Expensya : une solution web et mobile pour les frais professionnels

Expensya est une solution Web et Mobile qui révolutionne la gestion des frais professionnels, pour les entreprises de toutes tailles. Un professionnel en mission n’a qu’à prendre un reçu en photo, et laisser Expensya en extraire toutes les données pertinentes en quelques secondes, grâce à la reconnaissance intelligente. La note de frais est ensuite automatiquement […]

Expensya est une solution Web et Mobile qui révolutionne la gestion des frais professionnels, pour les entreprises de toutes tailles.

Un professionnel en mission n'a qu'à prendre un reçu en photo, et laisser Expensya en extraire toutes les données pertinentes en quelques secondes, grâce à la reconnaissance intelligente. La note de frais est ensuite automatiquement générée, et il ne reste plus qu'à l'envoyer.

Pour un manager, c'est encore plus simple, il est notifié dès qu'il reçoit une note de frais à approuver, et peut contrôler les frais depuis n’importe quel terminal, où qu'il soit, pour ensuite les transférer à la comptabilité. En bout de chaîne, une panoplie d'exports est générée aux administrateurs et aux comptables, pour gérer en toute simplicité les remboursements et l'intégration comptable dans un logiciel tiers.
La solution répond aux problématiques des stratégies digitales actuelles et automatise la gestion des notes de frais du reçu jusqu’à l’archivage en y injectant des technologies comme le Cloud, le Mobile, l’Intelligence Artificielle, le Machine Learning, le Big Data, la Business Intelligence, etc.

Expensya élimine complétement la saisie manuelle grâce à sa reconnaissance intelligente de dernière génération OCR+ (marque déposée). Cette technologie permet de détecter des données de niveau 3 et d’extraire toutes les données pertinentes sur une facture en quelques secondes et avec une extrême précision à savoir le montant, la date, la catégorie de la dépense, les TVAs multiples, les taxes de séjour, le nombre de nuitées sur les factures d’hôtel, en séparant nuitées, minibar et repas, et détecte même la classe de voyage. OCR+ est une technologie auto-apprenante, plus son utilisation est fréquente, plus sa performance est meilleure. Expensya gère également les frais kilométriques en se basant sur les taux du barème de l’Urssaf ou sur les taux personnalisés de l’entreprise. Il suffit juste d’indiquer le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue.

La solution Expensya facilite la transmission des données, offre une meilleure visibilité des dépenses en automatisant l’application de la politique de dépenses, s’intègre parfaitement aux systèmes de production comptable, permet de collecter automatiquement les factures en ligne (premier partenaire non anglo-saxon interfacé avec Uber) et permet de se soustraire complètement du papier avec l’archivage numérique à valeur probante.


Expensya permet de récupérer toutes les données relatives aux dépenses professionnelles, du SBT, des paiements, et même des data internes aux clients, pour consolider dans un module Power BI qui permet tous les types de reporting possibles end to end.

Expensya est une solution en mode SaaS : le logiciel est un service auquel on s'abonne. Une entreprise souscrit à un abonnement pour chaque utilisateur, sur une période mensuelle ou annuelle. L’essayer c’est l’adopter !

Pour conclure, la vision d’Expensya s’inscrit dans une logique d’expert : Expensya veut se positionner en tant que meilleure solution d’automatisation de la saisie et des contrôles des notes de frais, et se concentre uniquement sur la note de frais, avec plus de 50 développeurs. Et elle s’interface avec les autres experts de l’écosystème, pour offrir un process et des reporting uniques, avec agilité, et avec le sourire.

PS : Expensya a récemment gagné le 1er prix du Next'Step initié par Maddyness et la Banque Populaire, qui récompensait la meilleure Fintech sur plus de 400 candidats.
A propos d'Expensya

Fondée en 2015 par Karim Jouini et Jihed Othmani, Expensya est une entreprise qui révolutionne le marché des dépenses professionnelles, en commercialisant une solution intelligente et unique de gestion des notes de frais. Marc Clatot, expert du marché Travel & Expense rejoint l’équipe en tant que Directeur de la Stratégie et du Développement, après 10 ans de Direction Générale chez American Express Corporate.

Expensya est la solution pionnière ayant intégré les avancées technologiques telles que la reconnaissance intelligente basée sur la technologie de l’OCR, le Cloud, le Mobile, l’Intelligence Artificielle, le Machine Learning, la géolocalisation, etc… au processus de gestion des notes de frais. Le tout en restant conforme aux spécificités règlementaires relatives à la dématérialisation et l’archivage à valeur probante des justificatifs.

La solution accessible sur Web et Mobile libère les professionnels des tâches chronophages telles que la saisie manuelle des notes de frais, sans réelle valeur ajoutée, le contrôle des dépenses professionnelles et l’intégration dans les outils comptables, proposant également des modules antifraude sophistiqués.

La vision d’Expensya n’est pas d’améliorer le process de gestion des notes de frais, mais de le faire progressivement disparaitre. Cette vision, couplée avec un retour sur investissement rapide et remarquable en moins d’un an (temps gagné, taxes recouvrées, réduction des dépenses, etc), fait d’Expensya une solution leader dans la transformation digitale du secteur du Travel & Expense.

Aujourd’hui, Expensya a séduit 4000 entreprises clientes, avec des collaborateurs qui voyagent dans plus de 140 pays. Les retours sont positifs et les utilisateurs laissent d’excellentes notes (4,5 sur 5). La solution intuitive et simple à paramétrer séduit des clients de toutes les tailles, des TPE jusqu’aux ETI internationales en passant par les grands groupes français. Expensya a conçu le juste dosage de fonctionnalités sophistiquées, paramétrables par client, pour offrir le meilleur des fonctionnalités, tout en préservant une expérience client unique qui fait sa réputation grandissante.

La startup est en phase de réaliser un tiers de son CA à l’international, avec des plans déjà bien établis, dont l’utilisation de 8 langues, pour accélérer cette conquête de l’international notamment du marché Européen.

Par ailleurs, Expensya a en tête d’automatiser l’expérience client de bout en bout du voyage : avant, pendant et après le voyage d’affaire. A ce titre c’est le seul nouvel entrant qui ait su constituer une base de partenaires emblématiques dont des acteurs leaders dans le voyage (Egencia, Uvet, etc.), dans les paiements (American Express, BNPP, