Comment s'organiser face à ses mails : un casse-tête quotidien !

Comment imaginer le voyage d'affaires sans le mail pour recevoir le e-billet, la messagerie pour l'alerte pays, le message de confirmation de la réservation ? Oui mais à l'usage, trop d'infos tue l'info : cette règle de base, écrite pour aider les auteurs à rédiger leurs messages, est également une leçon pour gérer l'excès des messageries. L'abondance nuit à la qualité du message, et noie l'utilisateur s'il n'y prend pas garde. Dans le voyage d'affaires, les Travel Managers savent à quel point la quantité industrielle d'alertes en réduit l'importance et lamine la vigilance. L'étude de l'Observatoire est très claire : "La messagerie électronique offre certes de nombreuses potentialités, techniques et organisationnelles, mais elle conduit également à une profonde mutation. Les fonctionnalités qui en font sa spécificité font parfois perdre leurs repères aux utilisateurs. Mal maîtrisée, elle peut devenir un outil dévastateur pour les organisations". Le mail est aujourd'hui chronophage: plus de la moitié des utilisateurs passent plus de deux heures par jour à gérer leur boite mail, selon l'étude. Et lorsque l'on sait qu'un salarié met 64 secondes pour reprendre le fil de sa pensée après avoir reçu un mail, on imagine sans problème la perte de temps que la messagerie provoque en tentant d'en faire gagner !

Moins, mais mieux: voilà une consigne indispensable pour que chacun limite ses messages et les organise pour les rendre plus pertinents ! L'objectif : limiter les pertes de temps, la surcharge d'informations et, au final, la dépendance ou le stress générés par la messagerie. Ainsi en tant que boite de réception, chacun doit s'interroger :

• Limiter les abonnements. A part DeplacementsPros (avons nous besoin de le dire), toutes les newsletters vous sont elles indispensables ? Ne faudrait il pas mieux avoir une démarche pro-active et intégrer les sites d'information dans les "favoris" pour aller lire à la demande ? L'étude souligne que 70 % des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle.

• Organiser sa boite mail en "urgent", "à traiter" (sous entendu plus tard), "A voir" (encore plus tard, en fonction de votre disponibilité voire à vos moments perdus dans les transports en commun ou l'avion d'un déplacement professionnel)

• Fixer des paramètres pour une intégration automatique des mails de certaines sources dans une boite de réception spécifique, facile à trier.

• Ne pas guetter le mail comme l'essentiel de son activité: le flux continu est source de stress, empêche de se donner du recul et fournit le sentiment de remplir un tonneau des Danaïdes. Insupportable !

• Se donner le temps de la réflexion ! Il n'est pas toujours indispensable de répondre dans l'instant aux messages, et l'urgence ou le qui-vive génèrent un stress réel à l'usage. 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, mais le font en réalité toutes les cinq minutes !

Il est trop facile de reprocher aux autres ce qu'on leur fait souvent Aussi, il ne faut jamais oublier, en tant qu'expéditeur de mails, quelques règles bien pensées :

• S'interroger systématiquement sur la pertinence du message, et son efficacité.

• Mettre un "objet" clair, pour permettre à l'interlocuteur de comprendre instantanément le sujet, et favoriser la recherche ultérieurement;

•- Ne pas exiger de réponse immédiate !

Comme le disent moins élégamment les américains "Le mail sert trop souvent à protéger son c..l d'éventuels reproches". On a souvent le sentiment qu'envoyer un mail, c'est se dédouaner. Il faut donc apprendre aux utilisateurs que le mail n'est ni un paravent, ni un parachute et encore moins une sortie de secours pour éviter les reproches. "Au contraire", explique Alain Joyet, sociologue, "Avertir au dernier moment d'un désaccord tient plus de la lâcheté que de l'efficacité". Il faut donc l'utiliser modérément pour ne pas passer pour un assisté permanent. Peu de mails mais des mails ciblés, utiles et indispensables au travail. C'est aussi à cela que l'on reconnait les vrais pros.

Avec ses effets à la fois facilitateurs et contraignants, la messagerie a pris une place importante dans les entreprises, mais demande à être maîtrisée pour conserver ses avantages. L'étude le recommande, il faut "abandonner l'idée de solutions universelles et impersonnelles". Prendre 5 minutes, pour réfléchir et vérifier son organisation ? L'Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises suggère aux sociétés de rédiger et diffuser une charte de bon usage des messageries, pour rappeler à chacun, et même au Top Management, comment éviter les excès.

Annie FAVE

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