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Mercredi 29 Juin 2016

Comment sécuriser les meilleurs tarifs d’un hôtel dans une période incertaine?


En pleine période estivale, les prix montent sur certaines destinations très balnéaires mais baissent dans les villes d'affaires moins touristiques. Les prix font du yoyo, le yield bat son plein. Le principal défi pour les entreprises est le maintien de la conformité et la bonne application de leur politique voyages lorsque les hôtels inondent le marché avec des tarifs et des offres moins chères.



Les temps ont changé dans le secteur de l’hébergement. Et pour les entreprises, les temps ont changé pour le mieux car les hôtels sont de plus en plus ouverts à la négociation des prix. Les entreprises ont pris le dessus dans les négociations tarifaires et elles sont susceptibles de maintenir ce pouvoir pendant un certain temps encore. Cependant, en tant qu’acheteur d’hébergement pour votre entreprise, mettez-vous en œuvre les bonnes stratégies pour obtenir les meilleurs tarifs dans des conditions de marché changeantes ?
 
Les tendances dominantes en matière de prix
 
Les économies réalisées sur le poste hébergement ont été importantes pour les voyageurs d’affaires dans les périodes récentes. Comme les hôtels cassent les prix pour lutter contre la chute des taux d’occupation, les entreprises qui ont déjà signé des contrats négociés sur les principes de la tarification dynamique, profitent dès maintenant de la baisse des prix du marché.
 
Les détails du pricing dynamique varient selon l’hôtel et le contrat. Mais en termes pratiques, cela signifie une négociation d’un pourcentage de remise sur le meilleur tarif disponible du jour. Par conséquent, le tarif négocié de l’entreprise fluctue avec le niveau de la demande.
 
Dans les conditions économiques actuelles, il y a aussi une tendance croissante pour que les meilleurs prix disponibles (Best Available Rate) soient plus faibles que les tarifs négociés statiques des entreprises, ouvrant la porte à de nouvelles opportunités d’économies pour les entreprises.
 
Dans ce cas précis, où le prix BAR a les mêmes conditions (y compris la même politique d’annulation) que le tarif négocié de l’entreprise, alors le voyageur d’affaires peut réserver ce type de tarif pour bénéficier du meilleur tarif disponible du jour.
 
Les entreprises peuvent gagner de l’argent en acceptant également un contrat avec la condition de NLRA (Non-Last Room Availability). Dans ce qui était autrefois un marché très fréquenté par un haut niveau de demande, les entreprises ont opté pour négocier un prix plus élevé pour la réservation de la dernière chambre disponible (LRA – Last Room Availability) pour s’assurer qu’un prix contractuel était disponible pour les réservations de dernière minute.
 
Aujourd’hui, avec des hôtels qui luttent pour atteindre des taux d’occupation suffisants, négocier un tarif NLRA permet de réaliser de nouvelles économies pour l’entreprise. De plus, pour les petites entreprises avec des volumes de nuitées faibles, il est devenu de plus en plus facile de négocier des contrats en direct avec les hôtels qui, auparavant, ne prenaient pas en considération les besoins de ce type d’entreprise.
 
Les attentes des acheteurs à court terme
 
Les tarifs négociés des entreprises avec les grandes chaînes hôtelières sont peu susceptibles d’augmenter dans un avenir proche. Jusqu’à ce que la demande atteigne ses anciens niveaux, les acheteurs d’hébergement vont pouvoir continuer à maintenir des prix bas, mais également de négocier une valeur ajoutée supplémentaire comme le transfert vers l’aéroport.
 
Il est peu probable cependant que les prix continuent à baisser beaucoup plus au sein des marchés hôteliers concurrentiels, où les établissements doivent jongler avec des prix bas pour rester rentable.
 
Ici, l’avantage pour les entreprises, est qu’il y aura très certainement un temps de décalage entre l’augmentation des taux d’occupation et l’augmentation des prix des hôtels. Les voyageurs d’affaires sont donc susceptibles de continuer à profiter des meilleures offres d’hôtel.
 
Les défis d’approvisionnement de l’acheteur d’hébergement
 
En dépit des conditions attrayantes qui prévalent actuellement pour les voyageurs d’affaires, il y a plusieurs défis à relever.

