Organisée par Optim Travel en partenariat avec Déplacementspros.com, l'étude 2013 sur les dépenses en matière de voyage d'affaires pour l'année à venir semble confirmer l'attentisme des acheteurs. 120 entreprises ont répondu au questionnaire détaillé qui leur était soumis. Le volume annuel de dépenses "voyages" varie de 50 K€ à plus de 1000 K€.
Pour mieux comprendre les résultats, précisions que 45 % des entreprises indiquent détenir une charte ou une politique voyages. 55 % n'en possèdent pas. Dans cette dernière famille, notons cependant l'existence de notes internes sur les règles de déplacement.
Pour les 72 entreprises qui possèdent une PVE, 55 % indiquent que leur politique voyages est restrictive contre 45 % donnant un peu plus de souplesse quant au suivi. Pour les sociétés ayant mis en place une politique voyages, celle-ci est suffisamment respectée pour 83% d'entre elles.
Pour les 72 entreprises qui possèdent une PVE, 55 % indiquent que leur politique voyages est restrictive contre 45 % donnant un peu plus de souplesse quant au suivi. Pour les sociétés ayant mis en place une politique voyages, celle-ci est suffisamment respectée pour 83% d'entre elles.
- 100% des PVE traitent des règles à respecter pour les transports aérien et ferroviaire,
- 89 % des politiques voyages traitent de location de voitures,
- 94 % de l'hôtellerie,
- 67 % des politiques voyages traitent de la restauration, de l'utilisation des véhicules personnels et de la gestion des notes de frais,
- 61 % traitent des taxis,
- 39 % des prestataires autorisés,
- 17 % les frais annexes.
L'étude révèle la place importante des TMC
Avec ou sans PVE, 75 % des entreprises utilisent les services d'une agence de voyages et 83 % des sociétés estiment avoir une visibilité des dépenses suffisantes pour piloter leur budget voyages.70 % des sociétés travaillant avec une agence de voyages ont des revues de compte régulières avec leur agence et 70 % ont des statistiques suffisamment précises pour piloter leur budget. Dans 38 % des cas, cette agence est située à proximité du siège social et 28 % en dehors.
Ce choix de l'agence est essentiellement lié aux frais de services et à la renommée du réseau/de l'agence dans 55 % des cas. Pour 30 %, le choix est fait sur consultation ou appel d'offres. Dans 1 % des cas, le choix s'est fait sur l'agence de proximité. Notons que les sociétés qui travaillent avec une agence de voyages sont 86 % à utiliser un SBT. Le taux d'utilisation est généralement supérieur à 50 % pour 65 % des entreprises utilisatrices.
Les sociétés qui n'utilisent pas les services réguliers d'une agence de voyages représentent encore 25% des entreprises questionnées. Pour 69 % d'entre elles, c'est parce qu'elles utilisent majoritairement les sites Internet pour effectuer leurs achats de billetterie. 8% travaillent par téléphone en direct avec les transporteurs et 8% avec une agence de voyages non exclusive.
Enfin 15% effectuent leur réservation par d'autres moyens. 60 % des entreprises ne travaillant pas avec une agence de voyages estiment ne pas avoir de statistiques suffisamment précises en interne pour piloter leur budget voyages. Les sociétés n'ayant pas d'agence de voyages ont des budgets annuels allants pour 40 % de 50 à 100 K€, pour 10 % de 100 à 150 K€, pour 30 % de 150 à 200 K€ et enfin 20 % de 200 à 600 K€.
Ce choix de l'agence est essentiellement lié aux frais de services et à la renommée du réseau/de l'agence dans 55 % des cas. Pour 30 %, le choix est fait sur consultation ou appel d'offres. Dans 1 % des cas, le choix s'est fait sur l'agence de proximité. Notons que les sociétés qui travaillent avec une agence de voyages sont 86 % à utiliser un SBT. Le taux d'utilisation est généralement supérieur à 50 % pour 65 % des entreprises utilisatrices.
Les sociétés qui n'utilisent pas les services réguliers d'une agence de voyages représentent encore 25% des entreprises questionnées. Pour 69 % d'entre elles, c'est parce qu'elles utilisent majoritairement les sites Internet pour effectuer leurs achats de billetterie. 8% travaillent par téléphone en direct avec les transporteurs et 8% avec une agence de voyages non exclusive.
Enfin 15% effectuent leur réservation par d'autres moyens. 60 % des entreprises ne travaillant pas avec une agence de voyages estiment ne pas avoir de statistiques suffisamment précises en interne pour piloter leur budget voyages. Les sociétés n'ayant pas d'agence de voyages ont des budgets annuels allants pour 40 % de 50 à 100 K€, pour 10 % de 100 à 150 K€, pour 30 % de 150 à 200 K€ et enfin 20 % de 200 à 600 K€.
