Une informatique intégrée
Les frais professionnels constituent le deuxième poste de frais généraux après les salaires. Selon American Express, le montant total des notes de frais atteindrait, en France, 6,5 milliards d’euros en 2007. Un chiffre qui parle de lui-même. De fait, les entreprises ont développé de nombreux projets visant à mettre en œuvre des solutions automatiques de gestion. Des solutions généralement couplées avec une carte bancaire d’entreprise (voir encadré). Sur le logiciel KDS Corporate, le voyageur doit effectuer à peine quelques saisies, comme le nom du client qu’il a invité, mais ne fera aucune saisie de montant. Tout est automatisé et géré par le logiciel qui récupère les relevés de la banque et les consolide. En cas de désaccord, une alerte est émise et envoyée au cadre concerné pour validation voire vérification. Le remboursement qui mettait auparavant un mois s’effectue en quelques jours.
Autre intérêt de la numérisation du problème : le contrôle. La facture détaillée (nom et type d’activité du vendeur) est fournie par la banque. Il est ainsi possible de croiser des dates et des ordres de mission. « Le contrôle est un casse-tête pour ceux qui utilisent des outils numériques un peu trop simples » poursuit Lucie Mercuzet « il faut toujours permettre aux administrateurs de mettre le nez dans les comptes et de déceler toutes irrégularités. Le choix de travailler par contrôle aléatoire, ce que faisaient les services comptables, est dépassé ». Ulysse Travel and Expenses, autre logiciel spécialisé, permet de numériser les justificatifs des notes de frais. Après la saisie, l’employé doit transmettre ses justificatifs au centre de numérisation. Les images des justificatifs sont ensuite disponibles sur l’écran de la note de frais correspondante et consultables par le responsable hiérarchique ou le comptable.

Ces outils de gestion évitent les fraudes qui selon l’étude d’American Express concerneraient un salarié sur cinq, même si dans 70 % des cas, le larcin ne dépasse pas les 10 euros. Grande tendance de la note de frais : se faire gonfler systématiquement lorsque l’on évoque les restaurants ou les frais kilométriques. Une mauvaise habitude que les outils de gestion vont faire passer car il est plus difficile de ruser avec l’ordinateur. Enfin, si la notion de Cost Controllers n’est pas encore d’actualité sur les notes de frais, on voit naître des cabinets de tendance dont le job est de donner les limites financières minimum et maximum selon les villes visitées. « Nous sommes capables de dire qu’un hôtel moyen à New York vaut entre 340 et 420 €. Trois fois moins à Boston ou deux fois moins à Oslo. Idem pour un restaurant, ou un bar » détaille Philipe Berl, créateur de Enterfine, une société naissante dans cet univers « C’est ce qui va permettre d’établir des budgets moyens par pays et par ville. Au-delà de ces dépenses conseillées, l’entreprise ira mettre le nez dans les notes de ses voyageurs.
Dire que le Nirvana de la gestion de la note de frais passera par l’électronique serait un raccourci osé. Seuls la rigueur et un minimum d’attention peuvent en faciliter le suivi. Deux qualités que bien des voyageurs d’affaires possèdent mais qu’ils oublient de s’appliquer à eux mêmes.

Hortense des Dorides
hdd@voyageetbusiness.com
Marcel Levy
ml@voyageetbusiness.com

Cinq conseils pour se simplifier les notes de frais

• Galère pour galère autant commencer la semaine avec. Le lundi, par définition souvent exécrable, devrait permettre de consacrer la première demi-heure de la journée aux notes de frais.

• Il existe sur Internet des dizaines de logiciels gratuits à faible coût qui gère les notes de frais sur PC ou PDA. A voir « notes de frais » de Thierry Gaillard (tgaillard@gaillardt.com.fr)

• Les boîtiers qui lisent les puces des cartes bancaires sont utiles pour récapituler les dépenses professionnelles engagées d’une semaine sur l’autre

• Créer une panière ou un espace dédié aux notes de frais. C’est là que vous les stockerez en attendant de les saisir. Evitez de les conserver dans votre portefeuille, les facturettes deviennent illisibles avec le temps

• Etablissez un contrôle sur les remboursements effectués par l’entreprise pour être certain que diverses dépenses n’aient pas été sucrées !