Dix conseils de base à communiquer à vos voyageurs

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Un petit grain de sable suffit souvent à pénaliser un déplacement professionnel que l'on avait longuement préparé en amont. A en croire les sociétés d'assistance, les représentations des ambassades françaises à l'étranger ou tout simplement les agences de voyages en relation permanente avec les clients, ce sont souvent de tous petits détails qui viennent bousculer un déplacement qui, a priori, devait se dérouler sans encombre. Papiers perdus, mauvaise lecture des horaires d'un vol, erreur sur l'heure locale, incompréhension d'une adresse, absence de traducteurs dans des pays où l'anglais est peu utilisé… Autant dire qu'un peu de préparation permet généralement de se sortir en quelques minutes de ces situations complexes. Voici donc des conseils pour ne plus se retrouver à la rue en voyage d'affaires.


1 - Ne pas oublier de photocopier son passeport ou sa carte d'identité

Dix conseils de base à communiquer à vos voyageurs
Ce qui frappe le plus souvent les représentations consulaires françaises à l'étranger, c'est la légèreté avec laquelle nos ressortissants traitent leurs documents officiels. Passeport dans une poche de chemisette, à l'arrière d'un jean ou négligemment posé ou oublié sur une table de restaurant au moment de payer l'addition. Pire, les mêmes voyageurs malchanceux sont persuadés qu'il suffit de se présenter au Consulat ou aux Ambassades en se proclamant "français" pour que le problème soit réglé. Malheureusement, c'est bien plus complexe. Pour éviter de poireauter quelques jours sur place, il est donc conseiller de:
- Placer dans sa valise une ou deux photocopies de son passeport (page avec photo et date d'émission). Un exemplaire dans la poche externe et l'autre dans une trousse de toilette. Une copie couleur est souvent appréciée car plus lisible.
- Conserver à son domicile, ou chez des amis joignables en permanence une copie de votre passeport. Ils pourront vous la transmettre en cas de problème.
- Scanner les papiers et stocker les fichiers "Jpeg" sur un site internet spécialisé ou un "coffre fort" electronique, type mon service-public.fr service-public.fr. Un bon endroit pour stocker également les ordonnances de ceux qui ont un souci de santé.

2 - Lire à haute voix en quelques minutes son itinéraire

Il y a deux sortes de mémoire : la visuelle et l'auditive. En règle générale, on fait confiance à ce que l'on a lu en oubliant parfois que mémoriser à voix haute un itinéraire de voyages permettrait bien souvent d'en fixer les grandes lignes. La plupart des spécialistes des maladies d'Alzheimer conseille, pour le travail de la mémoire, de lire à haute voix un document important dont on souhaite conserver une trace auditive forte. Une méthode utilisée par les comédiens pour mémoriser un texte.

3 - Prendre le temps de retranscrire les horaires de ses déplacements en heure locale

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Un horaire de vol généralement exprimé en heure locale n'a pas grand-chose à voir avec l'heure de son pays d'origine. Beaucoup de compagnies aériennes vous diront que se présentent au comptoir des voyageurs persuadés que l'heure indiquée sur leur résumé de voyages est celle exprimée au départ de leur pays d'origine et non l'heure locale. Ne souriez pas, le cas arrive plus fréquemment que vous ne l'imaginez. Pour éviter ce type d'erreur, il n'est pas inutile de retranscrire au dos d'une carte de visite (usagée par exemple) les horaires en heure locale de l'ensemble des correspondances que vous aurez à prendre. Un exercice d'autant plus important lorsque le voyage se produit au moment des changements d'horaires (été/hiver) dans le pays de départ ou celui de destination. C'est également vrai pour les trains dont les horaires de départ se situent autour de minuit. Le lundi à 1h14 n'a rien à voir avec 13h14.

4 - Toujours sécuriser ses poches avant un vol long ou moyen courrier

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Les hôtesses sont formelles: à l'arrivée de chaque appareil, les agents de nettoyage trouvent systématiquement dans les sièges, en classe économique comme en business, quelques résidus tombés des poches : téléphone portable, carte de crédit, stylo de luxe… Leur conseil ? Toujours sécuriser les vestes ou manteaux en installant les objets de valeur dans une poche dotée d'un bouton ou d'une fermeture éclair. Si vous n'en avez pas, transférez les objets de valeur dans la poche supérieure de votre valise de cabine, de votre mallette d'ordinateur ou de votre sac à dos de voyages. Malheureusement, le personnel de cabine précise aussi que, le plus souvent, ces petits objets de valeur sont rarement retrouvés une fois le nettoyage de l'avion terminé.

