Comment choisir un hôtel en fonction des enjeux de sa réunion ?


La recherche du lieu le plus adapté à un événement ressemble bien souvent à un parcours du combattant. Il y a tellement de paramètres à prendre en compte pour répondre aux enjeux que ce n’est pas aussi facile que l’on peut le penser de trouver l’hôtel qui correspond à vos besoins. Il faut analyser les services qui vont être proposés et prendre en compte tous les éléments de l’hôtel qui vont servir votre réunion. Laurent Delporte nous propose quelques règles et astuces pour vous aider à bien choisir l’établissement le plus adapté à vos besoins.



Déterminer les objectifs de votre réunion pour en déduire vos besoins spécifiques en matière d’hôtel.

Photo Concorde Lafayette
Photo Concorde Lafayette
Avant toute recherche d’hôtel, il est primordial de bien connaitre l’ensemble des objectifs de la réunion. S’agit-il de stimuler, de récompenser ou de former vos équipes ? De présenter ou définir vos projets ou votre offre de services à vos clients, ou encore d’établir la nouvelle stratégie de votre entreprise ou de lancer un nouveau produit ? Il y a des hôtels différents pour chacun de vos besoins. Un hôtel qui a accueillit votre dernière convention dans d’excellentes conditions, n’est pas forcément le meilleur choix pour organiser votre prochain comité de direction.

Si vous passez par un intermédiaire, assurez-vous de sa bonne connaissance du marché hôtelier et prenez le temps de bien lui communiquer vos besoins. Je cherche toujours à avoir un contact direct avec la personne qui a décidé d’organiser la réunion et qui va conduire le séminaire. Je lui pose toute une série de questions qui m’aideront à comprendre au mieux sa demande et à trouver l’hôtel en totale adéquation avec son cahier des charges et trouver ainsi la perle rare.


Identifier votre budget en fonction des enjeux de votre réunion.

Les besoins de la réunion doivent s’adapter au budget. Il ne faut pas hésiter à augmenter ou à diminuer votre budget selon les enjeux de votre réunion. Il y a toujours des idées reçues autour du budget et de la négociation des tarifs des hôtels. Il ne faut pas croire que vous négocierez énormément le tarif d’un hôtel le jour où vous aurez besoin de 300 chambres. S’il s’agit d’un hôtel spécialisé dans l’organisation de conventions, c’est sa vocation première de recevoir des groupes importants. Il n‘aura donc pas de réels intérêts à baisser ses tarifs, sauf en périodes creuses (qui restent à définir d’une région à une autre) mais en général vous n’aurez pas envie d’organiser votre réunion pendant ces périodes-là. Il faut bien doser la négociation pour que cela n’influe pas sur la qualité de la prestation de votre événement. Un hôtel sérieux devrait refuser d’accueillir votre événement si votre budget ne correspond pas à son offre. C’est la preuve qu’il tient avant tout à la qualité de service qu’il propose et à son image. Autrement dit, ne demandez pas à un hôtel 5 étoiles de vous délivrer un service d’un hôtel 4 étoiles.

Dans la mesure du possible, choisissez bien la date de votre événement, cela peut avoir un impact fort sur votre budget. Faites attention aux dates des salons, des manifestations locales d’envergure, aux vacances etc.. J’ai été contacté récemment par un groupe international pour l’organisation d’une convention qui souhaitait initialement réunir ses commerciaux début juillet dans un hôtel 5 étoiles avec vue sur mer sur la Côte d’azur. Le budget était de 200 euros de budget par personne et par jour. Nous étions loin du compte. Un 5 étoiles sur cette destination la première semaine des vacances scolaires dépasse largement ce budget. Il a fallu trouver une autre destination. La date est donc un élément important du choix d’un hôtel.



Déterminer le cadre de votre réunion

Selon l’âge de vos participants, la répartition homme et femme, la ville où ils résident et leur position dans l’organisation de l’entreprise, vous opterez pour un hôtel dont l’esprit conviendra à tous. Le nombre de participants conditionnera la taille de l’hôtel. Un exemple qui prête à sourire : évitez d’organiser un comité de direction début juillet dans un hôtel de bord de mer dans lequel la salle de réunion se trouve à côté de la piscine. C’est un cas réel qui m’a été raconté! Il a été très difficile de faire cohabiter costumes et bikinis pendant ces deux jours.

