Publiée avant celle d’Egencia mais après celle d’HRG ou de la GBTA, l’étude d’Amex Monde vient préciser quelles seront les attentes des entreprises en matière de Politique voyage. Pas de grandes révélations mais une continuité des analyses formulées depuis quelques mois. Dans ce travail, la TMC explique que moins d'un tiers de la centaine d’entreprises interrogées dans le monde ont mis à jour leur Politique Voyage en 2011. Une lacune qui peut amener les sociétés à perdre des tarifs négociés durement acquis et, plus important encore, qui exposerait les voyageurs à des risques inutiles.
Parmi les principales lacunes des PV, le rapport - basé sur l’analyse de 100 politiques d'entreprise - affirme que seulement 12% d'entre elles prennent en compte la sécurité des voyageurs, même s'il s’agit d’un enjeu crucial pour les entreprises. Autre remarque : 80% d’entre elles n'ont pas abordé le remboursement des frais annexes tels que l’enregistrement des bagages, les frais de changement de réservation, ou autres services payants d’hôtels ou de loueurs de voitures. Enfin, autre chiffre intéressant : 70% des entreprises ne fournissent pas de règles spécifiques aux voyageurs lorsqu’il est, par exemple, préférable de réserver un billet d'avion via un fournisseur non-privilégié si le prix du billet est moins cher. Pour un observateur avisé du marché, les constats réalisés ne sont guère surprenants tant certains sujets sont peu ou pas abordés dans les entreprises.
Fort de ces constats, Amex Monde s’engage dans une série de proposition destinée à combler les manques ainsi relevés. Mais disons-le, rien de transcendant. Voici, la liste des conseils publiés par la TMC :
• Sécurité: Les entreprises devraient fournir des conseils aux voyageurs dans les domaines liés à la sécurité, à la façon de se préparer à un voyage, ce qu'il faut faire pendant et après le voyage, et en particulier lorsqu’il s’agit de destinations à haut risque. Des conseils sur les comportements à adopter lors d'une urgence ou d'une interruption de voyage devraient également être pris en compte dans les politiques, ainsi que des informations sur la sécurité vis-à-vis des actifs de l'entreprise.
• Frais: La prise en compte des divers frais auxquels les voyageurs sont confrontés lors de leurs voyages reste un levier pour la PVE. On pourrait tout simplement expliquer aux voyageurs ce qui est remboursable, les mettre au courant des suppressions de frais et des autres avantages liés à la réservation auprès de fournisseurs privilégiés, tels que les bagages enregistrés gratuitement sur les lignes aériennes ou le wi-fi parfois inclus dans les tarifs hôteliers.
• Conformité Hôtel: La sécurité se situe en tête de liste des raisons pour lesquelles la conformité du voyageur à la politique hôtel est importante. Connaître la ville de destination d’un voyageur n'est que la moitié du problème, en particulier lorsqu’il s’agit de localiser les voyageurs en urgence. Cette partie constitue également la plus fragile de la politique voyages et compromet également les tarifs négociés si les établissements réservés sont hors PVE. Les entreprises doivent communiquer auprès des voyageurs les raisons pour lesquelles il est important de réaliser les réservations hôtels en même temps que leurs vols.
• Technologie Mobile: Les progrès technologiques liés aux déplacements professionnels peuvent aider les voyageurs d'affaires à gérer des détails du voyage avant, pendant et après celui-ci. Les applications mobiles peuvent être utilisées pour faciliter la communication, tant lors de situations critiques que pour des urgences, mais également pour un accompagnement au jour le jour, incluant des notifications sur la politique et sur les avantages pour le voyageur. Une politique voyages efficace devrait également comprendre des règles relatives à ces canaux, aider les voyageurs à s’en servir facilement et à gagner du temps tout en restant conforme à la PVE.
• Traiter le plus bas tarif aérien logique: Les entreprises ont fortement martelé des messages aux employés, les encourageant à trouver le tarif le plus bas possible, qu’il s’agisse d’un fournisseur privilégié ou non. La réalité de cette pratique réside dans le fait que les économies réalisées par les individus avec un tarif best-buy peuvent complètement remettre en cause des tarifs négociés et faire considérablement augmenter les coûts de déplacement. Les consignes précises devraient mentionner quand et comment ces règles doivent être utilisées. Les récentes contraintes de capacité, la consolidation du secteur, et même la dynamique des compagnies low-cost exigent que les travel managers revoient ce phénomène et qu’ils l’expliquent clairement au sein de la PVE.
Fort de ces constats, Amex Monde s’engage dans une série de proposition destinée à combler les manques ainsi relevés. Mais disons-le, rien de transcendant. Voici, la liste des conseils publiés par la TMC :
• Sécurité: Les entreprises devraient fournir des conseils aux voyageurs dans les domaines liés à la sécurité, à la façon de se préparer à un voyage, ce qu'il faut faire pendant et après le voyage, et en particulier lorsqu’il s’agit de destinations à haut risque. Des conseils sur les comportements à adopter lors d'une urgence ou d'une interruption de voyage devraient également être pris en compte dans les politiques, ainsi que des informations sur la sécurité vis-à-vis des actifs de l'entreprise.
• Frais: La prise en compte des divers frais auxquels les voyageurs sont confrontés lors de leurs voyages reste un levier pour la PVE. On pourrait tout simplement expliquer aux voyageurs ce qui est remboursable, les mettre au courant des suppressions de frais et des autres avantages liés à la réservation auprès de fournisseurs privilégiés, tels que les bagages enregistrés gratuitement sur les lignes aériennes ou le wi-fi parfois inclus dans les tarifs hôteliers.