Le principal défi pour les entreprises est le maintien de la conformité de la politique voyages quand les hôtels inondent le marché avec des tarifs et des offres moins chères. Ces tarifs sont perçus comme les « meilleurs prix » annoncés sur les sites de réservation en ligne. Avec la tentation de ces prix bas, il est difficile pour les personnes qui réservent d’adhérer à la politique de l’entreprise et de réserver leurs hôtels préférés lorsque des offres attrayantes sont proposées par des hôtels concurrents.
 
Le risque supplémentaire pour les entreprises est que les prix plus bas ne sont pas toujours les options les plus souples ou pratiques, ou qui fournissent les meilleures opportunités d’économies. Les promotions et les offres spéciales peuvent exiger un nombre de nuits minimales, des politiques d’annulation restrictives comme du non-remboursable.
 
Ces offres peuvent aussi bien être proposées par des hôtels qui sont moins bien localisés ou moins bien équipés pour les voyageurs d’affaires, ce qui entraine des coûts supplémentaires dans le temps et la perte de productivité.
 
La transparence de la tarification est un autre défi. Les entreprises ont besoin de regarder bien au-delà de la valeur nominale du prix d’une offre d’un hôtel, dans lequel le vrai prix d’une nuit peut être masqué par une valeur ajouté telle que le petit-déjeuner gratuit. Pour les entreprises qui travaillent sur des modèles dynamiques de prix, il y a aussi la question de pouvoir établir un budget précis pour l’année à venir.
 
Les meilleures stratégies d’approvisionnement
 
L’achat d’un hébergement sur les sites de réservation en ligne peut se révéler gênant pour les voyageurs d’affaires en dehors de la politique voyages de l’entreprise, et donc hors des objectifs fixés en termes de dépenses.
 
Il est nécessaire d’acquérir des avantages tels qu’une plate-forme de réservation en ligne, des outils de reporting, des compétences spécialisées et une approche holistique de la gestion stratégique du voyage dans l’entreprise. Ensemble, ces caractéristiques offrent des économies de coûts à la fois immédiate et à long terme, et aideront les entreprises à maîtriser leur budget dédié à l’hébergement.
 
En restant concentré sur la politique voyages de l’entreprise et l'objectif de maintenir les volumes de nuitées dans les hôtels contractés, les acheteurs peuvent non seulement réduire les coûts globaux, mais ont l’avantage supplémentaire de suivre et d’assurer la sécurité du voyageur d’affaires. Tous ces éléments doivent s’appliquer dans le programme d’achat de l’entreprise et inclure les points clés suivants :
 
  • Évaluer les volumes de nuitées pour tirer parti des négociations tarifaires
  • Déterminer s’il y a des alternatives plus rentables qui sont tout aussi pratique
  • Négocier le coût total de l’hébergement en incluant des services à valeur ajoutée spécifique aux besoins de l’entreprise (par exemple, le petit-déjeuner, la blanchisserie, le transfert aéroport, etc.) et de réaliser des économies sur les frais de déplacement supplémentaires
  • Négocier des prix contractuels standardisés et les options de disponibilités
  • Surveiller la conformité du programme de l’entreprise en identifiant les fuites et les pertes d’économies tout en assurant la conformité des prix avec la politique d’achat de l’entreprise
  • Produire des comparatifs des prix d’année en année, en incluant les rapports des prix moyens de la ville
  • Identifier de manière proactive des points de repère des tarifs de l’entreprise face à des concurrents de taille similaire sur le marché pour assurer que les tarifs sont compétitifs par rapport aux conditions actuelles du marché
  • Inciter les renégociations lorsque les tarifs spécifiques de l’entreprise sont jugés non compétitifs
  • Assurer que les tarifs négociés de l’entreprise sont chargés dans les systèmes de réservation de l’hôtel et l’outil de réservation de l’entreprise, de sorte qu’ils soient exacts et accessibles.

Romain Sabellico
Fondateur de Yield & Travel, startup de conseil spécialisée dans l'application de stratégies digital, pricing et revenue management pour le tourisme et le voyage.

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