Après une année d’incertitudes, le rapport 2021 Global Meetings and Events Forecast d’American Express Meeting & Events, une division d’American Express Global Business Travel (GBT), révèle que les entreprises ont rapidement su adapter leurs programmes de réunions et d’événements, afin de maintenir le contact avec les clients, les prospects et les employés.
Malgré un délai d’apprentissage très court, les organisateurs de réunions ont mis en œuvre de nouveaux protocoles de sécurité et ont accéléré l’utilisation des technologies existantes dans des formats virtuels, hybrides et en présentiel. Les plateformes de conférence en ligne ont démontré à la fois leurs avantages et leurs limites auprès des organisateurs, qui ont cherché des stratégies mobilisation pour lutter contre la lassitude engendrée par les réunions virtuelles. Mais tout cela a un coût : l’étude a démontré que 35 % des événements virtuels et hybrides nécessiteraient les services d’une agence capable de gérer une gamme complète de services Avec la reprise des déplacements qui devraient varier selon les régions en 2021, les réunions hybrides seront un tremplin pour les réunions en présentiel.
« L’importance que les entreprises dans le monde entier continuent d’accorder aux réunions et aux événements est flagrante du fait de la rapidité avec laquelle elles sont passées du format présentiel au format virtuel. Pour mon équipe et moi-même c’était incroyable de voir la passion et l’innovation mises en œuvre pour permettre aux gens de se rencontrer grâce au recours accru des technologies existantes« , déclare Gerardo Tejado, Senior Vice Président et General Manager d’American Express Meetings and Events. « L’enseignement clé de notre rapport est clair : les réunions doivent avoir lieu. Il y a une volonté de revenir aux réunions en présentiel dès qu’il sera possible de le faire en toute sécurité, et les réunions hybrides en seront le catalyseur », conclu Gerardo Tejado.
À l’horizon 2021, les organisateurs doivent concilier la demande accumulée d’événements en présentiel avec les restrictions sanitaires et les fluctuations budgétaires. Les tarifs des vols et hôtels étant encore en perpétuelle évolution, les réservations à l’avance suscitent encore des hésitations. Afin de lutter contre cette incertitude, les fournisseurs adoptent des politiques d’annulation ou de modification plus souples, souvent sans frais. Partout dans le monde, les organisateurs s’attendent à ce que les réunions simples et de petite taille, se déroulant localement ou dans leur région, reprennent plus rapidement que les autres types de réunions (21 % au niveau mondial), suivies par les réunions internes (18 %).
ASIE PACIFIQUE : SUR LA VOIE DE LA REPRISE
Un sentiment d’optimisme règne pour la fin 2020, puisque 16 % des personnes interrogées disent avoir déjà repris les réunions en présentiel et que près de la moitié, soit 47 %, s’attendent à reprendre au moins quelques réunions et événements en présentiel d’ici la fin de l’année. Dans l’ensemble, 60 % de sondés ont indiqué qu’ils avaient réservé ou conclu des contrats pour des événements en présentiel pour 2020.
Les personnes interrogées en Chine et à Hong Kong s’attendent à une augmentation générale de tous les types de réunions. Quatre organisateurs de réunions et d’événements sur dix en Asie-Pacifique, soit 43 %, s’attendent à une augmentation de réunions clients, et près de la moitié, soit 49 %, prévoient une augmentation des réunions internes en 2021.
AMÉRIQUE DU NORD : ADOPTER LES FORMATS HYBRIDES
Près d’un quart (23,6 %) de répondants en Amérique du Nord ont estimé que leurs événements en 2021 incluront un volet virtuel et seront des événements locaux d’envergure moindre, comprenant moins de 25 participants, et qui ne nécessiteront ni transport aérien ni chambre d’hôtel. Ils prévoient également que 45 % de leurs réunions virtuelles/hybrides seront des conférences en ligne et que 27 % de toutes les réunions virtuelles/hybrides utiliseront une application mobile.
En 2021, le principal type de réunion en Amérique du Nord devrait être des petites réunions simples pour les États-Unis et des réunions d’équipe/formations internes pour le Canada. Au niveau régional, les personnes interrogées s’attendent à une diminution de la plupart des réunions, tous types confondus ; cependant, 36 % pensent que le nombre de réunions de hauts dirigeants ou de conseils d’administration reste stable.
EUROPE : TROUVER UN TERRAIN D’ENTENTE
Les répondants s’attendent à ce que les événements en présentiel représentent environ la moitié de leur programmation pour 2021. Ils prédisent une augmentation des événements hybrides en 2021 et une diminution des événements 100% virtuels en conséquence du retour des événements en présentiel. Malgré ces baisses et ces incertitudes, la plupart des personnes interrogées situent leur niveau d’optimisme concernant la santé du secteur des réunions et événements en 2021 comme étant partagé – sur une échelle de 1 à 10, 12 % sont très optimistes (8 à 10), 72 % se situent au milieu (4 à 7) et seulement 15 % sont très pessimiste (1 à 3).
AMÉRIQUE CENTRALE ET LATINE : OPTIMISME ET OPPORTUNITÉS
Les personnes interrogées en Amérique centrale et du Sud font preuve d’un grand optimisme – le plus élevé parmi toutes les régions – concernant la santé du secteur des réunions et des événements en 2021. Plus de trois quarts des organisateurs, soit 76 %, qualifient d' »excellentes » les perspectives de carrière qui s’offrent à eux en tant que professionnels des réunions et événements. En ce qui concerne les budgets, 41 % des sondés prévoient une augmentation des dépenses en matière de réunions au sein de leur organisation pour 2021, c’est le taux le plus élevé de toutes les régions interrogées.
Ces prévisions pour 2021 sont basées sur une enquête menée auprès de plus de 560 professionnels du secteur des réunions et événements et sur des entretiens avec 16 experts du secteur. L’enquête et les entretiens ont eu lieu durant les mois d’août et de septembre 2020. Les personnes interrogées représentent des entreprises, des associations, des acheteurs et des fournisseurs sur les cinq continents et issus de 37 pays. Le résultat est statistiquement et globalement représentatif de ce à quoi il faut s’attendre dans le secteur des réunions et événements en 2021.
