Qui, mieux qu’un fournisseur de système de téléconférence, pouvait résumer les règles de base pour réussir une vidéoconférence ? C’est le travail qu’a souhaité faire LifeSize, une division de Logitech spécialisée dans les outils vidéos, qui a analysé le comportement des utilisateurs pour en sortir une synthèse des bonnes pratiques.
En 2015, le nombre d'utilisateurs de la vidéoconférence devrait atteindre 380 millions contre 63 millions en 2010, selon une étude d'In-Stat publiée en novembre dernier. La vidéoconférence est devenue un outil de plus en plus utilisé par les entreprises pour faciliter les échanges à l’international et réduire les frais de déplacement. Mais attention, plus la distance est là plus les détails comptent. Etre filmé ne s’improvise pas et la concentration est même essentielle pour éviter les tics, les tenues inadaptées ou plus simplement pour oublier les règles de base de la politesse. Il est donc préférable de garder en mémoire quelques bonnes pratiques à respecter lors d’une vidéoconférence.
Se transformer en présentateur de journal télévisé
Être devant une caméra est un mélange de décontraction mesurée et d’une tenue impeccable. Il est généralement recommandé de se tenir droit, de sourire et d’agir avec prestance. Sachez à quelle distance vous vous trouvez du microphone. Parlez clairement et distinctement afin d'éviter le son étouffé qui se produit lorsque l'on se sert d'un microphone. N'oubliez pas qu'un mouvement rapide excessif à de faibles vitesses de transmission (128k) sur certains systèmes risque de nuire à la qualité de l'image et d'être perturbateur. Soyez conscient des délais de transmission (jusqu'à environ une seconde) et faites des pauses pour que les autres participants puissent émettre des commentaires ou poser des questions.
Tenue correcte exigée
Les rayures sont à proscrire dans la tenue : elles peuvent donner le tournis à vos interlocuteurs en créant un effet d’optique dérangeant. N’oubliez pas que vos choix vestimentaires peuvent être déterminants lors d’un premier contact. Même si vos interlocuteurs ne sont pas physiquement face à vous, il ne faut pas négliger votre allure générale. Même si cela semble évident, les bruits de ventre ne constituent pas un fond sonore idéal pour parler de sujets sérieux. Et il est désagréable d’observer son interlocuteur en train de manger ou boire. Les chewing-gums sont à proscrire. Rien de pire que d’assister à un spectacle de ruminants pendant une vidéoconférence.
Rester attentif
Lors d’une vidéoconférence, évitez d'avoir des conversations hors sujet qui risqueraient d'exclure certains participants ou qui pourraient être dérangeantes pour les autres. Comme pour un face-à-face, le déroulé d’une présentation doit être organisé. Il est indispensable de rester attentif au cours des sessions. Des bâillements sont démoralisants pour vos interlocuteurs et... peuvent également créer une vague collective de bâillements. Il vaut mieux assurer pendant les quelques minutes de prise de parole, en préparant les points dont on veut parler. L’improvisation est une possibilité mais elle n’est pas donnée à tout le monde. Il est préférable de vérifier au préalable ses qualités d’improvisation. A la différence des conférences téléphoniques, tous vos gestes sont visibles, par conséquent la lecture des emails ou la consultation d’autres documents sont exclues.
Maitriser la fonction « mute »
Une vidéoconférence en entreprise n’est pas le moment opportun pour partager les petites histoires de ses collègues avec ses interlocuteurs : vérifier que l’on vous entend quand vous souhaitez être entendus. Il est préférable de remettre le son lorsque l’on souhaite parler et éviter de crier dans son micro en vain. En plus d’être ridicule, vous risqueriez d’y perdre votre voix. Enfin, évitez de remuer des feuilles de papier ou de bouger des objets près du micro.
Préparer la vidéoconférence en amont et apprendre à la dynamiser
Il est préférable d’arriver sur les lieux 5 à 10 minutes à l'avance afin de se familiariser en amont avec la technologie. Il est d’ailleurs conseillé d’effectuer un premier test avec vos collègues par exemple, qui pourront vous indiquer ce qui ne va pas. Commencez par une présentation des participants qui se joignent à la vidéo conférence pour faciliter le déroulement de la discussion. Dans la mesure du possible, il faut pouvoir préparer sa session de vidéoconférence comme toute autre réunion en face à face. Lors de la session de réunion, posez vos questions aux personnes elles-mêmes et adressez vos commentaires aux participants, par leur nom et leur fonction. Enfin, lorsque vous intervenez, regardez la caméra et non l’écran de votre ordinateur, ainsi vous pourrez mieux fixer l’attention des autres participants.Contrairement à une conférence téléphonique classique, les systèmes de vidéo collaboration offrent à leurs utilisateurs une discussion plus dynamique, notamment au travers l’affichage de documents de travail. Ne négligez pas cet avantage certain et n’hésitez pas à vous appuyer sur cet affichage interactif.
