Une étude publiée par le CWT Travel Management Institute dévoile comment toutes les entreprises, y compris celles dont le programme voyages est le plus abouti, ont encore la possibilité d’accroître leurs économies d’au moins 10%. Négociations sur les frais annexes ou la charge carburant, concentration du volume sur les fournisseurs préférés sont quelques-unes des solutions proposées par CWT. Voici un résumé de l’étude disponible en anglais sur iPad et sur le site de CWT
Le transport aérien représente environ la moitié du budget voyages total et constitue la plus importante catégorie de dépenses dans la plupart des programmes voyages. Une des principales difficultés avec ce mode de transport est la gestion des frais auxiliaires. Ainsi CWT conseille de discuter du sujet avec les transporteurs aériens.
- Négocier une réduction ou une exemption sur les frais annexes des compagnies aériennes
Ces coûts supplémentaires, tels que les frais de bagage et les services et collations en vol, représentent environ 6 % du budget de transport aérien des entreprises. Seuls 55 % des gestionnaires de voyages surveillent les dépenses dans ce domaine.
- Négocier avec les transporteurs un remboursement ou une remise en aval sur les suppléments carburant
L’entreprise peut récupérer une partie de ces frais à la fin de l’année en fonction du volume d’activité confié à la compagnie aérienne durant l’exercice écoulé. Les suppléments carburant, qui représentent entre 7 et 12 % des dépenses de transport aérien, sont de moins en moins en rapport avec les coûts réels des compagnies aériennes et atteignent des sommes considérables. Par exemple, depuis avril 2011, ils sont deux fois plus élevés que le cours du pétrole.
- Effectuer des audits réguliers des systèmes mondiaux de distribution (GDS) pour vérifier le chargement des tarifs négociés.
Dans une étude de cas, 6 % des tarifs aériens négociés étaient chargés de manière incorrecte ou tardive. Les économies non réalisées peuvent ainsi atteindre un niveau élevé si les voyageurs réservent à partir de tarifs incorrects ou non négociés.
- Contrôler la disponibilité des catégories de réservation sur les principaux itinéraires de chaque transporteur, la cabine choisie et le nombre de jours avant le départ afin que les gestionnaires de voyages puissent vérifier si les conditions négociées sont réellement disponibles. La moitié des gestionnaires de voyages interrogés ont déjà utilisé ces données pour s’assurer que les tarifs négociés sont effectivement accessibles dans les conditions établies. La disponibilité des tarifs est un aspect souvent négligé de la gestion de programme. Pour de meilleurs résultats, les gestionnaires de voyages peuvent vérifier la disponibilité par transporteur, itinéraire, cabine et créneau de réservation.
- Informer les voyageurs sur l’intérêt de réserver le plus tôt possible et les y encourager
Les réservations anticipées constituent toujours une source importante d’économies, particulièrement en classe économique internationale. 75% des voyageurs réservent moins de 14 jours à l’avance, ce qui ouvre de belles perspectives d’économies supplémentaires.
- Être plus attentif aux économies sur la location de véhicules
Celle-ci représente en moyenne 7 % de la dépense voyage globale. Les entreprises qui ont concentré leurs efforts sur la location de véhicules ont réalisé entre 6 et 24 % d’économies selon le volume, la région et le niveau de maturité de leur programme.
- Négocier une réduction ou une exemption sur les frais annexes des compagnies aériennes
Ces coûts supplémentaires, tels que les frais de bagage et les services et collations en vol, représentent environ 6 % du budget de transport aérien des entreprises. Seuls 55 % des gestionnaires de voyages surveillent les dépenses dans ce domaine.
- Négocier avec les transporteurs un remboursement ou une remise en aval sur les suppléments carburant
L’entreprise peut récupérer une partie de ces frais à la fin de l’année en fonction du volume d’activité confié à la compagnie aérienne durant l’exercice écoulé. Les suppléments carburant, qui représentent entre 7 et 12 % des dépenses de transport aérien, sont de moins en moins en rapport avec les coûts réels des compagnies aériennes et atteignent des sommes considérables. Par exemple, depuis avril 2011, ils sont deux fois plus élevés que le cours du pétrole.
- Effectuer des audits réguliers des systèmes mondiaux de distribution (GDS) pour vérifier le chargement des tarifs négociés.
Dans une étude de cas, 6 % des tarifs aériens négociés étaient chargés de manière incorrecte ou tardive. Les économies non réalisées peuvent ainsi atteindre un niveau élevé si les voyageurs réservent à partir de tarifs incorrects ou non négociés.
- Contrôler la disponibilité des catégories de réservation sur les principaux itinéraires de chaque transporteur, la cabine choisie et le nombre de jours avant le départ afin que les gestionnaires de voyages puissent vérifier si les conditions négociées sont réellement disponibles. La moitié des gestionnaires de voyages interrogés ont déjà utilisé ces données pour s’assurer que les tarifs négociés sont effectivement accessibles dans les conditions établies. La disponibilité des tarifs est un aspect souvent négligé de la gestion de programme. Pour de meilleurs résultats, les gestionnaires de voyages peuvent vérifier la disponibilité par transporteur, itinéraire, cabine et créneau de réservation.
- Informer les voyageurs sur l’intérêt de réserver le plus tôt possible et les y encourager
Les réservations anticipées constituent toujours une source importante d’économies, particulièrement en classe économique internationale. 75% des voyageurs réservent moins de 14 jours à l’avance, ce qui ouvre de belles perspectives d’économies supplémentaires.
- Être plus attentif aux économies sur la location de véhicules
Celle-ci représente en moyenne 7 % de la dépense voyage globale. Les entreprises qui ont concentré leurs efforts sur la location de véhicules ont réalisé entre 6 et 24 % d’économies selon le volume, la région et le niveau de maturité de leur programme.
