Légal : Contractualiser est une affaire d’expérience

Il existe autant de recettes de négociation que contrats. Les conseils précis ne peuvent être donnés qu’à la vue des éléments de votre dossier en prenant en compte vos impératifs, vos besoins et vos données. Le travail peut être fait en interne mais à la vue de la complexité des contrats liés aux déplacements professionnels il est fortement conseillé de faire appel à des experts. Voici toutefois quelques conseils pour mener à bien vos discussions.

 

La tarification est complexe

Les tarifs et/ou les remises arrière sont usitées dans les compagnies aériennes mais attention car elles se réfèrent surtout aux tarifs publics publiés et au CA hors taxes… Focalisez donc sur les charges annexes. Pour ce faire, consolidez vos consommations afin d’obtenir de la visibilité sur les dépenses ancillaires faites en dehors des tarifs packagés. Les offres low-cost ne sont plus l’apanage des compagnies à bas coût mais bien une pratique commune aux transporteurs aériens. La première source de revenus ancillaires est la surcharge bagage et ceux qui facturent le plus sont…les compagnies régulières classiques (normal car elles font beaucoup de long-courriers, destinations sur lesquels on à, a fortiori plus tendance à emmener du poids).

Les surcharges ne sont pas une exclusivité des compagnies aériennes. Tous les prestataires y ont recours. Les loueurs de véhicule facturent des chaînes, des pneus neige, des GPS, des assurances… Les hôtels facturent des services ou des repas (le prix du petit déjeuner est parfois exorbitant). Les TMC ont souvent des charges pour le H24 qui sont plutôt dissuasives. Idem pour les frais de remboursement… On ne peut pas leur en vouloir car tous doivent assurer des prix de base bas et une rentabilité. Il est donc du devoir du client de bien définir en amont les limites de fourniture et de service afin de les intégrer dans les contrats.
 

Les pièges sont nombreux

Définissez bien les rôles et les responsabilités des différentes parties pour assurer le chargement des tarifs et surtout définissez la procédure de contrôle d’accessibilité des conditions négociées dans vos outils de réservation ou au niveau de votre TMC. Les canaux sont maintenant multiples et la remonté des informations n’est pas toujours systématique (conflits entre les différentes briques du circuit de distribution).

Regardez bien les clauses de révision de prix, les échelles de rémunération des contrats (variabilité de la remise arrière en fonction des volumes. Idem pour les prix remisés) et surtout, imposez un mécanisme d’analyse et de révision (idéalement trimestriel). En hôtellerie, intéressez-vous à la LRA (last available room), aux options…

Il faut être extrêmement bien préparé

La liste est longue et des conseils pourrait être donnés tous les jours… Le marché est dynamique et l’évolution y est permanente tout comme l’innovation. Les changements stratégiques de tous les fournisseurs sont réguliers et imposent donc de faire une veille technologique journalière (c’est d’ailleurs pour cette raison que Déplacement Pros est né et que nos journalistes travaillent en permanence pour vous apporter les informations utiles à votre performance [achats ou vente]).

Quoi qu’il en soit, vous pouvez négocier des prix avec les prestataires mais n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre car vous risquez de passer à pleine vitesse sur des ralentisseurs… le prix est une chose, les conditions en sont une autre. La TMC, si elle est active et capable de négocier des prestations adaptées à votre besoin, est un des acteurs les mieux placés pour vous assurer de la performance. C’est donc l’appel d’offre le plus important à conduire dans le cadre d’un programme voyage.

Allez chercher de l'aide

Soyez toujours au fait des nouvelles routes, des nouveaux horaires, des classes disponibles (classes de confort ET classes tarifaires ouvertes). Vous pouvez avoir d’excellents prix dans un contrat mais sur des classes jamais ou peu disponibles.

La contractualisation et toute la phase d’approche qui la précède peut-être fait en interne mais à la vue de la complexité des contrats et du marché des déplacements professionnels il est fortement conseillé de faire appel à des experts. Certes, ils ont un coût mais le retour sur investissement est toujours rapide sur un marché qui en plus n’a pas de « time to market » (temps nécessaire entre l’émission d’une idée et sa concrétisation dans les actions). Mieux, ils vous protègent d’une erreur pouvant être fatale à votre plan de carrière. Alors pourquoi se priver ?