• Conformité Hôtel: La sécurité se situe en tête de liste des raisons pour lesquelles la conformité du voyageur à la politique hôtel est importante. Connaître la ville de destination d’un voyageur n'est que la moitié du problème, en particulier lorsqu’il s’agit de localiser les voyageurs en urgence. Cette partie constitue également la plus fragile de la politique voyages et compromet également les tarifs négociés si les établissements réservés sont hors PVE. Les entreprises doivent communiquer auprès des voyageurs les raisons pour lesquelles il est important de réaliser les réservations hôtels en même temps que leurs vols.
• Technologie Mobile: Les progrès technologiques liés aux déplacements professionnels peuvent aider les voyageurs d'affaires à gérer des détails du voyage avant, pendant et après celui-ci. Les applications mobiles peuvent être utilisées pour faciliter la communication, tant lors de situations critiques que pour des urgences, mais également pour un accompagnement au jour le jour, incluant des notifications sur la politique et sur les avantages pour le voyageur. Une politique voyages efficace devrait également comprendre des règles relatives à ces canaux, aider les voyageurs à s’en servir facilement et à gagner du temps tout en restant conforme à la PVE.
• Traiter le plus bas tarif aérien logique: Les entreprises ont fortement martelé des messages aux employés, les encourageant à trouver le tarif le plus bas possible, qu’il s’agisse d’un fournisseur privilégié ou non. La réalité de cette pratique réside dans le fait que les économies réalisées par les individus avec un tarif best-buy peuvent complètement remettre en cause des tarifs négociés et faire considérablement augmenter les coûts de déplacement. Les consignes précises devraient mentionner quand et comment ces règles doivent être utilisées. Les récentes contraintes de capacité, la consolidation du secteur, et même la dynamique des compagnies low-cost exigent que les travel managers revoient ce phénomène et qu’ils l’expliquent clairement au sein de la PVE.
Des conseils pratiques selon AMEX Monde
En complément des conseils, AMEX donne des pistes de travail aux entreprises qui souhaitent faire évoluer leur PVE. Un plan cohérent qui mérite qu’on s’y arrête :
• Rendre accessible: Il y a plusieurs façons pour une entreprise de communiquer auprès de ses voyageurs et d’encourager le respect à la conformité de sa PVE, y compris en utilisant des outils de validation des déplacements en amont du voyage, des messages relayant cette politique sur le point de vente bien avant la réservation. Intranets et autres portails peuvent également fournir un canal pour communiquer la politique auprès des voyageurs et les aider à prendre les bonnes décisions.
• Responsabiliser le voyageur: Si les voyageurs ne comprennent pas leur politique voyages ou ne savent pas où la trouver, il est peu probable qu'elle soit respectée ou que les voyageurs puissent bénéficier des avantages inhérents à cette politique. Les entreprises devraient faire connaître les tenants et aboutissants de cette politique à la fois pour elles-mêmes et pour leurs employés, et ce d’autant plus qu’ils sont en majorité prêts à s’y conformer.
• Revoir la pertinence: Mettre en place une équipe PVE avec des représentants de toutes les parties prenantes, y compris celles qui peuvent représenter le voyageur, et leurs confier son suivi. Puis communiquer les éventuelles évolutions de cette politique aux voyageurs afin que chacun puisse être tenu au courant.
• Eliminer l’ambigüité: Une note de frais sur quatre est renvoyée au voyageur pour obtenir de plus amples détails. La PVE devrait donc davantage prendre en compte le process de remboursement des frais. Plus simple sera ce process de remboursement, mieux le voyageur le comprendra et, au total, l’entreprise gagnera en temps consacré à ce reporting de notes de frais.
• Rendre accessible: Il y a plusieurs façons pour une entreprise de communiquer auprès de ses voyageurs et d’encourager le respect à la conformité de sa PVE, y compris en utilisant des outils de validation des déplacements en amont du voyage, des messages relayant cette politique sur le point de vente bien avant la réservation. Intranets et autres portails peuvent également fournir un canal pour communiquer la politique auprès des voyageurs et les aider à prendre les bonnes décisions.
• Responsabiliser le voyageur: Si les voyageurs ne comprennent pas leur politique voyages ou ne savent pas où la trouver, il est peu probable qu'elle soit respectée ou que les voyageurs puissent bénéficier des avantages inhérents à cette politique. Les entreprises devraient faire connaître les tenants et aboutissants de cette politique à la fois pour elles-mêmes et pour leurs employés, et ce d’autant plus qu’ils sont en majorité prêts à s’y conformer.
• Revoir la pertinence: Mettre en place une équipe PVE avec des représentants de toutes les parties prenantes, y compris celles qui peuvent représenter le voyageur, et leurs confier son suivi. Puis communiquer les éventuelles évolutions de cette politique aux voyageurs afin que chacun puisse être tenu au courant.
• Eliminer l’ambigüité: Une note de frais sur quatre est renvoyée au voyageur pour obtenir de plus amples détails. La PVE devrait donc davantage prendre en compte le process de remboursement des frais. Plus simple sera ce process de remboursement, mieux le voyageur le comprendra et, au total, l’entreprise gagnera en temps consacré à ce reporting de notes de frais.
