Face aux évolutions du marché du voyage d'affaires, la Fondation NBTA, Egencia et les consultants de TRW Travel and Expense Management, LLC, se sont associés pour réaliser une étude en deux volets, visant à expliquer comment les sociétés optimisent leurs déplacements grâce à la mise en place d'une politique voyages. Une étude intéressante qui révèle bien des disparités selon les continents.
Cette étude sur les politiques voyages en Europe est basée sur un questionnaire envoyé à 2856 personnes (1600 contacts NBTA / 1256 contacts Egencia) invitées à participer à cette étude par courrier électronique. Au total, ce sont 383 personnes, issues de plus de 20 pays européens, qui ont répondu à cette enquête, soit un taux de réponse de 13,4%. On en retire principalement pour l'Europe que :
• Dans le contexte actuel de crise, les entreprises européennes ont revu et mis à jour régulièrement leurs politiques voyages en réponse aux changements économiques.
• 87% ont récemment revu ou sont en train de revoir leur politique voyages.
• Parmi les entreprises ayant révisé leur politique voyages pendant la crise économique, 70% ont restreint l’accès à la classe affaires.
• En Europe, la politique voyages est perçue comme soit informative, soit obligatoire. Les voyageurs non-respectueux de la politique font le plus souvent l’objet de réprimandes verbales uniquement.
• 90% des sociétés ont une politique voyages.
• Bien que la politique voyages soit moins respectée que les autres politiques de l’entreprise, 51 % des entreprises européennes l’assimilent à des règles obligatoires, à la différence de simples lignes directrices.
• 20% des entreprises interrogées déclarent que le non-respect de la politique voyages dans leur entreprise n’entraîne pas de sanctions.
• 64% indiquent que le non-respect de la politique voyages n’entraîne qu’un rappel à l’ordre verbal.
• Seulement 14 % des entreprises indiquent que les voyageurs hors politique peuvent ne pas être remboursés pour tout ou partie de leurs dépenses.
• Seulement 2 % des entreprises sanctionnent sévèrement les voyageurs, allant même jusqu’au licenciement.
• Dans le contexte actuel de crise, les entreprises européennes ont revu et mis à jour régulièrement leurs politiques voyages en réponse aux changements économiques.
• 87% ont récemment revu ou sont en train de revoir leur politique voyages.
• Parmi les entreprises ayant révisé leur politique voyages pendant la crise économique, 70% ont restreint l’accès à la classe affaires.
• En Europe, la politique voyages est perçue comme soit informative, soit obligatoire. Les voyageurs non-respectueux de la politique font le plus souvent l’objet de réprimandes verbales uniquement.
• 90% des sociétés ont une politique voyages.
• Bien que la politique voyages soit moins respectée que les autres politiques de l’entreprise, 51 % des entreprises européennes l’assimilent à des règles obligatoires, à la différence de simples lignes directrices.
• 20% des entreprises interrogées déclarent que le non-respect de la politique voyages dans leur entreprise n’entraîne pas de sanctions.
• 64% indiquent que le non-respect de la politique voyages n’entraîne qu’un rappel à l’ordre verbal.
• Seulement 14 % des entreprises indiquent que les voyageurs hors politique peuvent ne pas être remboursés pour tout ou partie de leurs dépenses.
• Seulement 2 % des entreprises sanctionnent sévèrement les voyageurs, allant même jusqu’au licenciement.
Le poids des agences et du SBT
On apprend également dans cette étude que :
• Les entreprises européennes ont intégré la logique de consolidation des agences de voyage comme élément de base de ce secteur.
• 70% exigent que tous les déplacements soient réservés via une seule agence de voyage référencée.
• 17% exigent que les déplacements soient réservés via une des agences de voyages référencées.
• Les SBT sont bien intégrés dans les programmes de déplacements professionnels.
• 61% exigent que tout ou partie des voyages soient réservés en ligne
• Néanmoins, 24% des sociétés interrogées n’ont pas mis en place de SBT
De manière générale, les entreprises européennes paient directement (sur factures ou via cartes logées) les billets d’avion. Les dépenses autres qu’aériennes, elles, sont payées grâce aux cartes corporate ou personnelles des collaborateurs. 69% des entreprises interrogées paient les billets d’avion par cartes logées et 26% reçoivent directement les factures adressées par leur agence de voyages.
• Les entreprises européennes ont intégré la logique de consolidation des agences de voyage comme élément de base de ce secteur.
• 70% exigent que tous les déplacements soient réservés via une seule agence de voyage référencée.
• 17% exigent que les déplacements soient réservés via une des agences de voyages référencées.
