Lors de son Baromètre 2012, American Express Voyages d’Affaires a découvert que l’hébergement était le deuxième pôle des dépenses lors d’un déplacement professionnel, mais également qu'il était considéré comme la composante la plus présente dans la PVE pour 88% des sociétés. Ainsi, la division business travel de l'entreprise américaine, accompagnée par American Express Cartes Corporate, a souhaité confronter les besoins des entreprises aux attentes des voyageurs d’affaires au travers d’une étude dédiée. Elle a été réalisée par Coach Omnium auprès de 367 sociétés et plus de 800 professionnels en déplacement.
Si les voyageurs sont très majoritaires à considérer que les directives données par leur employeur pour réaliser des économies sont justes, beaucoup se plaignent de budgets trop restreints pour leur hébergement. Ils citent également des délais de remboursement des notes de frais trop longs ou encore d’un manque de liberté ou de flexibilité pour choisir leurs hôtels.
Des règles diversement appliquées
8 personnes interrogées sur 10 déclarent qu’une Politique Voyage des Entreprises (PVE) pour les hôtels leur est imposée à travers un plafond de dépenses, avec majoritairement une préconisation de gamme (le plus souvent moyen de gamme) dans une liste prédéfinie, voire une chaîne. Ce sont principalement les assistantes qui effectuent les réservations (80 %) et 2/3 des entreprises déclarent que le canal de réservation est complètement libre. De ce fait, les réservations en direct auprès de l’hôtel sont privilégiées, surtout pour des raisons de simplicité et de rapidité. Les sociétés vont préconiser une réservation en direct auprès de l’établissement (66 %) ou par l’agence (50 %), et les voyageurs d’affaires vont utiliser une plus grande diversité de canaux. Même constat en ce qui concerne les règles d’anticipation, nettement plus observée par les responsables voyages que les voyageurs eux-mêmes.
Ainsi s’il y a consensus sur l’importance du critère de proximité (à 48 %), il y a divergence sur ceux du prix et du confort. 15 % des voyageurs interrogés mentionnent, en effet, le confort ou la qualité alors que ces prestations sont uniquement prise en compte par 5 % des entreprises. Quand les collaborateurs en déplacement demandent des établissements plutôt confortables pour bien finir leurs journées de travail, les sociétés optent à 75% pour le prix comme premier critère de sélection.
Les accords hôteliers passés avec l’entreprise n’interviennent que pour 1 entreprise sur 4 dans leur choix final, et seuls 10 % d’entre elles contraignent au choix d’hôtels accessibles à la réservation via l’agence. Enfin, 25 % des salariés ne tiennent pas compte de la PVE, faute de la connaître ou juste par habitude avec certains hôtels.
Des modes de paiement peu centralisés
L’avance de frais reste la méthode adoptée pour 67 % des entreprises, ce qui peut expliquer la difficulté de contrôle sur cette famille de dépenses que constitue l’hôtel. 1 voyageur sur 5 seulement bénéficie d’une carte corporate et parmi les autres modes de règlement on retrouve la refacturation de 30 à 60 jours (17 % selon les entreprises) et pour 3 % seulement le paiement est effectué lors de la réservation.
Les frais annexes
1 entreprise sur 4 prend en charge tous les frais liés aux voyages et les autres défraient de l’essentiel : la chambre, le petit déjeuner et éventuellement les repas. La grande majorité des voyageurs interrogés se fait rembourser le petit déjeuner. Très souvent le parking, le wifi et les plateaux repas sont également pris en charge, et dans 1 cas sur 5 taxi et pressing complètent cette liste.
Un impact relatif de la crise sur les PVE
Avec 95 % d’entreprises qui ont une politique de voyages surtout organisée autour de plafonnements de dépenses, on se rend compte que malgré la crise économique qui semble se durcir, elles n’ont pas renforcé les recherches d’économies. Certes, elles paraissent être plus nombreuses à davantage contrôler les notes de frais et à imposer des contraintes plus lourdes pour 1 voyageur sur 2, mais on peut penser que le plus drastique avait déjà été fait il y a au moins deux à trois ans, lorsque la crise a débuté significativement. 39 % des entreprises interrogées déclarent tenir compte de la crise économique, mais cela ne se traduit pas nécessairement par des coupes claires dans les budgets des voyages d’affaires, car le déplacement professionnel reste indispensable au développement de l’activité des entreprises.
«Beaucoup d’entreprises laissent une grande liberté à leurs collaborateurs pour gérer leurs déplacements et les budgets, sans toutefois oublier de veiller au grain et sans perdre de vue le besoin de resserrer les boulons», explique l’étude.
