Petite grille pour la lecture des budgets événementiels.


C'est la question piège, celle qui intéresse tous les acheteurs et qui concerne la préparation de ses budgets événementiels. A priori, c’est très simple. Voici deux cas de figure : L’événement sans et avec voyage.



Petite grille pour la lecture des budgets événementiels.
Le premier exemple sera sans voyage. Vous avez une soirée à organiser, une cérémonie, un lancement, une animation ou… La règle de l'organisation d'événement, c’est 1/3 pour le lieu, 1/3 pour le traiteur ou la restauration, 1/3 pour le reste (animations, outils de com, hôtesses, musique, technique…). Ce ratio appliqué et ramené au nombre de personnes vous permet de trouver une clé d’entrée pour définir votre budget et savoir à qui et ou lancer vos consultations.

Autre cas, le voyage est intégré dans le projet ((séminaire, convention, incentive) et doit être associé avec du transport et de l’hôtellerie. C’est la même règle mais répartie autrement : 1/3 aérien, 1/3 hôtellerie (chambres, salles, restauration…), 1/3 terrestre (activités, visites, privatisations, transferts, guides…).

Ce ratio, aussi basique qu’il soit, permet d’aller très vite dans le choix d’une destination sur un budget ramené à la personne. La bonne clé d’entrée, c’est l’aérien dont on connaît tous à peu près les budgets. Il est donc aisé d’orienter vers telle ou telle destination ou de refuser telle ou telle recherche. Ces ratios, permettent aussi et surtout de savoir instantanément (et même avant tout travail) si un budget par personne intégrant coût fixes et variables, est jouable ou pas pour telle ou telle destination ou telle ou telle type de soirée.

Évidemment les 1/3 proposés ne sont pas à prendre au calcul près, il s’agit ici d’ordres de grandeur.... Tester ces ratios et donnez nous votre avis.

C’est un vrai gain de temps, réaliste et pratique permettant de mieux définir son enveloppe, de mieux concevoir son brief ou de mieux argumenter en amont face à sa direction ou son client.





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