Consulter le marché pour choisir une agence ou une TMC. Quels objectifs ?

Le voyage d’affaire est un budget conséquent pour l’entreprise. Dans les métiers de service, il est souvent le second poste de dépenses après les frais de personnel. Depuis les années 90, ce budget a fait l’objet d’efforts au sein des entreprises pour optimiser ce qui est devenu un investissement pour elles. Les services achats se sont vus confier les négociations avec les agences et, lorsque les dépenses voyages sont élevées, les transporteurs et autres prestataires. Charge à l’agence d’articuler ces contrats avec les Travel Managers ou personnes en charge.
Mais pourquoi consulter, à quel rythme le faire et avec quels objectifs ?

Le premier motif qui vient à l’esprit est l’économie qui découlera d’une consultation. Par principe, le simple fait de lancer un appel d’offres et donc, de mettre les fournisseurs en concurrence, a naturellement pour conséquence une baisse des prix. Cette économie immédiate sur les coûts de l’agence a tendance cependant à s’amenuiser au fil des années. Le marché gagne en maturité, les agences continuent à se robotiser, les tarifs pratiqués sont de plus en plus tirés et leurs marges sont très faibles. Il est donc important pour l’acheteur de ne pas dépasser le seuil du tolérable pour cette profession et d’éviter ainsi toute politique de sur-marge très coûteuse sur l’achat de billetterie et autres prestations.

Une consultation a pourtant le mérite de mettre en place un programme d’économies.
L’entreprise, pour cela, doit bien distinguer le prix d’achat du voyages et des prestations (hôtellerie, locations de voitures, restauration, taxi, assurances, …) du coût de l’agence qui ne représente que 3 à 6 % des dépenses totales des voyages (en fonction du processus de commande : au téléphone ou en ligne).
La réduction du prix d’achat des voyages est aujourd’hui encore une raison de consulter le marché. Chacun pourra penser que les tarifs aériens ont déjà beaucoup baissé et qu’il n’y a plus beaucoup de grain à moudre. La démarche d’achat doit permettre de concentrer les dépenses de l’entreprise sur un nombre plus restreint de transporteurs. Elle permettra alors d’accéder à des conditions préférentielles de la part des fournisseurs. A titre d’exemple, une entreprises qui achète 20 billets sur les USA chaque année mais laisse ses voyageurs libres d’utiliser 5 transporteurs aura des conditions tarifaires moindres que si elle concentre ses 20 billets sur une ou deux compagnies.

Une autre démarche consiste à profiter d’une consultation pour étendre le périmètre des prestations négociées avec l’agence et les fournisseurs. Cette approche permettra aussi d’en tracer les données, de négocier des tarifs corporate et donc d’optimiser ces postes jusqu’à présent laissés à la discrétion des voyageurs ou des services concernés. C’est le cas des congrès et séminaires (MICE) qui sont encore très souvent gérés par les services utilisateurs (marketing, communication, siège…) . Ces achats représentent souvent des budgets conséquents qui peuvent dépasser, dans certaines industries, le budget voyage classique de l’entreprise.
Mais c’est aussi le cas de l’hôtellerie (évaluée à 35% des dépenses voyages), de la restauration (30% également), des taxis et navettes et des assurances. En consolidant ces différentes dépenses dans une démarche structurée d’achat et de gestion de la mobilité, l’entreprise réalisera des économies substantielles du niveau de celles constatées sur l’aérien aujourd’hui assez bien géré.

Enfin, la consultation est un moyen de remettre les règles de fonctionnement interne à plat et de renforcer leur application. Réserver en ligne sur le portail de l’agence ou de l’entreprise réduit le coût de la transaction facturé par l’agence de près de 50%. Cela contribue aussi à la baisse des prix des prestations et du transport de 30 à 40% du fait du respect des contrats fournisseurs et de la « culpabilité visuelle » constatée chez le voyageur lorsqu’il est face aux différentes options de déplacements et leurs coûts. Plusieurs études menées par les TMC ces dernières années sont unanimes ; le voyageur a tendance a cliqué sur l’offre représentant le meilleur rapport qualité/prix recommandée par l’entreprise.
Le renforcement des processus et leur respect permettent aussi à l’entreprise de se préserver du risque social qu’elle encoure lorsqu’elle envoie ses collaborateurs dans des zones à risques. Le voyageur est mieux informé en amont des usages, coutumes, risques et principales adresses à connaître, grâce à des fiches destinations mises à sa disposition. L’entreprise sait qui est en déplacement dans une région où un incident ou sinistre peut se produire grâce aux outils de géolocalisation.

Si le seul coût de l’agence ne peut représenter une opportunité suffisante aujourd’hui pour consulter, s’intéresser aux évolutions de cette industrie de la distribution du voyage d’affaires reste nécessaire. Les technologies évoluent très rapidement, les offres se multiplient, des acteurs disparaissent, d’autres naissent et proposent des solutions innovantes sur le marché. Il est nécessaire pour l’acheteur et le Travel manager d’organiser une veille. Il leur faut distinguer ce qui est bien pour l’entreprise du « gadget » destiné au grand public et ainsi préserver l’entreprise contre des risques financiers, sécuritaires ou sociaux. L’agence et la TMC peuvent être mieux utilisées par l’entreprise. Elles sont des professionnels qui produisent de la valeur ajoutée, mettent de l’expertise, de l’innovation et investissent au service de leurs clients. Une consultation ainsi menée peut aussi professionnaliser la relation avec ces acteurs et contribuer alors à optimiser sensiblement les achats réalisés par leur intermédiaire dans la chaîne du voyage d’affaires.

Optimiser ses dépenses voyages par une seule consultation pour choisir sa TMC n’est donc pas suffisant. Travailler sur l’ensemble de la chaîne des acteurs de la mobilité, en redessinant si besoin les processus de fonctionnement (y compris pour la gestion des factures, notes de frais et paiements), s’appuyer sur l’agence ou la TMC qui aura alors été choisie pour consolider les dépenses de voyages au sens large, est, à mon sens, un objectif majeur pour l’entreprise.

Régis Chambert
RC2 Conseil