Deux bonnes résolutions pour bien commencer cette nouvelle année !

Convaincre de nouveaux clients, fidéliser ceux qui nous font confiance est un exercice toujours complexe qui fait appel à nos savoir-faire à tous les niveaux de l’entreprise. Il relève aussi d’éléments indépendants difficilement contrôlables qui impactent  nos productivités et nos performances tels le prix des matières premières, les fluctuations monétaires et le niveau des charges qui pèsent sur nos sociétés.
 
La période du nouvel an est réputée pour être propice aux bonnes résolutions. Tout au long de mon parcours, j’ai compris qu’il n’y a pas de bonne résolution si les objectifs fixés ne sont pas facilement atteignables. Les anglo-saxons ont culturellement l’habitude de fixer des « points of arrival » inaccessibles, considérant que les équipes tireront le plus possible vers l’objectif et se surpasseront, le résultat étant optimisé de ce fait.
Chez nous, latins, j’ai constaté que des objectifs réalistes étaient plus motivants et mobilisateurs pour les équipes, surtout si le fruit des efforts est partagé et que ces « chantiers » sont assortis de primes versées si le but est atteint.
 
Nos bonnes résolutions  doivent être prises dans des domaines sur lesquels nous avons de réels leviers d’actions. Les dépenses de mobilité en sont un exemple Ce budget, stratégique pour l’entreprise, devient chaque année plus conséquent, plus sensible. Il est un excellent terrain d’exercice pour mobiliser les  équipes sur un objectif réalisable et profitable pour l’entreprise.
 
En moyenne en France, 50% des dépenses  voyages et déplacements sont liées à l’interne, l’autre moitié est consacrée au développement de l’activité.
Les technologies de communication disponibles (videophone, viso, messageries, intranet et documents partagés) sont des outils très pratiques qui favorisent le travail en équipe. Bien utilisés, ils participent à la réduction des déplacements liés à l’interne. Autant de budgets épargnés que l’entreprise peut réorienter sur le développement commercial, pour être plus présente sur les marchés, souvent de plus en plus éloignés,  près des clients et des prospects. En Asie, plus qu’ailleurs, les échanges commerciaux sont fondés sur la relation personnelle. Rendre régulièrement visite à ses client est fondamental pour  y commercer, même si l’activité ne semble pas nécessiter un déplacement. Le Japon, l’Indonésie, la Chine sont des pays où la présence sur le long terme est primordiale. L’entreprise exportatrice doit veiller à ce que ses efforts ne soient pas ruinés par des concurrents plus assidus chez ses clients !
Dégager des budgets supplémentaires pour développer de nouveaux marchés et consolider les relations avec des entreprises déjà convaincues, en travaillant autrement à l’interne pour rester toujours efficace, voilà une première résolution pour l’année nouvelle !
 
La présence commerciale n’est pas le seul levier pour acquérir de nouveaux clients. La performance et la motivation du commercial, du technicien, du financier, ambassadeurs de l’entreprise auprès de ses clients, sont capitales. Depuis quelques mois, j’ai remarqué plusieurs entreprises qui apportent une attention particulière à l’efficacité de leurs voyageurs en déplacement.
Pour ce faire, elles sont devenues plus attentives aux conditions de transport et de séjour de leurs voyageurs. Le volet transport fait l’objet d’un travail d’optimisation depuis des années et les entreprises sont assez matures pour gérer ces budgets. Elles savent ce qu’elles peuvent faire pour réunir les meilleures conditions de voyages pour leurs collaborateurs tout en contrôlant leurs dépenses (temps de vol, classe de transport, programme de fidélité, transferts…) et limiter ainsi, autant que faire ce peut, leur fatigue.
30 à 40% des dépenses voyages de l’entreprise concernent l’hébergement et la restauration. Si ce poste fait l’objet de commentaires et d’avis de plus en plus nombreux, la gestion de ces budgets reste balbutiante. Les raisons sont nombreuses : habitudes prises, offres hôtelières denses, multiples, complexes, politiques de prix sujettes à l’offre et la demande (yield) et pas toujours respectées par les chaînes hôtelières aux multiples franchisés…
Les entreprises pionnières dans ce domaine ont concentré leurs efforts sur la réduction du coût de processus de réservation et au mieux dans la négociation de tarifs « corporate » avec les principales chaînes.
Le coût d’une réservation représente en moyenne 15% du prix de la chambre (en intégrant le paiement). Même si celui-ci est réduit de 40% en réservant en ligne à travers des centrales hôtelières (HBT), l’achat de nuitées reste peu optimisé.
Quid de l’emplacement de l’établissement par rapport au lieu du rendez-vous et des frais de transfert (taxi, VTC), ?
Quid de la fatigue liée ?
Quid du respect par l’hôtelier local du tarif négocié en central ?
Quid de l’offre locale versus les tarifs corporate négociés avec les chaînes ?
Quid des habitudes de consommation des voyageurs, du reporting, des analyses et des actions correctives à mener ?
Une démarche de » e-procurement » doit être mise en œuvre pour considérer et gérer ces budgets dans la globalité de leur dimension.
Alors, le voyageur sera bien logé, à proximité de son lieu de rendez-vous mais dans un quartier où il pourra aussi préparer ses prochaines visites et se détendre une fois le rendez- vous terminé.
Alors le prix payé et les services inclus seront bien négociés et la tarification contractée respectée par le fournisseur.
Alors le benchmark systématique nécessaire dans un marché si dense et concurrentiel sera assuré et des alertes seront activées, si nécessaire.
Alors le coût de la transaction, même si celui-ci n’est pas le plus important, sera le juste coût et contribuera à l’optimisation de ces dépenses.
Les acteurs capables d’accompagner les entreprises dans cette démarche de
« e-procurement »  hôtelier ne sont pas nombreux. Mais ils existent et je recommande aux entreprises d’en parler avec leurs TMC qui sauront mettre en place des accords
tripartites entre l’entreprise cliente, la TMC et ces acteurs spécialisés qui s’engagent et investissent pour apporter enfin une solution adaptée à l’optimisation de la dépense dans le respect du voyageur et de ses conditions de séjour.
Mettre en place un programme de « e-procurement » hôtel la seconde bonne résolution que je vous propose de prendre en ce début d’année !
 
Cette démarche vous permettra de mieux gérer vos dépenses en améliorant le confort de vos voyageurs, mais aussi de les responsabiliser et de les impliquer. La conduite du changement, notre adaptation à un monde qui évolue vite, sont clefs pour nos entreprises et ces deux résolutions peuvent devenir deux laboratoires internes que je vous suggère de mettre en œuvre pour mobiliser vos équipes autour de projets réalistes, bénéfiques pour l’entreprise et  source de motivation pour ses voyageurs qui n’en seront que mieux traités. Vos TMC, les conseils, les spécialistes de l’hôtellerie sont à vos côtés pour vous accompagner dans ces projets.
 
Régis Chambert
RC2