Benchmark : osez la comparaison !


Plus qu’un simple outil de gestion et d’optimisation de la politique voyage d’une entreprise, le Benchmark est inhérent à la profession de Travel Manager.

De la simple discussion à l’étude comparative des offres fournisseurs en passant par les tables rondes et baromètres, la démarche a pour objectif d’analyser les meilleures pratiques pour les appliquer à son entreprise. Apprendre de son voisin, sans empiéter sur les accords de confidentialité : tout un métier. Benchmark. Benchmarker. Benchmarking. Un terme compliqué pour une notion moins complexe qu’elle n’y paraît. Applicable à tous les niveaux de l’entreprise et sur tous les secteurs, le Benchmark est une analyse comparative permettant de situer sa société, ou du moins une de ses activités, par rapport aux autres compétiteurs. En Anglais, le Benchmark est un point de référence utilisé pour effectuer une mesure : c’est bien de ça qu’il s’agit, se mesurer aux autres. Ma façon de faire est-elle la meilleure ? Ai-je les outils les plus performants ? Mon voisin fait-il mieux avec les mêmes outils ? Il n’est bien sûr pas question de regarder par-dessus l’épaule de la concurrence pour calquer ses méthodes, le Benchmark est un échange permettant d’extraire les meilleures pratiques ayant cours, et de les adapter à sa propre structure. A l’échelle du Travel Manager, on distingue deux applications du Benchmarking : l’observation des politiques voyages mises en place par ses semblables et la mise en commun d’informations constituent le Benchmark qualitatif. La comparaison des offres faites à différentes sociétés par les fournisseurs ou prestataires s’inscrit dans le cadre du Benchmark quantitatif. Si ce dernier requière une réflexion particulière, un travail de fourmi, et une grande attention à ne pas dépasser les limites de la confidentialité, le qualitatif est en revanche une démarche continue tout au long du parcours du Travel Manager.

Benchmark : osez la comparaison !
Réciprocité
Le Benchmarking est à ne pas confondre avec l’étude Marketing. Une étude de marché est à l’initiative du fournisseur qui veut connaître le potentiel d’un marché et l’état de la concurrence. Dans le cadre d’un Benchmark qualitatif, ce sont les utilisateurs qui échangent des informations sur des domaines non concurrentiels. Le responsable achat voyages d’un laboratoire pharmaceutique n’est pas en compétition avec son homologue d’une société de grande distribution alimentaire. Ils peuvent donc communiquer sur leur métier, ce qui constitue la base du Benchmark : deviser sur l’essence de la profession d’acheteur voyages en entreprise, la condition des professionnels qui l’exercent ou encore l’avenir de la profession. « Le Benchmark qualitatif va bien au-delà du simple appel d’offres aux fournisseurs, du tarif négocié », explique Serge Bachus, Travel Manager chez Unisys. « Il faut définir qui l’on doit contacter, quels seront les sujets abordés, et signer un code de déontologie pour s’assurer de ne pas mettre en péril la compétitivité de l’entreprise », poursuit-il. En dehors de rencontres formelles et dédiées, il est possible d’étudier les meilleures pratiques en participant aux nombreuses réunions, colloques et salons organisés soit par la profession, soit par les autres acteurs du tourisme d’affaires comme les prestataires ou instituts de sondage. « Notre métier nous permet de nous rencontrer très fréquemment », confirme Claude Lelièvre, Travel Manager chez Legrand. Aussi informelles soient-elles, ces rencontres ne doivent pas être le théâtre d’un échange totalement désorganisé, afin de ne pas aller à rebours des volontés de confidentialité de l’entreprise. Avant d’entreprendre un échange, mieux vaut s’assurer au préalable que les deux entreprises possèdent une charte éthique sur le sujet, et prendre connaissance des règles imposées. Le cas échéant, il est recommandé d’informer sa hiérarchie de ses intentions et d’obtenir son aval avant de partager des informations : les mentalités peuvent en effet fortement diverger. Certains estiment que le niveau d’information partagée doit être le même de part et d’autre, pour conserver l’équilibre dans l’échange. D’autres pensent qu’un service d’achat corporate en avance dans un domaine a tout intérêt à échanger avec un homologue en difficulté, puisque un jour ou l’autre, l’homologue en question pourra apporter son aide sur d’autres thématiques.

