ESCAET – DéplacementsPros, le glossaire évolutif du voyage d’affaires: les mots de la négociation et des achats (6ème partie)

Dans le voyage d’affaires, la négociation et l’achat se font au niveau des fournisseurs concernant les différentes prestations qui constituent le processus de voyage. C’est une étape importante qui porte à la fois sur des prix, mais aussi des prestations, des services et des disponibilités/du stock assurés.

Les techniques de négociation et d’achat se perfectionnent et s’adaptent aux nouveaux acteurs qui arrivent sur le marché, aux nouveaux outils permettant de mettre en relation l’offre et la demande, et aux nouveaux comportements d’achat des entreprises et de consommation des voyageurs d’affaires.

Des termes liés aux relations commerciales et contractuelles entre les prestataires du business travel et les entreprises clientes sont répertoriés dans cette catégorie de notre glossaire.

Mots	Définitions
Achat groupé	On parle d’achat groupé lorsqu’un consortia va acheter des prestations pour un groupe d’entreprises clientes afin d’avoir un pouvoir de négociation plus important auprès des prestataires et bénéficier de tarifs plus avantageux.
Acheteur	Il prospecte les marchés, il évalue la capacité des fournisseurs à répondre aux impératifs de coûts, de délais, de qualité, de quantité associés aux besoins. C’est lui le spécialiste des achats. Il peut être spécialisé voyages ou multi-activités. Dans le cadre du voyage d’affaires, sa catégorie d’achats est spécifique et son portefeuille varié : il achètera/négociera des tarifs, des solutions technologiques, des services….
AP advance purchase	Achat anticipé, c’est-à-dire un achat ou une réservation qui doit être effectué longtemps à l’avance (bien avant le départ). Cette notion fait partie des clauses de restriction que l’on trouve dans les conditions tarifaires des prestations.
appel d'offres	Un appel d'offres est une procédure qui permet à une entreprise dite commanditaire, de faire le choix de l'entreprise la plus à même de réaliser une prestation. L’objectif est ici de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.
Best buy	C’est une technique d’achat qui consiste à acheter la prestation la moins chère en dépit des accords passés avec des prestataires dans le cadre de la politique voyages.
City cap	Pour un hôtel à Paris: maximum 180 euros. Pour un hôtel à Lyon: maximum 150 euros. Le city cap est le montant maximum qu’une entreprise autorise à ses collaborateurs pour réserver une prestation. Il varie d’une ville à l’autre et permet de prendre en compte la réalité du marché où l’on se rend (si on reprend notre exemple, les tarifs des hôtels à Paris sont plus élevés qu’à Lyon, il est donc logique que le city cap soit plus haut).
Commission	La commission est le montant versé à un revendeur pour avoir vendu une prestation.
Consortia	On parle de consortia surtout pour les prestations hôtelières. Ce sont des groupements qui font de l’achat groupé auprès des chaînes hôtelières pour le compte de plusieurs entreprises clientes pour accéder à des tarifs préférentiels de par l’importance du volume acheté.
Contrat cadre	Contrat entre l’entreprise cliente et ses fournisseurs mentionnant les tarifs négociés. Il désigne aussi parfois un canevas à partir duquel sont rédigés les contrats futurs et qui en fixe les grandes lignes.
Déférencement	Vous ne trouvez plus votre gamme de café préférée? C’est la faute au déférencement, qui consiste pour une marque à retirer certains produits ou marques.
KPI	Les Key Performance Indicators ou ICP en français pour Indicateurs Clés de Performances, désignent sont des données qui permettent de mesurer l'efficience, la rentabilité, les résultats d'une entreprise. Ils aident à la prise de décision, en permettant de comparer le positionnement d'une entreprise par rapport à son marché et à ses compétiteur, ou à elle même lorsque l'on regarde les évolutions des KPIs. Dans l'hôtellerie, le taux d'occupation, le RMC et le RevPAR sont des indicateurs de références. Dans le transport, on parlera plutôt d'ASK, alors que dans le corporate travel on pourra mettre en avant le taux d'utilisation des outils, par exemple.
Loyalty Programmes	C'est un effort commercial qui récompense, et donc encourager, comportement d'achat fidèle. comportement qui est potentiellement bénéfique pour l'entreprise
Marge	La marge est le rapport entre l'excédent brut d'exploitation et la valeur ajoutée (en comptabilité). La marge ou mark up est aussi la somme qu’un distributeur ajoute au prix d’achat d’un produit pour pouvoir le revendre.
Mark up	Un distributeur achète une location de voitures à 150 euros et la revend 200 euros. Il prend donc un mark up ou marge de 50 euros, qui correspond à la somme qu’il a ajouté au prix auquel il a acheté la prestation pour la revendre et ainsi se rémunérer.
Négociation	C’est un ensemble de discussions et argumentations entre au moins deux parties divergentes dans le but d’arriver à un accord profitable pour chacun.
Outil de gestion de la dépense	Outil d’aide au respect des obligations fiscales, peut proposer une fonction d’audit des dépenses et la gestion globale des frais liés aux déplacements professionnels.
Pénalités	Vous achetez un billet d’avion qui est non remboursable mais modifiable contre 100 euros. Ces 100 euros représentent la pénalité imposée par la compagnie aérienne pour modifier votre billet.
Per Diem	Cette expression latine qui signifie "par jour" désigne la somme d'argent allouée à un salarié pour ses dépenses journalières lorsqu'il est en déplacement, c'est donc l'indemnité journalière perçue par le voyageur d'affaires pour subvenir aux frais engendrés durant son déplacement.
Rétrocession	La rétrocession consiste à redonner une partie du montant payé pour une prestation à la personne l’ayant acheté. C’est une technique qui est souvent utilisé comme incentive par les GDS pour les agences de voyages ou par les prestataires de tourisme pour les entreprises clientes. Par exemple, plus une agence de voyages d’affaires vendra de billets via le GDS, plus elle recevra de rétrocessions de la part du GDS pour la “remercier” de l’avoir utilisé pour faire sa réservation. De même une entreprise cliente qui aura surpassé le volume d’achat auprès d’un prestataire pourra bénéficier d’une rétrocession.
Revenue Management	Evolution du yield management, qui est une technique d’optimisation des revenus en tenant compte des coûts, des évolutions du marché, du taux de conversion des différents canaux,... qui fait varier les prix en conséquence pour adapter l’offre à la demande.
Solution de paiement	Ce sont les différents moyens mis en place pour permettre aux clients potentiels de faciliter leur paiement (paiement en ligne, mobile…).
Tarif corporate	Ce sont des tarifs accessibles aux acheteurs business pour leurs voyageurs.
Tarif flexible	Le tarif flexible est appelé ainsi car il est modifiable, annulable, remboursable jusqu’à la dernière minute. Il est par contre plus cher qu’un tarif non flexible.
Tarif négocié	C’est un tarif revu à la baisse par négociation entre fournisseurs et distributeur, qui fait l’objet d’une négociation entre les deux. C’est le tarif public moins la ristourne obtenu par les négociations.
Tarif net	C’est le prix définitif. C’est le « toutes taxes comprises », soit TVA (taxe sur la valeur ajoutée) inclus.
Tarif public	Ce tarif est public, c’est à dire accessible à tout le monde, à l’inverse des tarifs négociés ou corporate qui sont accessibles seulement à certains clients.
Tarif semi-flexible	Entre le tarif non flexible et le tarif flexible, il y a le tarif semi-flexible, moins rigide car il sera non annulable mais modifiable avec pénalités.
Volume d'affaire	Le Volume d’Affaires est un indicateur clé de gestion commerciale. Il correspond à la somme des montants des ventes de produits et de prestations de services réalisées par une entreprise facturées sur une période donnée (souvent 1 an). C’est un indicateur d’activité et non de rentabilité. ll servira lors des négociations pour démontrer le poids des déplacements professionnels auprès des prestataires et avoir un pouvoir de négociation plus élevé.