Les prémices de la mobilité
Cette recherche montre par ailleurs que peu de voyageurs d’affaires utilisent concrètement un programme de fidélisation en hôtellerie malgré une forte consommation hôtelière : seulement 11 %. Près de 1 sur 4 (22 %) a recours au GPS pour trouver le chemin d'un hôtel où une chambre a été réservée, mais pas pour trouver un établissement à la dernière minute (95 % des voyageurs d'affaires réservent avant de partir). Ils ne sont pas non plus légion à se servir d’applications émanant de chaînes hôtelières ou de centrales de réservations sur leur smartphone ou leur tablette. Seulement 10 % des utilisateurs de smartphones les utilisent, leur reprochant leur manque de pragmatisme.
Des règles diversement appliquées
8 personnes interrogées sur 10 déclarent qu’une Politique Voyage des Entreprises (PVE) pour les hôtels leur est imposée à travers un plafond de dépenses, avec majoritairement une préconisation de gamme (le plus souvent moyen de gamme) dans une liste prédéfinie, voire une chaîne. Ce sont principalement les assistantes qui effectuent les réservations (80 %) et 2/3 des entreprises déclarent que le canal de réservation est complètement libre. De ce fait, les réservations en direct auprès de l’hôtel sont privilégiées, surtout pour des raisons de simplicité et de rapidité. Les sociétés vont préconiser une réservation en direct auprès de l’établissement (66 %) ou par l’agence (50 %), et les voyageurs d’affaires vont utiliser une plus grande diversité de canaux. Même constat en ce qui concerne les règles d’anticipation, nettement plus observée par les responsables voyages que les voyageurs eux-mêmes.
Ainsi s’il y a consensus sur l’importance du critère de proximité (à 48 %), il y a divergence sur ceux du prix et du confort. 15 % des voyageurs interrogés mentionnent, en effet, le confort ou la qualité alors que ces prestations sont uniquement prise en compte par 5 % des entreprises. Quand les collaborateurs en déplacement demandent des établissements plutôt confortables pour bien finir leurs journées de travail, les sociétés optent à 75% pour le prix comme premier critère de sélection.
Les accords hôteliers passés avec l’entreprise n’interviennent que pour 1 entreprise sur 4 dans leur choix final, et seuls 10 % d’entre elles contraignent au choix d’hôtels accessibles à la réservation via l’agence. Enfin, 25 % des salariés ne tiennent pas compte de la PVE, faute de la connaître ou juste par habitude avec certains hôtels.
Des modes de paiement peu centralisés
L’avance de frais reste la méthode adoptée pour 67 % des entreprises, ce qui peut expliquer la difficulté de contrôle sur cette famille de dépenses que constitue l’hôtel. 1 voyageur sur 5 seulement bénéficie d’une carte corporate et parmi les autres modes de règlement on retrouve la refacturation de 30 à 60 jours (17 % selon les entreprises) et pour 3 % seulement le paiement est effectué lors de la réservation.
Les frais annexes
1 entreprise sur 4 prend en charge tous les frais liés aux voyages et les autres défraient de l’essentiel : la chambre, le petit déjeuner et éventuellement les repas. La grande majorité des voyageurs interrogés se fait rembourser le petit déjeuner. Très souvent le parking, le wifi et les plateaux repas sont également pris en charge, et dans 1 cas sur 5 taxi et pressing complètent cette liste.
Un impact relatif de la crise sur les PVE
Avec 95 % d’entreprises qui ont une politique de voyages surtout organisée autour de plafonnements de dépenses, on se rend compte que malgré la crise économique qui semble se durcir, elles n’ont pas renforcé les recherches d’économies. Certes, elles paraissent être plus nombreuses à davantage contrôler les notes de frais et à imposer des contraintes plus lourdes pour 1 voyageur sur 2, mais on peut penser que le plus drastique avait déjà été fait il y a au moins deux à trois ans, lorsque la crise a débuté significativement. 39 % des entreprises interrogées déclarent tenir compte de la crise économique, mais cela ne se traduit pas nécessairement par des coupes claires dans les budgets des voyages d’affaires, car le déplacement professionnel reste indispensable au développement de l’activité des entreprises.
«Beaucoup d’entreprises laissent une grande liberté à leurs collaborateurs pour gérer leurs déplacements et les budgets, sans toutefois oublier de veiller au grain et sans perdre de vue le besoin de resserrer les boulons», explique l’étude.
Les prémices de la mobilité
Cette recherche montre par ailleurs que peu de voyageurs d’affaires utilisent concrètement un programme de fidélisation en hôtellerie malgré une forte consommation hôtelière : seulement 11 %. Près de 1 sur 4 (22 %) a recours au GPS pour trouver le chemin d'un hôtel où une chambre a été réservée, mais pas pour trouver un établissement à la dernière minute (95 % des voyageurs d'affaires réservent avant de partir). Ils ne sont pas non plus légion à se servir d’applications émanant de chaînes hôtelières ou de centrales de réservations sur leur smartphone ou leur tablette. Seulement 10 % des utilisateurs de smartphones les utilisent, leur reprochant leur manque de pragmatisme.
