Gestion & optimisation des notes de frais

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Comment les frais pro ont évolué durant le confinement ?

Alors que les entreprises encadrent de manière claire et détaillée leur politique voyages sur le train, l’avion ou encore l’hôtel, les règles liées aux notes de frais apparaissent beaucoup plus floues. Or ces dépenses qui peuvent peser jusqu’au 60% du coût total de voyages (40% transports+hôtel / 60% frais de déplacement) sont très peu contrôlées.
La gestion et l’optimisation des notes de frais serait donc une source importante d’économies d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions performantes.

Une gestion peu optimisée aujourd’hui…
En effet, peu d’entreprises peuvent aujourd’hui se targuer d’avoir une gestion optimale de leur notes de frais. Seules 11% sont équipées d’un outil travel & expense et d’après une récente enquête de KDS, 73% des répondants saisissent encore leurs notes de frais via Excel.
Entre manque de visibilité, faible contrôle, réconciliation chronophage, absence de reporting, abus potentiel, récupération de TVA et coût de traitement, il est grand temps de mettre en place une solution qui permette à la fois un meilleur contrôle et plus de facilité dans la gestion des notes de frais.

Des solutions performantes
Or il existe des solutions performantes sur le marché permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du process évitant les saisies manuelles et limitant les risques d’erreurs. À titre d’exemple, la possibilité pour le voyageur de rapatrier son reçu photographié, directement dans le module expense ou encore la réconciliation automatique entre les frais et les données cartes.
Des fonctionnalités apportant donc un gain de temps considérable aux voyageurs et aux comptables tout en permettant un contrôle plus strict de la dépense via le paramétrage de l’outil. De plus, la facilité d’utilisation couplée à un remboursement plus rapide contribuera à une forte adhésion.

Une belle opportunité
Il s’agirait donc d’une belle opportunité tant sur l’optimisation des process que sur le potentiel d’économies dans un contexte du voyage d’affaires où peu de leviers restent à saisir.
Sur les impacts indirects, Amadeus évalue un gain d’économies sur le traitement des notes de frais de 50% quand KDS chiffre à 25% les économies liées à une gestion automatique. À cela, nous pouvons également ajouter pour le travel manager la meilleure estimation du coût total du déplacement et la mise en place d’une politique adaptée.
Concernant les impacts directs, la refonte d’une politique notes de frais, le meilleur contrôle (exemple : la suppression de la fraude permet en moyenne de récupérer des centaines de milliers d’euros par an chez les grands comptes) et l’optimisation de la récupération de la TVA apportent un niveau d’économie important pour l’entreprise.
En effet, au travers d’une harmonisation des politiques de notes de frais sur 30 pays chez un de nos clients, nous avons contribué à une baisse de 20% des dépenses de frais de déplacements.

Les avantages d’une telle solution sont donc multiples, notamment en combinant SBT et outils Expense :
- Des process plus efficaces en automatisant les flux de données ;
- Une meilleure visibilité ainsi qu’un meilleur contrôle des coûts ;
- L’optimisation de la récupération de la TVA ;
- Un confort d’utilisation accru pour les utilisateurs ;
- L’harmonisation des politiques voyages et frais ;
- Une estimation du coût total du déplacement.

De plus, alors que le marché évolue fortement de part les acquisitions récentes (KDS par Amex, Traveldoo par Egencia, Concur par SAP) qui remettent en cause les partenariats existants entre agences et outils, et l’arrivée d’un nouvel outil indépendant (Maya conçu par iAlbatros), une réflexion s’impose aux entreprises pour optimiser leur outils Travel & Expense.

Il reste maintenant à engager les différentes parties prenantes et lancer ce projet, source d'économies importantes.

Christophe DREZET
EPSA - Associé Manager

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