Vu des fournisseurs !
Benchmarker, les fournisseurs n’aiment pas beaucoup l’idée de voir leurs négociations partagées par tous leurs gros clients. Comparer pour mieux négocier ou renégocier, rien n’est plus dangereux… D’autant qu’en matière de prix, les entreprises échangent volontiers leurs informations… Pour faire plier les fournisseurs. Officiellement, rien de tout cela n’existe. La loi de l’offre et de la demande joue pleinement. Même si officieusement, bon nombre de compagnies aériennes reconnaissent que les engagements contractuels de confidentialité sont souvent détournés. Sans savoir vraiment par qui. Autre piste de benchmarking, les voyageurs eux-mêmes qui finissent par tisser des amitiés au cours de leurs déplacements. Des rencontres dans l’avion ou au bar d’un hôtel qui débouchent sur des échanges méthodologiques que bien des entreprises n’aimeraient pas voir partager.
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Le Benchmark à tous prix
Opposé au Benchmark qualitatif principalement oral et basé sur l’échange d’idée, le Benchmark quantitatif se rapproche plus de l’appel d’offres, avec la comparaison des meilleurs prix proposés sur le marché par les prestataires de services voyages que sont l’hôtellerie, l’aérien, les loueurs de voiture ainsi que l’ensemble des prestations Mice. Tous les responsables achats sont liés par contrat avec les fournisseurs et ont à faire à deux types de tarifs : les tarifs dits « firmes » ou « lissés », plus intéressants que les prix publics mais accordés à l’ensemble des clients, et les tarifs dits « corporate », c'est-à-dire personnalisés, négociés, et spécifiques à chaque client. Plusieurs modes de comparaison sont donc possibles. Le plus courant : confronter les tarifs lissés ou négociés des différents prestataires pour trouver le meilleur, ce qui se fait sans encombre à l’aide des SBT ou directement sur les sites corporate des prestataires. Autre possibilité, comparer les tarifs négociés par un prestataire avec l’ensemble de ses clients pour pouvoir se situer : mais ici intervient à nouveau le problème de la confidentialité, puisque les fournisseurs et les clients sont la plupart du temps tenus au secret quant à ces offres. Certains n’hésiteraient pourtant pas à appeler les fournisseurs en se faisant passer pour autres qu’ils ne sont et obtenir des renseignements confidentiels. Outre la légalité, cette forme de Benchmarking est circonscrite par d’autres limites, comme la simple nécessité ou la force de négociation. « Chez Unisys, la politique voyages est de voler au moins cher, alors si je dois gérer le déplacement aérien d’un collaborateur, je vais sur un comparateur et je choisi le vol le moins coûteux, je ne compare pas les prix avec ceux accordés aux autres sociétés », remarque Serge Bachus. « Il ne faut pas comparer ce qui n’est pas comparable, les volumes d’achats de certaines sociétés leur confèrent une force de négociation non accessible à d’autres » ajoute Brigitte Jakubowski, directeur du cabinet de conseil JK Associates Consulting.

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«Il porte l’évolution du métier»
Le Benchmark invite les acheteurs voyages à comparer leurs visions du métier. Pour Claude Lelièvre, Travel Manager pour la société Legrand, ce n’est pas une démarche empirique, mais plutôt un travail au jour le jour, une démarche continue. Explications.

Voyage & Business : le Benchmark en quelques mots ?
Claude Lelièvre : Le Benchmark, c’est permettre l’échange entre ceux qui ont de l’avance et ceux qui débutent, entre ceux qui ont l’expérience et ceux qui sont encore au stade de la réflexion. Rares sont ceux qui sont en avance sur tous les sujets, alors tout le monde apporte. C’est ça le Benchmark, chacun apporte sur les thèmes qu’il maîtrise.

V&B : C’est une pratique récente dans la profession ?
C.L : Le Benchmark est pratiqué depuis très longtemps dans de nombreux secteurs, mais c’est une pratique récente dans le domaine de l’achat voyages en entreprise du fait que le statut de Travel Manager est une profession également très jeune. Chez Legrand, c’est une étude et un benchmark des meilleures pratiques observées dans d’autres entreprises par un cabinet spécialisé qui ont amené à la création d’un poste de Travel Manager.

