Mardi 29 Octobre 2013

Voyager avec son boss


Si le déplacement professionnel est une routine pour la plupart des voyageurs d'affaires, le sujet se complique parfois lorsque le patron s'invite dans l'agenda. Au delà de la représentation de son entreprise, le voyageur doit intégrer une dimension de sa propre image de marque au déplacement, dans un contexte très différent de celui du bureau.



Cecilia Lim - Fotolia.com
Cecilia Lim - Fotolia.com
Sortir de son cadre de référence habituel peut constituer un véritable challenge pour le voyageur d'affaires : il faut être spécialement vigilant aux faux-pas potentiels et ne pas laisser l’impact du dépaysement (autre contexte, autre tempo) brouiller les cartes. Pour réussir un déplacement professionnel à l’étranger avec son boss, il s'agit d'agir pour ne pas se laisser déstabiliser et au contraire, anticiper les situations !

iStock Mark Stout
iStock Mark Stout

La préparation, une étape à soigner

Pas de place à l'improvisation, voici la check-list de 4 domaines clés à passer en revue impérativement avant le départ :

• Le contexte organisationnel & professionnel du déplacement :

=> Clarifier au préalable avec qui de droit les objectifs et les enjeux du déplacement pour l’entreprise (Contrat ? New business ? …)
=> Etre parfaitement au clair sur les implications et les enjeux de ce déplacement pour soi-même, vu du côté de l'entreprise comme de son propre point de vue (Mise à l’épreuve ? Promotion potentielle ? …)

• Se préparer soi-même :

Elle peut sembler laborieuse, mais une petite liste des choses à faire ou à emporter permet d'éviter de laisser la place au hasard, toujours risqué.
A cocher:

=> Les dossiers à emporter
=> L'équipement informatique et les accessoires (chargeur, adaptateur, câbles de raccordement, …)
=> Un éventuel guide de voyage voire une méthode de langue ou un petit lexique si nécessaire

• S'adapter à son boss :

Si l’on n’a jamais voyagé avec lui, essayer de se renseigner au préalable sur ses habitudes et ses goûts en voyage, notamment :

=> Est-ce qu’il travaille dans l’avion ou est-ce qu’il utilise ce temps pour se reposer ?
=> Est-ce qu’il a tendance à se reposer sur ses collaborateurs en déplacement ou est-ce qu’il aime garder le leadership en toutes circonstances ?
=> Est-ce qu’il est du genre à sortir le soir ou est-ce qu’il est plutôt room service à l’hôtel ? Quels sont ses goûts en matière de restaurants ? de détente ?

• Anticiper la destination

Baliser le terrain au préalable en récupérant ou en préparant le programme détaillé du déplacement avec le timing précis des rendez-vous, une localisation des lieux (réunions, hôtels, restaurants, visites, …), une liste des interlocuteurs sur place (noms / fonctions / langues) et, last but not least, une bonne idée du dress code. Cela peut sembler accessoire, mais pas question d'une visite en brousse en costume 3 pièces, et les dames redouteront les visite de chantier en talons hauts !
Dans les préoccupations de même nature, avoir une idée de la météo à destination n'est pas totalement accessoire. Il faut également avoir en tête les infos pratiques de base pour les voyageurs d’affaires (comment aller de l’aéroport à l’hôtel ? Où trouver des taxis ? Quelle est la monnaie et comment peut-on changer de l’argent ? Quels sont les rudiments indispensables de la langue locale ? etc.).
Vérifier la « business étiquette », c’est-à-dire les usages locaux (verbaux et non verbaux) en matière de relations d’affaires. Pour anticiper les besoins du boss et en fonction du timing, il n'est peut être pas inutile d'avoir avec soi une liste des choses à faire et à voir absolument : les Musées incontournables, les restaus branchés, les magasins emblématiques,...

Voyager avec son boss

Pendant le voyage, fiabilité et implication !

L'enjeu est de taille, il faut se donner les moyens d’être au top professionnellement afin de faire sentir à son boss qu’il peut s’appuyer sur vous (être toujours à l’heure aux rendez-vous, avoir les bons dossiers avec soi, débriefer rapidement et efficacement les rendez-vous, modifier les présentations à la dernière minute si besoin, …). Et en dehors des sentiers purement professionnels, être imbattable sur l’organisation sur place : baliser le terrain, rassurer son boss, le guider si nécessaire et lui faire gagner du temps.

Il est le boss, vous êtes, en quelque sorte, son obligé. Comme un hôte, vous devez être « toujours partant » : se caler sur le rythme imprimé par son boss et par exemple, ne pas aller se coucher s’il propose d’aller boire un verre. Et être d’humeur égale tout au long du déplacement ! Il n'y a rien de pire qu’un compagnon de voyage cyclothymique....

Côté relations humaines aussi, le voyage est l'occasion d'une intimité rare. Faut il la jouer copain-copain ou simple compagnon de voyage ? Pour notre coach Bernadette Py, il faut " Laisser son boss donner le ton si cela correspond à sa personnalité, mais être force de proposition si l’on sent que c’est pertinent et surtout savoir capter les signaux que le boss vous envoie, aussi bien verbaux (confidences, …) que non verbaux (bâillements, sourires, …)". En un mot, être réactif et s’adapter rapidement aux impondérables et aux imprévus de dernière minute, mais aussi adapter son registre de communication à celui de son boss : l’écouter s’il se laisse aller à faire des confidences ou s’il adopte un ton plus personnel "mais surtout, éviter l’excès de confiance ou d’empathie qu'il pourrait ou que vous pourriez regretter au retour".

Annie Fave

Article réalisé en collaboration avec Bernadette Py , coach & consultant en communication Tél.: 06.60.75.51.89

Les 5 faux-pas à éviter

1) Perdre de vue l’objectif du déplacement
2) Baisser sa garde
3) Faire des confidences inappropriées
4) Faire preuve d’excès (alcool, shopping)
5) Accepter de se laisser entraîner dans quoi que ce soit qui puisse vous être reproché par la suite

A retenir

Même si le déplacement s’est très bien passé et que vous avez l’impression de vous être rapproché de votre boss à cette occasion, il est néanmoins essentiel de se rappeler que :
=> Business is Business : Nous sommes dans un cadre professionnel et non personnel
=> La vraie vie est au bureau : le contexte des déplacements d’affaires à l’étranger est souvent trompeur. Le changement d’environnement fait que l’on perd facilement son cadre de référence habituel. Attention : la vraie vie recommence lorsque l’on rentre au bureau !

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1.Posté par Serge Polowski le 12/09/2011 09:45
J'aime bien cet article car il repose les bases du voyage à deux surtout avec un supérieur hiérarchique. C'est un exercice difficile qu'il faut préparer un peu à l'avance surtout si le supérieur est "difficile" à manier. Perso, je fais du coaching (officieux) des jeunes cadres pour leur expliquer les risques. Si vous avez d'autres idées ou expériences, je suis preneur
Serge





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