« Une perte de temps souvent nécessaire » : c’est le sentiment qui ressort d’une étude effectuée par KDS en 2007 auprès de 390 collaborateurs d’entreprises européennes et américaines. Dans plus d’une entreprise sur deux, aucune solution en ligne n’est mise en place. Chacun se doit de gérer ses notes de frais de A à Z… manuellement, avec le lot traditionnel de retards et les plaintes d’un service comptable qui attend la pile de justificatifs pour vérifier les dépenses et procéder au remboursement.

Noter, classer et saisir
Bien gérer ses notes de frais commence avec le voyage. Selon l’étude de KDS, presque 30% des Français s’énervent d’avoir à chercher leurs justificatifs. « On a cru que l’électronique de poche, PDA ou téléphone évolué, permettrait de faciliter la tâche » détaille Alain Macquet, spécialiste des logiciels de gestion « Il n’en est rien car la note de frais c’est l’art de marier le papier traditionnel et le numérique. Quasi impossible ». Et pourtant les conseils ne manquent pas. Un portefeuille ou une pochette dédiée est la solution conseillée pour ne pas les perdre et se mélanger les pinceaux entre notes personnelles et professionnelles. Une gestion quotidienne par enveloppes (fournies par les « kit courriers » des hôtels) qui recensent tous les frais de la journée et conservent, bien scellées, les notes de la journée. Bref, chacun y va de son conseil.
Ce qui est certain c’est qu’il est quasi obligatoire d’annoter, lors de la dépense, au verso des facturettes de cartes bancaires ou du justificatif le motif de la dépense, ainsi que d’autres informations comme le nom du client invité, le trajet en taxi, etc... «Pour une entreprise, se munir d’un logiciel de saisies automatiques des notes de frais est la solution qui évite les erreurs et réduit les longueurs administratives », explique Stanislas Berthelot, Directeur Marketing chez KDS. « Attention à ne pas « suradministrer » le travail » réplique Lucie Mercuzet, coach en gestion de cadres « il faut penser à simplifier le retour de voyage d’affaires. Il est plus important de travailler sur les attentes des clients ou les contrats en cours que de passer une ou deux heures au retour en saisies complexes ».

Les vertus de la carte corporate

Des frais professionnels à payer à l’étranger ? C’est la mission première de la carte corporate souscrite par l’entreprise pour ses grands voyageurs. Le système est simple : les sommes sont débitées sur le compte du salarié mais avec un délai qui lui laisse le temps de remplir sa note de frais et d’être remboursé. Avec paiements différés sur leur compte, les hommes d’affaires ne reçoivent plus d’avance et sont incités à remplir plus rapidement leur note de frais. Toutes les factures sont payées avec la même carte et un descriptif des dépenses est fourni chaque mois. Si la carte n’élimine pas les justificatifs elle autorise le relevé des dépenses par famille : hôtellerie, restauration, location de voitures… Attention, sur certaines cartes, et en fonction de contrats de sécurité souscrits, il est même possible de plafonner ou d’interdire certains achats. Les sorties au cinéma ou les cigares ne sont plus d’actualité !