V&B : Comment mettez-vous en place un Benchmark au quotidien ?
C.L : Il faut commencer par prendre son carnet d’adresse et appeler ses homologues pour discuter de l’utilisation de tel ou tel outil, ou de la mise en place de telle politique. Le Benchmark passe par toutes les occasions que l’on a de se réunir entre Travel Manager, dans le cadre de salons, de séminaires, de tables rondes. Il fait également partie des prérogatives de l’AFTM (Association Française des Travel Manager, ndlr), par le biais des réunions que l’on organise.

V&B : Le Benchmark joue donc un rôle quant à l’évolution de votre profession ?
C.L : Bien sûr, il porte l’évolution du métier de Travel Manager en mettant en lumière ce qui est novateur.
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Méthodologie
Un Benchmarking anarchique pouvant engendrer des pratiques à la limite de la légalité, plusieurs codes de conduite ont été réalisés pour aider les intéressés à établir un Benchmark sain et ordonné, à l’instar du « Benchmarking Code of Conduct and Protocol », établi par l’association International Benchmarking Clearinghouse et le Conseil de planification stratégique du Benchmarking. Avant de prendre contact avec un éventuel partenaire de Benchmark, il convient d’une part de bien s’informer sur ces chartes déontologiques, et d’autre part d’évaluer clairement les points de sa politique voyages que l’on souhaite Benchmarker ainsi que les performances à atteindre. Pour choisir un partenaire adéquat, mieux vaut reconnaître en amont les sociétés les plus efficaces sur les thèmes retenus, et en difficulté sur des points que vous maîtrisez : l’idée n’est pas de discuter de choses qui donneront à l’un ou l’autre un avantage compétitif, mais plutôt de trouver comment s’aider mutuellement. Une fois le ou les partenaires désignés, il est recommandé d’établir un questionnaire et un plan de l’entretien, et de le transmettre à l’avance aux autres parties. Cette méthodologie ne s’applique évidemment pas dans le cadre de la démarche continue évoquée plus haut, mais plutôt dans le cadre d’un processus beaucoup plus avancé et invasif de Benchmark. Dans ce cas, la cosignature d’un protocole de conduite peut s’avérer important pour s’inscrire et rester dans un cadre légal.

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«Le pratiquer de façon ponctuelle»
Spécialisé dans la restructuration et l’optimisation des programmes de voyages des entreprises, le cabinet de conseil JK Associates Consulting propose parmi ses axes d’intervention des audits des tarifs de l’aérien via un benchmark et une évaluation de la performance des accords. Brigitte Jakubowski, directeur du cabinet, explique pour Voyage & Business les méthodes mais aussi les limites du Benchmark.

V&B : Comment répondez-vous à une demande de Benchmark de la part d’une entreprise souhaitant rationaliser ses coûts ?
Brigitte Jakubowski : Pour commencer, il est très rare que l’on me demande seulement un Benchmark. Ce sont le plus souvent des demandes très ponctuelles qui s’inscrivent dans un cadre plus large. Il est difficile de Benchmarker les tarifs négociés, puisqu’ils sont toujours relatifs aux volumes de commande des entreprises concernées et à la présence de concurrence sur les destinations (pour l’aérien, ndlr), mais nous avons l’avantage d’avoir une connaissance très approfondie des prix du marché.

V&B : Alors quelles sont vos méthodes pour mettre en place ces Benchmarks ?
B.J : Nous utilisons un outil appelé Fare Audit,inc. C’est un système de contrôle des tarifs aériens proposés et appliqués par l'agence de voyages. Nous surveillons ainsi les réservations émises par l’agence en utilisant ce logiciel d’audit. Chaque réservation créée par une entreprise est envoyée électroniquement à Fare Audit, et celui-ci vérifie, grâce à un accès à la plupart des GDS comme Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan, que le prix réservé est le plus bas disponible à l'heure de la réservation. Nous sommes les seuls à disposer d’un contrat de partenariat d’exclusivité sur toute l’Europe avec cet outil.

