PME PMI : cinq conseils pratiques pour bien acheter vos billets d’avion pour un voyage d’affaires

Acheter 21 semaines à l’avance comme l’explique une récente enquête d’un site en ligne… Voilà la recette idéale du prix le moins cher. Faux pour les classes avant dont le yield (l’adaptation permanente du prix à la demande) n’est pas basé sur l’anticipation mais sur un équilibre complexe qui prend en compte la période de voyage, le jour de déplacement et la durée du séjour. Mas juste pour les classes éco voire les Premium de certaines compagnies.

Premier constat, ne jamais acheter de business le week-end. Pour les cadres et patrons de petites structures, c’est souvent le jour idéal pour faire des recherches ! La compagnie le sait aussi. Toutes les études le démontrent, il est préférable d’acheter son billet d’avion dans la semaine. Les jours préférés : le mardi et le jeudi. Et de préférence très tôt le matin. Utilisez au maximum les comparateurs (français et étrangers) et dites-vous qu’il est possible avec une carte de crédit d’acheter un billet d’avion à l’étranger. Seule obligation, « consommer » les coupons aller et retour faute de quoi… Le billet serait annulé. N’oubliez jamais que l’anticipation est la première source d’économies avec la contrainte raisonnée. Ce sont les deux leviers de l’achat aérien.

Inutile de chercher un billet d’avion à bon prix si vous vous rendez sur une destination fortement demandée au moment de votre voyage d’affaires. Tout le travail de préparation se fait en fonction de la date du voyage, du lieu et bien évidemment, de la durée du séjour. Dans certains cas, lorsque l’on est sûr de ne pas avoir à modifier son billet d’avion, il est presque préférable d’acheter un séjour «loisirs» clés en main. New York, Shanghai ou Pékin, sont des destinations parfaitement adaptées à ce type d’achat.

Dans cette formule, la nuit de samedi à dimanche sur place est souvent imposée, le choix d’une classe économique peut se justifier car le voyageur disposera de deux jours sur place avant d’attaquer ses premiers rendez-vous. Mais attention, ce qui est valable dans l’univers commercial ne l’est pas forcément dans le monde de la maintenance de la technologie ou l’instantanéité est indispensable et la flexibilité importante. Autre point à vérifier, le calendrier des salons et manifestations où vous aurez à vous rendre. Achetez votre billet très tôt en prenant une assurance annulation. Dans bien des cas, elle ne servira pas. Pour l’achat d’un billet flexible en business, vérifier qu’il est modifiable et remboursable.

Beaucoup de compagnies aériennes constatent que la préparation d’un voyage d’affaires n’est pas forcément faite avec tout le soin qu’elle mérite. Faute de temps, de nombreux voyageurs vont au plus pressé en réservant rapidement leurs billets d’avion et leur hôtel. Une improvisation qui se paye concrètement lorsque l’on a fait le choix d’un billet flexible bien plus cher qu’un billet normal, non modifiable. D’autant que la flexibilité peut elle aussi largement s’anticiper. Elle est difficile à prévoir lorsque l’on évoque des rencontres commerciales qui peuvent nécessiter de revoir sur place une partie du projet. Mais là aussi, c’est un peu une idée reçue.

Lorsque l’on interroge les chambres de commerce à l’international, on se rend compte généralement que la durée du voyage est respectée dans 80 % des cas car l’interlocuteur sur place n’a pas forcément ni l’envie ni le temps de passer plusieurs jours avec son rendez-vous. Dans le cas de rencontres multiples, programmée sur quelques jours, on constate également que la flexibilité est loin d’être nécessaire. Seules les très grandes entreprises, ou les services techniques qui interviennent dans le monde entier, sont soumis aux aléas du retour est donc au besoin réel d’avoir un billet modifiable à tout moment.

En dehors des déplacements d'une journée, les plus fréquents, la durée moyenne du séjour pour un voyage d’affaires varie peu, entre trois et quatre jours, souvent placés au milieu de la semaine. Pour les jeunes voyageurs d’affaires, qui découvrent le plus souvent la destination, le fait de pouvoir rester un jour ou deux sur place est un atout majeur qui permet de mieux comprendre la culture du pays et sa structure économique.

Beaucoup de petites et moyennes entreprises proposent des départs anticipés, généralement le week-end, là où le prix du billet d’avion est le moins élevé. La différence est particulièrement sensible en classe économique, et même en premium. Elle est plus faible dans l’univers du voyage d’affaires. Enfin, la notion de vérification intelligente du déplacement est importante tant elle va déterminer le coût réel du billet d’avion. Il est parfois préférable de payer une nuit d’hôtel supplémentaire plutôt que de prendre le risque d’annuler un départ et de racheter un billet faute de l’avoir prévu flexible à l’origine.

Toutes les compagnies aériennes recherchent des contrats Corporate qui leur accorderaient une bonne part des déplacements organisés dans l’entreprise. N’oubliez jamais que 80 % des voyages d’affaires se font de point à point sur des destinations souvent identiques pendant au moins une ou deux années. Une vision qui peut assurer des volumes mais qui ne garantit pas le prix le plus bas. Si une entreprise du CAC 40 peut dicter sa loi aux compagnies, il n’en va pas de même pour les petites entreprises.

Certains transporteurs exigent même d’avoir une vision très précise de vos besoins aériens avant de formuler la moindre proposition. Refusez car ce sont des méthodes peu profitables aux clients. A contrario, travaillez avec la compagnie les points d’économies réalisables. Évoquez les services supplémentaires facturables (frais ancillaires) et optimisez les délais de réservation. Bref, sachez acheter l’aérien comme vous le feriez pour d’autres services dans l’entreprise.

N’oubliez jamais que le benchmark, le vrai, est difficile à réaliser et veillez à tenir un reporting sérieux et réaliste de vos dépenses aériennes. Il vous aidera à mieux acheter l’année d’après. Enfin, les vols avec escale au départ de province sont de formidables atouts pour discuter avec les compagnies étrangères qui travaillent en France (Emirates, Lufthansa, British…).

On explique souvent que la recherche sur internet est longue et que le temps passé à trouver le bon prix coûte plus cher que l’achat en ligne sur le site de la compagnie… Et bien c’est une idée fausse. Aujourd’hui, en entreprise, le temps de recherche moyen est inférieur à 8 minutes. Cette durée, révélée par Orbitz aux USA, permet de relativiser l’acquisition numérique d’un billet d’avion sur les comparateurs. Ajoutons à cela qu’il existe aux USA des sites spécialisées dans l’offre « business » à bas prix et vous comprendrez pourquoi le net n’est pas forcément le pire moyen d’organiser son voyage d’affaires.

Pierre Barre