Deplacements Pros, le quotidien du business travel, du voyage d'affaires et des déplacements professionnels



Mardi 27 Avril 2010

Voyageurs bloqués : les notes de frais seront-elles remboursées ?



Les perturbations aériennes ont généré, pour les voyageurs d’affaires bloqués à l’étranger, de nombreux frais supplémentaires à avancer de leur poche. La question du remboursement de ces notes de frais pose un réel problème, puisqu’il dépend de politique voyages de l’entreprise et des choix faits par les voyageurs. Cette crise met en évidence la nécessité pour les entreprises d’instaurer des règles précises sur le remboursement de ces dépenses, notamment dans des situations exceptionnelles.



Voyageurs bloqués : les notes de frais seront-elles remboursées ?
Le nuage de cendres dégagé par le volcan islandais a eu les conséquences que l’on connaît pour les compagnies aériennes, les vacanciers et les voyageurs d’affaires dans le monde entier. Alors que la situation s’est débloquée, les entreprises savent qu’elles devront faire face aux conséquences financières de cette crise au cours des prochaines semaines. Selon une étude réalisée par la fondation américaine National Business Travel Association, ce nuage de cendres volcaniques aurait eu un impact négatif sur les voyages d’affaires dans 80% des entreprises. De surcroît, cette catastrophe naturelle aurait coûté près de 200 000 $ à chaque entreprise concernée – si l’on en croit la même source. La fermeture de l'espace aérien européen a également forcé l'annulation de nombreux voyages d'affaires et de réunions avant qu’elles ne débutent. Les entreprises affiliées à la NBTA (National Business Travel Association) auraient annulé près de 5 600 réunions d'affaires prévues et plus de 165 000 voyages au total qui n'ont pu avoir lieu. D’après le sondage de la NBTA , sur les quelques 2 000 entreprises représentées dans l'enquête, les données indiquent que plus de 310 000 voyageurs auraient connu des perturbations, coûtant aux entreprises plus de 367 millions $ de pertes collectives.

Autre problème pour les entreprises : les notes de frais. Nombre d’entreprises ont eu des collaborateurs bloqués aux quatre coins du monde, ce qui s’est traduit par des coûts supplémentaires d’hébergement, de repas, de transport et même de loisirs. Chaque nouvelle journée sans reprise des vols a accru inexorablement les coûts pour les entreprises. Concur, spécialiste des services à la demande de gestion des notes de frais, estime que les coûts supplémentaires par jour et par collaborateur bloqué atteindront des records pour les entreprises les plus touchées par le problème. Cette crise met en évidence les problématiques liées à la gestion des notes de frais. «C’est dans ce genre de situation, qu’on réalise combien les entreprises doivent prévoir les situations exceptionnelles dans leurs politiques de frais de déplacement. Les entreprises doivent avoir une politique de dépenses claire, juste et explicite dans des situations exceptionnelles comme celle-ci», explique Pierre-Emmanuel Tetaz, Senior Regional Director de Concur France.