Le transport aérien reste la dépense principale des entreprises
33% des sociétés marient les tarifs restrictifs et les tarifs sans contrainte selon la nature du déplacement. Les tarifs restrictifs sont plébiscités pour maîtriser le budget dans 28% des cas.
L'utilisation majoritaire de tarifs sans contraintes ne concerne que 13% des entreprises.
Enfin, 26% des entreprises indiquent faire appel aux compagnies Low Cost lorsque cela est possible et économiquement avantageux.
44 % des entreprises indiquent que ce volume de dépenses a été le même en 2012 versus 2011, alors que 42 % indiquent qu'il a augmenté et 14 % qu'il a diminué.
Sur 2013, 42 % des clients indiquent qu'elles vont diminuer ce volume. 58 % estiment qu'il sera identique ou en augmentation. Enfin, 42 % des entreprises interrogées indiquent utiliser les points individuels pour des raisons professionnelles. 41% des entreprises indiquent utiliser les points de leurs collaborateurs pour des motifs professionnels. 59% laissent l'utilisation de ces points à titre personnel.
L'utilisation majoritaire de tarifs sans contraintes ne concerne que 13% des entreprises.
Enfin, 26% des entreprises indiquent faire appel aux compagnies Low Cost lorsque cela est possible et économiquement avantageux.
44 % des entreprises indiquent que ce volume de dépenses a été le même en 2012 versus 2011, alors que 42 % indiquent qu'il a augmenté et 14 % qu'il a diminué.
Sur 2013, 42 % des clients indiquent qu'elles vont diminuer ce volume. 58 % estiment qu'il sera identique ou en augmentation. Enfin, 42 % des entreprises interrogées indiquent utiliser les points individuels pour des raisons professionnelles. 41% des entreprises indiquent utiliser les points de leurs collaborateurs pour des motifs professionnels. 59% laissent l'utilisation de ces points à titre personnel.
Le transport ferroviaire et la location de voitures
En train, l'essentiel des voyages s'effectue sans contrainte : 35 % en première classe et 41 % en seconde place. Les tarifs avec contraintes représentent 9 % en première classe, et 15% en seconde classe. 65 % des entreprises indiquent que ce volume de dépenses a été identique en 2012 versus 2011 et 26 % considèrent qu'il est en augmentation. A contrario, 9 % juge qu'il est en diminution et 18 % des entreprises pensent diminuer ce volume en 2013 contre 82 % indiquant qu'il sera peu ou proue identique.
86 % des sociétés utilisent la location de véhicules.
47 % passent par leur agence de voyages, 17 % par un micro site, 19 % par une centrale de réservation, et 5 % par internet. La catégorie B représente la catégorie la plus utilisée par les entreprises soit 55 % des sociétés. La catégorie A arrive en deuxième position avec 39 %. Enfin la catégorie C pour 6 % des entreprises. 53 % des entreprises déclarent n'avoir qu'un seul loueur. 40 %, deux loueurs et enfin 7 %, trois loueurs.
Pour 68 % des entreprises interrogées, le volume de location de voitures est identique entre 2011 et 2012. Pour 19 %, il est en augmentation et en baisse pour 13 % des entreprises. 67% des entreprises estiment que ce volume devrait rester identique en 2013, 19% pensent qu'il augmentera et enfin 14% pensent le diminuer.
86 % des sociétés utilisent la location de véhicules.
47 % passent par leur agence de voyages, 17 % par un micro site, 19 % par une centrale de réservation, et 5 % par internet. La catégorie B représente la catégorie la plus utilisée par les entreprises soit 55 % des sociétés. La catégorie A arrive en deuxième position avec 39 %. Enfin la catégorie C pour 6 % des entreprises. 53 % des entreprises déclarent n'avoir qu'un seul loueur. 40 %, deux loueurs et enfin 7 %, trois loueurs.
Pour 68 % des entreprises interrogées, le volume de location de voitures est identique entre 2011 et 2012. Pour 19 %, il est en augmentation et en baisse pour 13 % des entreprises. 67% des entreprises estiment que ce volume devrait rester identique en 2013, 19% pensent qu'il augmentera et enfin 14% pensent le diminuer.
Une hôtellerie encore éclatée
Comme on peut s'y attendre, 97 % des entreprises ont des dépenses en hôtellerie. La réservation s'effectue à :
60 % des entreprises ont constaté que le volume de dépenses en hôtellerie est identique en 2012 à ce qu'il était en 2011. 29 % ont constaté une augmentation et enfin 11% ont diminué leurs dépenses sur ce poste. 25 % des entreprises vont diminuer ces dépenses et 75 % vont soit le maintenir, soit l'augmenter.
- 21 % par agence de voyages.
