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Mardi 27 Mai 2008

Optimiser la politique voyages



Une étude réalisée par Carlson Wagonlit Travel révèle que les entreprises peuvent réaliser des économies à hauteur de 20% en moyenne sur l’ensemble de leurs dépenses de déplacements en améliorant la politique voyages et son respect.



Michael Flippo - Fotolia.com
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Une politique voyages bien définie et avec des directives claires peut permettre aux entreprises d’économiser jusqu’à 8% de leurs dépenses voyages. Les meilleures pratiques liées au respect des règles par les voyageurs permettent une économie supplémentaire de 12%.

L’étude identifie cinq leviers d’optimisation des dépenses, avec en première ligne les réservations aériennes effectuées au moins deux semaines à l’avance, avec une réduction possible de 50% du prix du billet. Les tarifs aériens à contraintes, c'est-à-dire sans possibilité de modification ou d’annulation, peuvent engendrer des économies de 24% en moyenne sur les dépenses air, avec des billets jusqu’à 60% moins chers. L’application des règles concernant les classes de voyages et les catégories d’hôtels sont généralement bien couvertes mais peuvent être sujettes à modifications pour réaliser des économies. Il est par exemple possible de relever la durée minimum de vol pour les voyages en classe affaires.

L’étude met également en exergue que l’utilisation systématique de fournisseurs privilégiés représente des coûts d’ensemble inférieurs à ceux d’une mosaïque de fournisseurs utilisés sur la base du meilleur prix. Dans la même optique, l’utilisation des canaux de réservations privilégiés comme les agences de voyages, permet un bénéfice tangible. L’agence se fait en général le garant de la bonne application des tarifs négociés.

L’étude, menée par le CWT Travel Management Institute, a permis d’identifier un certain nombre de pratiques pour concevoir des politiques de voyages et encourager le respect des règles. Par exemple, une bonne implication de la direction au sein de toute l’entreprise est nécessaire pour appuyer et communiquer la politique voyages et son respect. La standardisation de la politique au niveau régional ou mondial permet également de réduire les coûts et de partager les meilleures pratiques. L’étude démontre que le bon respect de la politique passe aussi par des mesures concrètes sur le point de vente, en faisant notamment jouer la «culpabilité visuelle», à l’aide d’une signalétique indiquant clairement ce qui est ou n’est pas conforme à la politique voyages de l’entreprise.