un ordinateur pour l’animation du rendez-vous.

• Conseil (généralement en rectangle ou ovale): Adoptée elle aussi pour travailler autour d’un projet sans projection, cette disposition est la plus fréquemment adoptée en Comité exécutif ou réunions de direction par exemple.

• Banquet (en rond ou en carré): Cette configuration par table de 6, 8 ou de 10, permet de former des équipes de travail au cours d’un congrès notamment.

Quel support pour animer la réunion ? Un document écrit remis en début de rendez-vous vous fait prendre le risque de distraire l’attention. Le participant lit au lieu d’écouter. Mais un support est souvent utile pour fixer les esprits, notamment pour les formations. L’objet de la réunion doit définir la distribution ou non d’un support, éventuellement très édulcoré comme un simple plan, pour permettre à chacun de prendre des notes. Le dosage dépend de l’interactivité attendue des participants. Plus il y a de texte, moins ils écoutent, moins ils participent ! Rien de pire qu’une présentation interrompue par des questions sur un point détaillé dans le texte, qui fait perdre le fil du propos. Mieux vaut donner le document à l’issue de la présentation, en invitant chacun à poser des questions après lecture.

Dans tous les cas, la distribution d’un support demande une certaine organisation : piles à l’entrée ou remise en mains par des hôtesses ? De même la projection exige un matériel, à anticiper. Le présentateur aura-t-il ou non son ordinateur, une clé USB, un Mac ou un PC ? Quels cordons d’alimentation électrique, quels raccords nécessaires ? La check-list doit être précise pour éviter le ratage et le flop ! Le repérage initial aura permis de lister le matériel disponible, et donc de celui à apporter.

Malheur au PowerPoint. Peu savent l’utiliser et les résultats sont toujours les mêmes : le participant lit plus vite que l’orateur qui, lui aussi, relit souvent sans apporter de valeur ajoutée ce qu’il a écrit sur sa slide. Comment en sortir ? En prenant le contrepied graphique de ce que l’on veut dire. Un mot, un seul à l’écran, peut avoir plus de valeur qu’une série de lignes. Prendre la parole cela ne veut pas dire « laisser à un écran le soin de porter le discours ». Perdre de vue cette approche essentielle de la qualité d’une réunion pourrait bien tuer tous les efforts faits pour qu’elle soit réussie !

Qui présente, qui intervient ? Les réunions se préparent selon un « chemin de fer » détaillé pour ne rien oublier des questions évoquées. Il s’agit de disposer d’un ordre du jour précis, permettant de prévenir chacun des intervenants. L’animateur des débats en aura un double afin de ne pas oublier de donner la parole à chacun selon une logique construite. Une logique qui intègre les moments de pause, y compris pause café, déjeuner ou cigarettes, afin de favoriser la réflexion et la relance des débats lorsque les premières informations auront été digérées. C’est l’animateur qui aura défini au préalable les règles concernant les téléphones portables et autres interruptions. Il devra savoir mêler le sérieux à l’humour, savoir relancer la réflexion et réveiller les esprits. Au fait, sélectionner l’animateur, ne serait-ce pas là le plus difficile ?

Mémo de l’organisateur de réunion

Comment être certain de ne rien oublier, voici quelques conseils établis avec des professionnels du domaine, spécialistes de l’événementiel.
- Rédiger la feuille de route de la réunion (du choix de la salle au pot de clôture via les parking à proximité, les sources électriques…)
- Choisir un lieu en adéquation avec l’image et le projet, en définir la disponibilité.
- Choisir la date en vérifiant le calendrier des ponts et des vacances
- Définir précisément le nombre de participants.
- Choisir la configuration finale de la salle.
- Définir et commander les options (équipement et pauses).
- Choisir l’animateur.
- Offrir une formation « powerpoint » à celles et ceux qui vont s’exprimer pendant la réunion