- 18 % par centrale de réservation
- 12 % par internet
- 42 % en direct avec les hôteliers
- 7 % par d'autres biais
60 % des entreprises ont constaté que le volume de dépenses en hôtellerie est identique en 2012 à ce qu'il était en 2011. 29 % ont constaté une augmentation et enfin 11% ont diminué leurs dépenses sur ce poste. 25 % des entreprises vont diminuer ces dépenses et 75 % vont soit le maintenir, soit l'augmenter.
Les moyens de paiement et notes de frais
Pour de nombreuses entreprises, la carte bancaire personnelle côtoie la carte bancaire professionnelle. En effet, 51% des entreprises demandent à leurs collaborateurs d'utiliser leur carte bancaire personnelle et 49% disent être équipées de cartes professionnelles. Les deux solutions cohabitent souvent.
16 % des entreprises effectuent des avances sur frais permanentes, 47 % effectuent des avances temporaires, 16 % effectuent à la fois des avances permanentes et des avances temporaires.
21 % des entreprises affirment n'effectuer aucune avance de frais.
En matière de restitution des notes de frais :
16 % des entreprises effectuent des avances sur frais permanentes, 47 % effectuent des avances temporaires, 16 % effectuent à la fois des avances permanentes et des avances temporaires.
21 % des entreprises affirment n'effectuer aucune avance de frais.
En matière de restitution des notes de frais :
- 51 % des entreprises complètent un document interne
- 27 % utilisent un outil électronique interne
- 16 % utilisent un outil externe d'automatisation des notes de frais.
Les consultants peu consultés ?
Seulement 10 % des entreprises
Voici par ordre d'importance, les besoins qui pourraient intéresser les entreprises si elles faisaient appel à une société de conseil externe :
- ont fait appel à un cabinet de conseil externe
Voici par ordre d'importance, les besoins qui pourraient intéresser les entreprises si elles faisaient appel à une société de conseil externe :
- l'audit des dépenses
- trouver des pistes d'économies ;
- mettre en place une politique voyages ;
- la gestion des contrats en cours et l'optimisation du circuit note de frais ;
- la refonte de la politique voyages.
- indiquent utiliser un système de visioconférence
En conclusion
L'étude menée par Optim Travel conforte des pistes déjà évoquées depuis quelques mois et qui semblent devenir des règles en 2013. Optimiser et anticiper sont les deux qualités de l'acheteur, quelle que soit la taille de l'entreprise. L'absence d'outils de mesures économique des dépenses pour les PME/PMI est pénalisante pour un suivi affiné des dépenses. Beaucoup d'entreprise voient dans la mise en place des règles de gestion, la certitude de mieux gérer leurs budgets et d'en connaître l'utilisation. Notons enfin que l'hôtellerie ne faillit pas à son image : complexe et parfois mal maitrisée. Dernier point, et non des moindres, la TMC - pourtant quelque peu bousculée - reste l'élément fort de la gestion réfléchie du voyage d'affaires. Là encore la taille de l'entreprise compte peu. Son efficacité est soulignée par beaucoup d'acheteurs. Preuve sans doute que l'externalisation reste toujours une voie de développement importante en matière de déplacements professionnels.
Un audit et des tablettes
Le cabinet de conseil Optim-Travel en partenariat avec DeplacementsPros.com et OpenWays consulting, remercie tous les participants à l'étude 2013.
Le tirage au sort qui s'est déroulé le vendredi 8 février 2013 a désigné 3 heureux gagnants.
1er prix : un audit des dépenses d'une valeur de 850 € ht
Gagnant : une société spécialisée dans le domaine médical située à Aix-en-Provence (13), qui n'a pas souhaité que son nom soit publié.
2ème prix : un IPad mini wifi 16GO d'une valeur de 340 €
Gagnant : société ARCHIBALD à Blan (81), spécialisée dans l'archivage de données.
3ème prix : une tablette Samsung Galaxy Tab 7" wifi 8GO d'une valeur de 200 €
Gagnant : société Quiksilver Europe à St Jean de Luz (64), spécialisée dans le sportswear.
Le cabinet de conseil Optim-Travel en partenariat avec DeplacementsPros.com et OpenWays consulting, remercie tous les participants à l'étude 2013.
Le tirage au sort qui s'est déroulé le vendredi 8 février 2013 a désigné 3 heureux gagnants.
1er prix : un audit des dépenses d'une valeur de 850 € ht
Gagnant : une société spécialisée dans le domaine médical située à Aix-en-Provence (13), qui n'a pas souhaité que son nom soit publié.
2ème prix : un IPad mini wifi 16GO d'une valeur de 340 €
Gagnant : société ARCHIBALD à Blan (81), spécialisée dans l'archivage de données.
3ème prix : une tablette Samsung Galaxy Tab 7" wifi 8GO d'une valeur de 200 €
Gagnant : société Quiksilver Europe à St Jean de Luz (64), spécialisée dans le sportswear.