• Les SBT sont bien intégrés dans les programmes de déplacements professionnels.
• 61% exigent que tout ou partie des voyages soient réservés en ligne
• Néanmoins, 24% des sociétés interrogées n’ont pas mis en place de SBT
De manière générale, les entreprises européennes paient directement (sur factures ou via cartes logées) les billets d’avion. Les dépenses autres qu’aériennes, elles, sont payées grâce aux cartes corporate ou personnelles des collaborateurs. 69% des entreprises interrogées paient les billets d’avion par cartes logées et 26% reçoivent directement les factures adressées par leur agence de voyages.
Un aérien maîtrisé
Les entreprises européennes optent pour une politique mixte quand il s’agit de la classe de service ; certaines d’entre elles permettent la réservation en classe affaires, notamment pour les vols long-courriers, ayant pour destination l’Asie, l’Amérique du Sud, le Moyen-Orient ou l’Amérique du Nord. La mise en place d’une politique de fournisseurs privilégiés pour l’aérien et l’hôtel commence à avoir un effet de levier d’économie avantageux, qui se fait sentir notamment dans les entreprises les plus grandes.
• Seulement 8% des entreprises autorisent la réservation en First Class, en avion, dans leur politique voyage.
• En revanche, 54% autorisent la réservation en classe affaires.
• Seulement 6% autorisent la réservation en classe affaires pour des vols au sein de l’Europe.
• Environ 51% des entreprises dépensant 10 M€ ou plus autorisent la réservation en classe affaires sur certains trajets.
• Concernant le train, environ 41% autorisent la réservation en 1re classe.
• 69% exigent la réservation en 2nde classe.
• 52% des entreprises interrogées exigent que les voyageurs réservent des billets non remboursables s’ils sont proposés.
• Moins de la moitié des entreprises européennes ayant répondu intègrent d’autres éléments de la politique voyage pour définir la notion de tarif recommandé.
• En moyenne, 43% exigent que leurs collaborateurs acceptent de voyager sur un vol décollant dans un laps de temps proche de leur heure de départ souhaitée (créneau de départ). Une flexibilité horaire de 2 heures est généralement demandée.
• Parmi les 20% exigeant que leurs collaborateurs optent pour un vol avec escale, quand cela est disponible :
• 21% ne le demandent que si le temps de vol supplémentaire ne dépasse pas les deux heures.
• 28% ne le demandent que si l’escale permet d’économiser au moins 100 €.
• Cependant, 20% l’exigent si l’escale réduit le prix du billet, quel qu’en soit le montant.
• Les aéroports alternatifs (comme à Londres où il y en a plusieurs) ne sont pas un levier d’économie majeur. Cela est principalement dû au nombre de destinations limitées depuis ces aéroports. Seulement 17 % des entreprises indiquent l’utilisation d’aéroports alternatifs dans leur politique.
• Seulement 8% des entreprises autorisent la réservation en First Class, en avion, dans leur politique voyage.
• En revanche, 54% autorisent la réservation en classe affaires.
• Seulement 6% autorisent la réservation en classe affaires pour des vols au sein de l’Europe.
• Environ 51% des entreprises dépensant 10 M€ ou plus autorisent la réservation en classe affaires sur certains trajets.
• Concernant le train, environ 41% autorisent la réservation en 1re classe.
• 69% exigent la réservation en 2nde classe.
• 52% des entreprises interrogées exigent que les voyageurs réservent des billets non remboursables s’ils sont proposés.
• Moins de la moitié des entreprises européennes ayant répondu intègrent d’autres éléments de la politique voyage pour définir la notion de tarif recommandé.
• En moyenne, 43% exigent que leurs collaborateurs acceptent de voyager sur un vol décollant dans un laps de temps proche de leur heure de départ souhaitée (créneau de départ). Une flexibilité horaire de 2 heures est généralement demandée.
• Parmi les 20% exigeant que leurs collaborateurs optent pour un vol avec escale, quand cela est disponible :
• 21% ne le demandent que si le temps de vol supplémentaire ne dépasse pas les deux heures.
• 28% ne le demandent que si l’escale permet d’économiser au moins 100 €.
• Cependant, 20% l’exigent si l’escale réduit le prix du billet, quel qu’en soit le montant.
• Les aéroports alternatifs (comme à Londres où il y en a plusieurs) ne sont pas un levier d’économie majeur. Cela est principalement dû au nombre de destinations limitées depuis ces aéroports. Seulement 17 % des entreprises indiquent l’utilisation d’aéroports alternatifs dans leur politique.