V&B : Les limites du Benchmark selon-vous ?
B.J : Il faut le pratiquer de façon ponctuelle dans la performance achat, mais il ne faut pas oublier que chacun est différent dans le voyage, et que les tarifs négociés pour certains ne seront jamais accessibles à d’autres. Si une entreprise Alpha achète dix mille places pour New York chez Air France, il est évident qu’elle bénéficiera de tarifs inférieurs à ceux de l’entreprise Bêta qui n’en achète que deux cents. En revanche, on saura que le prix négocié par Alpha est le plus bas sur la place de Paris et l’on pourra s’en servir comme étalon. Le Benchmark est un passage obligé dans la rationalisation des achats, mais il ne faut pas négliger la performance liée aux volumes et aux procédures internes dans l’entreprise.
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Outils
Benchmarker les tarifs de l’aérien ou de l’hôtellerie commence par une analyse de ses propres dépenses, pour en extraire les moins onéreuses sur une catégorie donnée. Les outils de reporting, qu’ils viennent des agences ou des fournisseurs, offrent des statistiques sur l’évolution des tarifs et des dépenses de plus en plus précises. De plus, l’élargissement du champ d’action des cartes logées, de l’aérien à l’hôtellerie, puis aux loueurs de voitures et bientôt aux prestations Mice, permet une centralisation de la quasi totalité des dépenses. Des solutions technologiques comme CDS, Hotel.info et HRS ne couvrent plus seulement les grandes chaînes hôtelières mais aussi beaucoup de petits hôtels indépendants, donnant une couverture beaucoup plus large au Travel Manager pour un Benchmark de ces tarifs. « La presse, les newsletters, les études transversales sont aussi un bon outil pour se tenir informé de l’évolution des prix des prestations » ajoute Claude Lelièvre. A prendre en compte également, les études menées par les fournisseurs et les agences, qui malgré un objectif commercial, dégagent les tendances et mettent en exergue des pratiques économes. Le baromètre American Express EVP, révélé chaque année au mois de novembre, les livres blancs d’Airplus, ou les études menées par le Travel Management Institute de Carslon Wagonlit Travel sont de véritables extracteurs des bonnes pratiques de la profession. Dans une optique moins commerciale et plus proche de la profession, les associations de Travel Managers comme ACTE (Association of Corporate Travel Executives) ou la toute jeune AFTM (Association Française des Travel Managers) permettent à leurs membres d’échanger et de communiquer leur expertise et leur savoir-faire de terrain sur la gestion des déplacements professionnels.

La profession de Travel Manager est en perpétuelle évolution, puisqu’elle suit de très près les innovations technologiques. La globalisation, l’automatisation des processus, la dématérialisation sont autant de domaines de réflexions, de sujets d’échanges pour un Benchmark des pratiques les plus performantes. L’introduction récente du « yield management », technique qui permet d'offrir au bon moment, la bonne quantité d'un service spécifique au bon prix, provoque des changements de tarifications très réguliers, et sera également une variable de plus à prendre en compte pour assurer un Benchmark quantitatif des meilleurs prix.

Alexis Dufour
Benchmark : osez la comparaison !
Les règles de l’art
Le Benchmark qualitatif peut donc apparaître comme une pratique simple, basée sur la discussion et l’échange. Quelques règles de bases sont malgré tout à observer pour le mettre en place sans déroger à la déontologie des entreprises concernées.

- Etre honnête
- Vérifier que votre hiérarchie ne s’oppose pas à un Benchmark
- Vérifier si l’entreprise n’est pas positionnée sur un secteur directement concurrentiel du vôtre.
- Respecter la confidentialité des informations liées à la stratégie de l’entreprise et aux tarifs négociés.
- Enoncer en amont aux parties concernées les thèmes à Benchmarker, ainsi que les questions qui seront posées.
- Les deux parties doivent échanger le même niveau d’information
- Les informations échangées entre deux Travel Manager lors d’un Benchmark doivent rester entre ces deux professionnels.
- Ne pas utiliser une information divulguée lors d’un Benchmark par un tiers qui ne respecte pas les règles susmentionnées.
En Bref

Définition
- Benchmark : analyse comparative, étalonnage, point de référence
- Benchmark qualitatif : étude comparative des meilleures pratiques
- Benchmark quantitatif : étude comparative des meilleurs prix fournisseurs

Objectif
Extraire les meilleures pratiques pour optimiser sa politique voyages, aider les jeunes Travel Manager qui débutent dans le métier et faire évoluer l’ensemble de la profession.

Les outils du Benchmark
- Outils de reportings
- Etudes menées par les fournisseurs : baromètre Amex EVP, livre blanc Airplus, Carlson Wagonlit Travel Management Institute.
- Presse : newsletter, étude transversale
- Les Associations : AFTM, ACTE…
- Les cabinets de conseils