Étudiants de la Promotion Bachelor Travel 2014-15 de l’ESCAET, supervisés par leur professeur Céline Vadam – Eugenia Abramowitch, Charlotte Alcantara, Michel Arnoux, Chloé Assante, Ismaël Belkadi, Sophie Boisson, Emmanuel Bourniquel, Yasmine Chebihi, Alizée Dame, Marine Daures, Inès Derreveaux, Thérèse Duhnara, Virginie Duong, Clara Elexhauser, Loris Faure-Geors, Manon Garrigues, Elodie Gervet, Coline Giroud, Raphael Giroud, Amélie Glavnik, Victoire Gonzalez de Linares, Marine Goutte, Morgane Haas, Joanna Harikiopoulo, Luc Hessmann, Marion Lecoeuvre, Camille Lee, Alexandre Lepage, Clary Malaussanne, Vanille Maurice-Hassoun, Christina Milhano, Marion Monasri, Benjamin Monbelli-Valloire, Anne-Sophie Pernot, Marine Petrucci, Celia Redon, Emilie Roux, Camille Rutimann, Thomas Saliba, Géraldine Sarobert, Carine Soletta, Laurence Tafforeau, Sarah Tiercelin, Lucie Turpault.

Si vous pensez qu'un mot ou qu'une expression manque, n'hésitez pas à nous demander de le traiter pour la seconde édition du Glossaire. Une seule adresse [email protected]