Si vous devez rester plus de 3 nuits à l’hôtel, prêtez attention aux différentes ambiances que peut vous proposer l’établissement pour éviter la monotonie des lieux. Ce n’est pas très réjouissant de se réunir dans la même salle, de prendre ses repas dans le même restaurant pendant 3 jours. Il est impératif d’évaluer la capacité d’accueil et le cadre de vie de l’hôtel ainsi que la diversité des prestations proposées. Bien souvent, les hôtels américains, ou au Moyen-Orient et en Asiatique sont très en pointe sur ces sujets.

Le classement hôtelier ne garantit pas totalement la qualité de service

Ne vous fiez pas uniquement au nombre d’étoiles. Vous pouvez organiser une très belle réunion dans un hôtel 3 étoiles qui proposera une prestation du niveau 4 étoiles. Certes, il n’y aura pas tous les éléments d’un 4 étoiles mais il pourra apporter de belles prestations et parfois même meilleures qu‘un 4 étoiles qui n’a pas été rénové depuis 20 ans et dont le service est imparfait. J’ai récemment rencontré un directeur d’hôtel 5 étoiles se revendiquant « luxueux ». Je lui ai demandé le nombre de chambres et le nombre d’employés. Pour 350 chambres, il emploie 180 collaborateurs. Sachant qu’un hôtel est ouvert 24h sur 24, il est très facile de s’apercevoir, que cet hôtel ne peut apporter le niveau de services nécessaires pour un hôtel dit de luxe. Le nombre d’étoiles permet certes un classement mais ne garantit pas la qualité de services attendus.

Ce que vous êtes en droit d’attendre d’un hôtel.
Pour des réunions d’envergure, il est nécessaire de procéder à une visite d’inspection. Vous aurez ainsi un aperçu de la qualité de l’hôtel et des services qu’il propose. Chercher ce qu'il peut vous apporter de mieux. Sachez exploiter les talents de chaque hôtel pour votre événement. Vous devez visiter les salons nettoyés et disposés en fonction de vos besoins dans la mesure du possible. En aucun cas, vous ne devez visiter des salles en cours de démontage et pas rangées. Cela ne vous aidera pas à vous projeter dans votre événement.
Pendant cette visite, demandez à avoir un repas de dégustation avec les mets qui seront proposés aux buffets. Bien souvent, l’établissement vous invitera à manger les meilleurs plats de la carte de son restaurant mais cela ne correspondra pas à ce que vos participants mangeront pendant leur réunion. Parfois l’hôtel passe par un prestataire extérieur pour ses pauses. Vous devez étudier les moindres détails de l’offre de services pour éviter toute mauvaise surprise.

Demandez aussi le plan de masse, le plan des espaces, les vues des salles de vos réunions, renseignez-vous sur leurs équipements technologiques et l’accès à la lumière du jour, obtenez des visuels des buffets. Cherchez à vous faire conseiller sur l’art de recevoir. Vérifiez l’art de la table, l’art floral, le niveau de service, le nombre de serveurs, s’ils sont des employés permanents de l’hôtel ou s’ils travaillent en extra. La qualité des produits de la salle de bains peut-être un indice important. Soit l’hôtel utilise une marque professionnelle de cosmétique soit il adosse son nom sur un produit de moindre qualité. Chacun son métier, un hôtel n’est pas un fabricant de savon !

Voilà, ces quelques conseils vous permettront de relever de beaux challenges pour que vos réunions se déroulent dans les meilleures conditions et pour que les participants vous félicitent dès leur retour du choix d’hôtel que vous avez proposé.

Laurent DELPORTE
Fondateur de l’agence LOUIS event & Hotels
Expert en hôtellerie haut de gamme (4 étoiles) et luxe (5 étoiles & Palace)







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