Bousculés par des budgets sans cesse en baisse, pressés par des directeurs financiers exigeants et soumis à la culture des résultats immédiats… les voyageurs d'affaires devront revoir leur façon de se déplacer. Que ce soit en matière de sécurité, d'attente dans les aéroports ou pour le choix de leur hôtel, les nouveaux outils marketing qui se profilent devraient changer nos habitudes. Bien sûr, un voyage d'affaires n'est pas là l'image de ses vacances personnelles. L'efficacité doit être au rendez-vous même si l'on a tendance à oublier que la fatigue est mauvaise conseillère. Arriver à aménager son temps pour conserver quelques périodes de repos est une qualité indispensable pour qui doit engager des négociations ou des réunions importantes. La fatigue est la première responsable des faiblesses que l’on pourrait rencontrer avec un client.
Petit tour d'horizon de nos meilleures résolutions pour 2010.
Voyager moins
Faut-il le rappeler, mais « voyageur d'affaires » n'est pas un métier, c'est la conséquence d'une activité professionnelle. Avec tout ce qui s'ensuit. Aujourd’hui, le développement des voyages sur une journée (départ très tôt le matin retour très tard le soir) conduit les voyageurs à limiter leurs déplacements pour éviter la fatigue. La solution ? La visioconférence. Encore faut-il arriver à persuader son patron du bien-fondé de ce choix. Aujourd'hui disponible sur un PC comme sur un portable, en haute définition, et pour des tarifs inférieurs à 150 € par poste (voir gratuit pour la HD de Skype), elle permet de limiter sensiblement le nombre de déplacements à l'étranger. Selon l'étude anglaise du Boston Group, lorsqu'elle est raisonnablement bien gérée, la visioconférence permet de diviser par deux les rencontres avec un client ou un interlocuteur régulier.
Voyager léger
Inutile de rappeler que les mesures de sécurités qui se mettent en place dans les aéroports vont forcément pénaliser le temps d'attente et d'embarquement. Aussi, inutile de se charger pour un voyage de courte durée car vous aurez à justifier ce que contient votre valise ou votre mallette à chacun de vos passages aux portiques de sécurité. Il est donc naturel de privilégier des chaussures qui se retirent rapidement, idem pour les ceintures qui, si elles ne sonnent pas, se devront d'être masquées sur un pull pour éviter un déshabillage systématique. Parmi les nouveaux réflexes à prendre, il vous faudra également mieux répartir ce que contiennent vos poches. Placez dans le manteau tout ce qui est susceptible de sonner à la sécurité. Évitez les chaînes de cou, les montres en acier, voire les stylos aux corps métalliques (vive le plastique). Des gestes simples mais qui selon la TSA (Transportation Security Agency) permettent de gagner de précieuses secondes.
Regrouper ses voyages
Optimiser est devenue le maître mot des déplacements professionnels. Plutôt que de concentrer son déplacement sur une journée, il est préférable de regrouper ses déplacements avec plusieurs rendez-vous sur deux ou trois jours. Les spécialistes de la santé sont formels, même si l’exercice vire au marathon il est moins épuisant qu’un voyage sur une journée. Le fait de dormir à l’hôtel, de prendre du temps pour se relaxer sans la pression du transfert ou des horaires est un facteur fort en matière d’efficacité professionnelle. Dans son étude annuelle sur les déplacements professionnels, American Express Voyage d’Affaires souligne l’importance, pour 64 % des voyageurs, « de ne pas se sentir pressé par un timing peu productif ».
Bien gérer ses outils de travail
N’utiliser qu'un seul chargeur pour son téléphone et son lecteur MP3, posséder une batterie universelle dotée d'une connectique électrique large, préférer un catalogue électronique sur son portable à une documentation papier, utiliser un sac à dos, élégant et souple, pour ranger son portable si l’on doit circuler en ville… Voilà les règles de base pour se simplifier la vie en voyage. Parmi les nouveaux outils technologiques, notons l'arrivée de dictaphones que l'on peut connecter à un ordinateur et qui, par le biais d'un logiciel de reconnaissance vocale, va retranscrire les notes que vous aurez dictées. Avec un taux de reconnaissance qualitative supérieur à 90 %, le gain de temps est impressionnant.
Autre exemple, la gestion de son téléphone portable comme un mini bureau ambulant. En utilisant intelligemment les fonctions de stockage de documents, les outils GPS ou la messagerie, les spécialistes du Gartner Group pensent que l'on peut gagner entre 5 et 10 % de son temps de travail quotidien. Enfin, même si le coût peut apparaître important, l’abonnement à une carte d'accès aux salons publics dans les aéroports peut se révéler utile pour le travail comme les périodes de repos.
Autre exemple, la gestion de son téléphone portable comme un mini bureau ambulant. En utilisant intelligemment les fonctions de stockage de documents, les outils GPS ou la messagerie, les spécialistes du Gartner Group pensent que l'on peut gagner entre 5 et 10 % de son temps de travail quotidien. Enfin, même si le coût peut apparaître important, l’abonnement à une carte d'accès aux salons publics dans les aéroports peut se révéler utile pour le travail comme les périodes de repos.
Savoir profiter de l’hôtel
Face à la crise, les hôteliers ont très vite compris l'intérêt d'offrir des services complémentaires aux voyageurs d'affaires. Pour les déplacements répétitifs, ils n'hésitent pas à conserver pour leurs clients un costume, une paire de chaussures voire des éléments plus personnels. Autre grande nouveauté, des business Center dans les hôtels, la possibilité d'utiliser des PC sécurisés pour accéder aux dossiers stockés sur son PC au bureau. Les logiciels, en ligne, permettent de travailler sans se soucier de la confidentialité des données. Tout est crypté et protégé. Ces nouveaux réseaux, sécurisés et implémentés sur le net, évitent d'avoir à prendre avec soi une documentation trop importante où il manquera toujours quelque chose.
Utiliser au mieux les transferts entre l'aéroport et l'hôtel, programmé intelligemment vos petits déjeuners, profiter de la salle de sports ou de la piscine, gérée avec le concierge les itinéraires de vos rendez-vous du lendemain voilà une organisation et une utilisation de l'hôtel favorable à la concentration du voyageur d'affaires. D'autres services, plus personnel, comme la location de smoking, d'une voiture ou d'une limousine sont assurés par les concierges qui, en règle générale, proposent désormais aux hommes d'affaires de préparer avec eux leur voyage avant leur arrivée sur les lieux. Enfin, lorsque cela est possible, profitez des services du restaurant de l'hôtel pour inviter vos clients. Moins vous bougerez, plus vous serez efficace..
Utiliser au mieux les transferts entre l'aéroport et l'hôtel, programmé intelligemment vos petits déjeuners, profiter de la salle de sports ou de la piscine, gérée avec le concierge les itinéraires de vos rendez-vous du lendemain voilà une organisation et une utilisation de l'hôtel favorable à la concentration du voyageur d'affaires. D'autres services, plus personnel, comme la location de smoking, d'une voiture ou d'une limousine sont assurés par les concierges qui, en règle générale, proposent désormais aux hommes d'affaires de préparer avec eux leur voyage avant leur arrivée sur les lieux. Enfin, lorsque cela est possible, profitez des services du restaurant de l'hôtel pour inviter vos clients. Moins vous bougerez, plus vous serez efficace..
