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Mercredi 1 Août 2012

Organiser un événement : définir une stratégie pour commencer !


Pas facile de passer de passer de l’achat individuel globalisé en volume, à l’achat d’un volume «relatif» de groupe. A priori, le savoir d'acheteur est le même mais les besoins très différents. Au delà du transport, il faut associer l'hôtellerie, l'animation des contenus sans oublier les outils de sécurité indispensables à toute opération d'entreprises.



Organiser un événement : définir une stratégie pour commencer !
Un événement, c'est un ensemble de sujets, peu cohérents les uns avec les autres. En fait, si en apparence, il y a bien de l’hôtel (comme d’habitude), de l’aérien (comme d’habitude), tout change. Vous faites face à un programme, un déroulé jour par jour, à des privatisations de lieux ou sites, à du transport de groupe, à une nouvelle race que vous découvrez et qui est bien utile, la DMC (Destination Manager Company, autrement dit réceptif). C’est la différence historique que l’on avait entre voyage d’affaires et tourisme d’affaires. Si ce n’est qu’il n’ y a rien de touristique là dedans et que l’on parle bien de voyage événementiel ou d’événements (tout court) en France ou à l’étranger.

Lorsque l’on est travel manager, on découvre aussi de nouveaux prestataires : les traiteurs, les régies techniques, les sociétés d’animation et autres agences d’hôtesses. Ainsi le travel manager va devoir, et ce coup-ci plus vite que les autres, comprendre les rouages de ces partenaires pour mieux les acheter, mieux optimiser leurs conseils et services dans ce nouveau contexte.

Et puis, les agences ! Par vocation, religion ou ordre de sa direction, le travel manager ne va pas (au départ) faire appel à une agence d’événement. Peut-être a-t-il tort, car ces professionnels de l’event, quand ils savent valoriser leur valeurs ajoutées, seront un atout voire un allié pour le travel manager. Imaginez, la force de négociation associée à la créativité et le conseil logistique. Quel travel manager ne serait pas prêt à vendre cette vision d'efficacité à son boss ?

Lancer le projet

La première clé de réussite est de bien comprendre qu’un événément, c'est à la fois pareil et très différent de l’ensemble des voyages que l’on gère à l’année. Il y a un certain cousinage, car on utilise les mêmes ingrédients, les mêmes outils au service d’un besoin ou d’une stratégie. Stratégie, le mot est lâché : un événement correspond bien à un objectif de communication, à une cible, à des messages à faire passer, à un dispositif événementiel qui va répondre à un projet donc... une stratégie.
Facteur de réussite : Poser dès le début, le schéma stratégique dans lequel on se place. Puis poser le format de l’event, l’historique ou la culture interne des participants (Oui, on parle de participants et non de voyageurs). Et puis, la réussite passera par une réponse complète et non axée uniquement sur la destination, la compagnie aérienne ou la catégorie de l’hôtel.

Contrairement à ce que l'on pense, la normalisation des process est impossible, et pour cause : la normalité n'est pas un terme événementielle où chaque opération est différente. Peut-on établir des matrices d'efficacité ? Sans doute mais avec toutes les limites que cela comporte. Ici, outre les grilles d'analyse par fournisseurs, souvent à prestations différentes dans la forme (et rarement dans le fond) il faut se créer ses propres référents. Etablir ses propres critères de choix. Il reste enfin à définir le taux de risque. Non pas en matière de transport... mais en "rondeur" de l'opération. Anticiper les zones de problèmes et penser à des solutions de replis ou de remplacement. Sans oublier le calcul, a minima, d'un retour sur investissement. Si la satisfaction apparente se note facilement, celle plus personnelle est difficile à définir. Il y aura donc deux calculs distincts pour ne pas sombrer dans un optimisme, au final peu partagé par les participants.
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