Le best Buy sort renforcé
Un grand nombre d’entreprises européennes exigent que leurs voyageurs optent pour le tarif le plus bas (ou Best Buy) plutôt que d’intégrer le schéma plus complexe de tarif recommandé. Comparées aux entreprises qui dépensent moins de 1 M€, les sociétés ayant un budget voyage de 10 M€ ou plus sont plus susceptibles de bénéficier de tarifs négociés et d’exiger que leurs collaborateurs réservent auprès de leurs fournisseurs privilégiés, surtout si leurs tarifs sont les plus bas du marché.
• 56% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent auprès des compagnies low-cost quand cela est possible et qu’elles proposent les tarifs les plus bas pour le vol recherché.
• 28% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent par les compagnies aériennes privilégiées quand cela est possible,
• 32% exigent que les voyageurs réservent auprès de la compagnie préférée quand elle offre le tarif le plus bas (le nombre total d’entreprises exigeant de passer par le fournisseur privilégié en cas de tarif le plus bas est de 60%).
• Peu d’entreprises (29%) exigent que leurs collaborateurs réservent leurs chambres auprès des hôtels privilégiés, alors que 60% l’imposent pour les compagnies aériennes et 57% pour les loueurs de voitures.
• La réservation auprès des hôtels privilégiés est un service plus difficile à standardiser ou à exiger car beaucoup de données font varier le choix optimal pour chaque voyage.
Les locations de voitures sont l’un des services les plus faciles à standardiser (par exemple, les voitures de catégorie B, avec boîte automatique, sont disponibles dans l’ensemble des destinations de voyages d’affaires).
• 56% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent auprès des compagnies low-cost quand cela est possible et qu’elles proposent les tarifs les plus bas pour le vol recherché.
• 28% des personnes interrogées exigent que leurs collaborateurs réservent par les compagnies aériennes privilégiées quand cela est possible,
• 32% exigent que les voyageurs réservent auprès de la compagnie préférée quand elle offre le tarif le plus bas (le nombre total d’entreprises exigeant de passer par le fournisseur privilégié en cas de tarif le plus bas est de 60%).
• Peu d’entreprises (29%) exigent que leurs collaborateurs réservent leurs chambres auprès des hôtels privilégiés, alors que 60% l’imposent pour les compagnies aériennes et 57% pour les loueurs de voitures.
• La réservation auprès des hôtels privilégiés est un service plus difficile à standardiser ou à exiger car beaucoup de données font varier le choix optimal pour chaque voyage.
Les locations de voitures sont l’un des services les plus faciles à standardiser (par exemple, les voitures de catégorie B, avec boîte automatique, sont disponibles dans l’ensemble des destinations de voyages d’affaires).
Repenser les bonnes pratiques et le reporting
Bien que l’achat anticipé de billet d’avion soit une source non négligeable d’économies, les voyageurs ne savent pas toujours quand ils vont avoir besoin de se déplacer. Pour cette raison, la plupart des politiques voyages des entreprises interrogées « encouragent » l’achat anticipé, plus qu’elles ne l’exigent. 71% exigent systématiquement une approbation préalable au voyage pour tous les déplacements. Les sociétés qui ne requièrent cet accord que dans certains cas, le font plus pour des vols long-courrier et coûteux, que pour des raisons de niveau hiérarchique du voyageur. 62% ont répondu que leurs entreprises ont mis en place un plan d’urgence pour localiser et venir en aide à leurs voyageurs en cas de crise.
En matière de reporting, même si la plupart des agences de voyages puissent fournir des reporting post-déplacements indiquant les collaborateurs qui n’optent pas pour les tarifs les plus bas ou qui ne choisissent pas le partenaire privilégié, seulement 67% des sociétés interrogées les reçoivent.
• 84% des sociétés interrogées ont leurs Travel Managers qui reçoivent des rapports post-déplacements sur toutes les exceptions faites à la politique voyages.
• Seulement 36% d’entre eux les communiquent aux cadres dirigeants.
En matière de reporting, même si la plupart des agences de voyages puissent fournir des reporting post-déplacements indiquant les collaborateurs qui n’optent pas pour les tarifs les plus bas ou qui ne choisissent pas le partenaire privilégié, seulement 67% des sociétés interrogées les reçoivent.
• 84% des sociétés interrogées ont leurs Travel Managers qui reçoivent des rapports post-déplacements sur toutes les exceptions faites à la politique voyages.
• Seulement 36% d’entre eux les communiquent aux cadres dirigeants.
Si vous souhaitez télécharger les éléments de cette étude, en Anglais ou en Français, cliquez ici
