Pour aider vos voyageurs, les dix règles de base d’un voyage d’affaires réussi

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Si les pros du déplacement professionnel maîtrisent parfaitement les arcanes d’un voyage d’affaires réussi, il n’en est pas toujours de même pour les jeunes cadres qui découvrent les surprises du terrain. Au-delà du séjour, ce sont souvent de simples astuces qui facilitent le relationnel sur place. Facile à dire…

En première ligne de la relation d’une entreprise avec le terrain local, les chargés d’affaires des Ambassades de France à l’étranger regorgent d’anecdotes, généralement peu flatteuses pour les voyageurs. Tous le disent : « l’impréparation est la première cause d’un déplacement raté ». Les entreprises attendent un retour sur investissement, mais ne savent pas toujours anticiper correctement le déplacement et le voyageur lui-même part quelque fois à la bataille sans fusil ! Travail personnel ou à confier à son assistante ? Voici en tous cas quelques idées pour faire que votre voyage d’affaires ne vous laisse pas un goût d’échec.

S’informer, s’informer, s’informer sur la destination

Le doute est la première qualité d’un voyageur d’affaires lorsqu’il prépare son déplacement. Non pas qu’il doive douter des capacités de son entreprise ou de celles qu’il aura à déployer pour convaincre ses interlocuteurs, mais trop de voyageurs ont des idées toutes faites et des certitudes sur un pays qu’ils ne connaissent pas. Y compris sur la culture et la façon de travailler. L’exemple le plus flagrant, sur le long-courrier, ce sont les États-Unis. Chacun d’entre nous, à force de téléfilms, reste persuadé que leur approche professionnelle est assez comparable à la nôtre. Il n’en est rien et on s’en rend compte rapidement sur place, avec un niveau d’exigence des interlocuteurs qui va souvent au-delà de celui que l’on avait prévu.

Comment alors s’informer ? Incontestablement, c’est sur Internet que l’on va trouver les premières expériences qui résumeront assez bien la nature du pays dans lequel vous allez vous rendre. Demandez à votre assistante, ou prenez vous-même le temps, de lire quelques éléments essentiels sur l’économie et la culture du pays que vous allez visiter et recherchez en interne les expériences de vos collègues. Pensez à vérifier le dress-code et les usages de politesse en vigueur sur le lieu de votre voyage. Ne cherchez pas à ressembler à une gravure de mode française dans un pays où le classicisme reste de mise. N’hésitez pas à vous faire une fiche pratique sur la ville qui va vous accueillir. Montrez à vos interlocuteurs que vous avez pris soin d’étudier le pays, ses règles et ses coutumes, c’est une qualité qui est très appréciée à l’étranger.

Qui le fait : le voyageur, l’assistante et ceux qui connaissent déjà la destination.

Écrire un plan d’attaque, rédiger sa check list

Lorsque l’on se rend pour la première fois dans un pays, et que l’expérience du voyageur n’est pas forcément très forte, il n’est pas inutile de coucher sur le papier le plan d’attaque que l’on envisage pour son déplacement. D’autant qu’il sera facile ensuite de la mettre sur support numérique, une tablette par exemple.

Pour le sociologue Alain Joyet, il faut tout simplement écrire les grandes idées à développer pendant le voyage, de façon à les visualiser pendant l’ensemble du séjour et de mettre à côté les objectifs attendus. On peut ainsi organiser une rencontre avec un bureau économique de l’ambassade de France à l’étranger à la condition d’avoir préparé ses questions et que ces dernières collent parfaitement aux attentes réelles du voyage. Vous n’êtes ni un touriste, ni un rédacteur de guides spécialisés, mais un voyageur d’affaires dans la finalité reste le business ou la technologie.

Qui le fait : le voyageur lui-même

Prévoir des documents de travail

C’est le point noir le plus souvent relevé par les missions économiques des Ambassades de France. En accueillant les chefs d’entreprise ou commerciaux venus prospecter, elles découvrent trop souvent que l’impétrant n’a même pas la documentation nécessaire pour présenter son activité. Un document de travail, ce n’est pas une longue liste de savoir-faire précédée ou suivie d’adjectifs élogieux sur son projet. Dans la plupart des pays, on aime comprendre immédiatement ce que vous faites, ce que vous venez faire avec l’entreprise visitée et comment vous allez le faire. Évitez des mots comme leader, spécialiste reconnu, où l’usage abondant du terme qualité, laissez à votre interlocuteur le soin de se faire une idée sur ce que vous proposez, mais il faut au moins une documentation techniqu, de préférence dans la langue locale. Dans l’univers de l’industrie, avoir des échantillons, de matière ou de produits finis, est un réel plus.