5 - Pensez à traduire les adresses dans la langue du pays

Dans des pays comme la Chine ou l'Inde, où les caractères ne sont pas identiques à ceux utilisés dans les pays occidentaux, il est toujours préférable d'avoir une copie, dans la langue locale, des adresses que l'on doit visiter. Si personne ne peut faire ce travail dans votre pays d'origine, pensez à Google qui le plus souvent retranscrit une partie des adresses locales dans les caractères d'origine du pays. Un simple copier-coller peut vous évitez de faire le tour de la ville à la recherche d'un potentiel anglophone.

6 - Sécuriser ses valises

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Autre point faible du voyageur, l'absence fréquente d'étiquettes correctement placées sur la valise ou le sac d'épaule avec lequel on va partir. Le "tag" de la compagnie aérienne ne suffit pas ! Petit détail, ne laissez pas traîner vos clés d'appartements dans la poche latérale ou frontale de votre valise. Vous indiqueriez à de potentiels voleurs où ils doivent se rendre pendant votre absence. Une étiquette avec adresse est bien pratique, il faut également en doter les sacs d'épaule ou les mallettes informatiques. Sans cette précaution, en cas de perte il y a peu de chances que vous les retrouviez dans un aéroport ou environ 100 à 150 objets perdus transitent tous les jours. Pensez dans tous les cas à indiquer votre numéro de téléphone à l'international (le signe + suivi de l'indicatif du pays d'origine et de votre numéro de téléphone sans le zéro devant). Si vous en avez la possibilité, glissez l'une de vos cartes de visite professionnelle en complément de votre adresse privée, cela peut parfois faciliter le retour de l'objet égaré dans la filiale de l'entreprise, sur place.

7 - Valider les transferts entre l'aéroport et l'hôtel

Difficile d'arriver dans certains pays en plein milieu de la nuit et de chercher à trouver, seul(e), la meilleure façon de rejoindre un hôtel. Tous les voyageurs qui se rendent en Inde connaissent la difficulté de trouver facilement un taxi en plein milieu de la nuit qui connaisse parfaitement les rues de la ville où vous allez vous rendre. Aussi, avant de partir, pensez à imprimer les itinéraires entre l'aéroport et votre lieu de destination. Validez sur les sites de l'aéroport d'arrivée les différents moyens de locomotions qui vous sont proposés et, éventuellement, si l'aéroport offre ce service, vous pouvez réserver un taxi ou une navette disponible à l'heure où votre avion va se poser. L'idéal: venir se faire récupérer par le contact ou le correspondant sur place.

8 - Les papiers toujours en sécurité dans la chambre d'hôtel

La confiance est le pire ennemi du voyageur d'affaires. Croire qu'un grand hôtel est forcément sécurisé et sans danger est illusoire. Et pourtant, nous le faisons tous très régulièrement en abandonnant nos affaires sur une table ou un bureau de chambre d'hôtel et en négligeant le coffre-fort pourtant mis à notre disposition. Vous l'aurez compris, il est indispensable de sécuriser tout ce qui a un minimum de valeur et qui pourrait disparaître pendant votre absence. Cela vaut pour un ordinateur, un appareil photo, un téléphone portable que vous n'utiliseriez pas, vos billets de train, voir même votre passeport ou vos papiers en conservant sur vous une photocopie de ces documents officiels.

9 - Les adresses utiles du pays sur soi

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Combien de voyageurs partent avec les adresses utiles et indispensables du pays où il se rend ? Très peu à en croire les "assisteurs" et pourtant, c'est un geste essentiel auquel il faut penser avant de partir. Notez le numéro de permanence du consulat de l'ambassade de France, du médecin parlant français, de l'escale ou de la compagnie aérienne utilisée sans oublier, lorsque c'est le cas, celui du représentant dans le pays de votre entreprise. Enfin, il est toujours bon d'avoir le numéro de téléphone d'urgence de l'agence de voyages, de la permanence d'entreprise ou d'un confrère qui pourrait vous aider en cas de grosses difficultés. Cette petite liste des numéros utiles se récupère en quelques minutes sur le site du ministère des affaires étrangères et peut se glisser dans un portefeuille pour être utilisable à tout moment.

10 - Faire profiter les copains

Un bon voyageur d'affaires est rarement égoïste. Il doit donc tout naturellement faire part de ses expériences aux autres voyageurs de l'entreprise. Le plus simple, c'est incontestablement l'intranet qui permet de laisser des messages de publier des avis sur telle ou telle destination. Si vous n'en disposez pas, relatez vos aventures à votre chargée de voyage ou à votre Travel manager. Il pourra ainsi les restituer à ceux qui pourraient, un jour, se retrouver dans des situations comparables à celles que vous avez vécues. N'hésitez jamais à faire part des petits problèmes rencontrés à vos équipes. N'ayez pas honte d'apparaître peut-être comme "ridicule" dans certaines occasions que vous auriez pu éviter. Dites-vous bien que "le ridicule ne tue pas, mais que le silence peut le faire".