Si vous n’avez pas le temps de faire imprimer un document propre, prévoyez une présentation powerpoint moderne, dans la langue de votre interlocuteur. Elle sera utile sur place et donne un côté moderne à l’ensemble. Pensez à la lui remettre sur clé USB.
Enfin si vous êtes présents pour un travail de maintenance technologique, ne cherchez jamais à comprendre les secrets de fabrication de l’entreprise et bornez-vous au seul travail qui vous a été confié. La confiance ne se décrète pas mais elle se gagne, visite après visite, et elle seule permettra à votre interlocuteur de juger de la réelle compétence de votre entreprise et de vous-même.

Qui le fait : l’assistante peut ébaucher, mais c’est au voyageur lui-même de vérifier et finaliser.

Prévoir les dépenses, regarder ses limites de CB et penser à la note de frais

Le niveau de vie de chaque pays est souvent différent de ce que vous imaginez. Une lapalissade ? Prenons l’exemple de ce chef d’entreprise de Lyon, parti avec une carte bleue classique au plafond limité. N’ayant pas pris soin de le débloquer, il lui a fallu faire appel au Consulat français pour se faire dépanner sur place. Certes, cette anecdote est ancienne et aujourd’hui, il existe de nombreux moyens pour faire parvenir de l’argent de France sur son lieu de voyage. Mais savez-vous comment ? Il est donc nécessaire de trouver cette information avant votre déplacement.

Il vous faudra également et tout naturellement regarder les limites de votre carte bancaire et vérifier qu’elle est utilisée dans le pays où vous vous rendez. Étudiez le coût moyen de la vie sur place, si vous devez inviter des gens au restaurant. Pensez à toujours prendre du liquide sur vous, de préférence des dollars, et veillez à les mettre dans un endroit sûr pendant votre déplacement. Sur les pays dits complexes, on conseille d’avoir en moyenne 500 $ sur soi pour plus de sécurité.

Qui le fait : Tout est fonction de l’entreprise, mais c’est bien au voyageur de conserver a minima ses justificatifs de dépenses, pour la note de frais.

Penser à ses contacts sur place

N’oubliez jamais que vous êtes français. C’est un défaut… Et une qualité. Les étrangers nous reprochent souvent une vision parfois orgueilleuse de notre savoir-faire. Une qualité, parce que la France est toujours rêvée quel que soit le lieu dans le monde. Il faut donc savoir doser avec équilibre le savoir-faire de notre nationalité. Pensez toujours à prendre quelques petits cadeaux, si minimes soient-ils, car ils feront toujours plaisir. Pas forcément à votre interlocuteur, mais à ses enfants ou son épouse.

Les parfums sont aujourd’hui un peu dépassés car on les trouve partout, en revanche une bouteille de vin – sauf en pays musulman ! – fait presque toujours plaisir. Le clin d’œil peut aussi faire sourire. Une trousse de beauté ornée d’une tour Eiffel, un porte-clé ou un magnet typique, ou un « goodies » de l’entreprise sont autant de petits cadeaux qui rappellent la France sans forcément avoir le sentiment d’acheter son interlocuteur.

Qui le fait : Tout est degré de votre familiarité avec votre interlocuteur.

Gérer ses rendez vous

Dites-vous bien que le quart d’heure parisien n’existe pas à l’étranger. La ponctualité est souvent considérée comme la première qualité attendue d’un fournisseur. C’est le cas en particulier en Chine, même si vos interlocuteurs - eux - vous feront attendre. Il faut donc au moment de la préparation intégrer le temps nécessaire pour se rendre de votre hôtel au lieu de rendez-vous en tenant compte souvent des problématiques de circulation.

On ne se déplace pas à Moscou ou à Pékin comme on le ferait à Vancouver. Dans des villes où la circulation en voiture est difficile, renseignez vous sur la sécurité et éventuellement étudiez le plan du métro avant de partir pour ne pas vous trouver piéger.

Qui le fait : L’assistante peut gérer le planning, mais vous laisserez vous totalement guider ?

Anticiper les temps morts

Quand il s’agit d’un aller retour dans la journée, pas de temps mort sur le déplacement professionnel. Mais si vous restez à destination quelques jours, il y a peut être des opportunités pour découvrir le site ou les habitants. Le Bluering a ses vertus que l’humain regrette rarement ! A voir, les carnets d’adresses de DeplacementsPros.com, pour des idées de visites incontournables à New York, Pékin ou Montréal. Ce serait trop dommage de ne pas monter au Corcovado si vous allez à Rio ou de ne pas voir la Rivière des perles si vous vous rendez à Shanghaï.

Qui le fait : Le voyageur, puisque ce sont ses propres loisirs qu’il prépare !

Gérer les éventuels soucis de santé

N’oubliez jamais que le nom commercial d’un médicament ne correspond pas forcément à la molécule qu’il contient. Notez les spécificités du ou des médicaments que vous utilisez à fin d’en disposer sur place en cas de besoin. Pour éviter ce type de désagrément, la constitution d’une check-list du voyageur, à placer dans la poche de son bagage, est un pense bête utile qui évite bien des désagréments.

Qui le fait : Une assistante ou le TM peuvent vous donner les numéros d’urgence à garder dans le portable, mais sont ils dans la confidence de vos médicaments persos ?

Poursuivre le voyage au retour

Contrairement à ce que l’on pense, le voyage ne s’arrête pas une fois l’avion posé sur un aéroport français. Un voyage est toujours fait d’engagements, de promesses non formelles mais qu’il faudra tenir pour garder l’image de sérieux que vous avez donné pendant tout le déplacement.

Mais il y a d’autres petits détails que l’on oublie souvent. Au cours d’un déplacement, il est fréquent de récupérer un grand nombre de cartes de visite des collaborateurs qui ont participé aux différentes réunions organisées par votre interlocuteur. Pensez à les remercier dans leur langue locale en utilisant ce que les spécialistes appellent le double langage à savoir : une version dans la langue de votre interlocuteur suivi en dessous de la version française. Même s’il ne la comprend pas, ce petit rappel lui permettra immédiatement de rattacher la visite au pays d’origine. Et dans tous les cas, sachez qu’en Asie et avec Google Trad, beaucoup cherchent à savoir si ce qui a été écrit en français correspond bien à ce qui a été dit dans la langue du pays.

Qui le fait : L’assistante peut s’en charger, mais une personnalisation n’est pas interdite

Partagez, échangez, restituez

Vous n’êtes pas et ne serez jamais le seul détenteur des informations récupérées lors d’un voyage professionnel. Pour maintenir une continuité du dossier, pensez à établir un compte rendu simplifié pour vos équipes. En fonction de la culture de votre entreprise, vous pouvez penser à en imprimer quelques exemplaires, vos informations seront ainsi plus souvent lues qu’un mail parfois négligé.
Au-delà, n’hésitez pas à enrichir le réseau social de l’entreprise de vos bons plans et conseils que ce soit à l’aéroport comme sur place. Pensez à communiquer vos éventuelles bonnes adresses à ceux qui se rendent au même endroit que vous.

Qui le fait : vous, et vous seul, qui êtes allé sur place.
Ah les cartes de visite !

C’est le point noir de la plupart des déplacements professionnels. Ne parlons pas de ceux qui partent sans cartes de visite et s’étonnent à l’arrivée de les avoir oubliées sur le bureau. Dans ce cas, foncez à la première imprimerie minute, ou sur les machines installées dans les aéroports, pour en fabriquer de nouvelles. Leur piètre qualité pourra se justifier auprès de votre interlocuteur mais il aura dans tous les cas une trace concrète de votre passage. N’oubliez pas qu’une adresse ne s’écrit pas et ne se lit pas de la même façon dans le monde. Utilisez le recto verso pour « localiser » votre carte. Dites-vous également que les fonctions varient fortement d’un pays à l’autre. Cherchez l’appellation locale pour établir votre carte.

Qui le fait : l'assistante ou le service "com" de l'entreprise sur vos recommandations et en fonction des informations souhaitées. Ne vous laissez pas imposer des modèles internationaux, souvent mal faits.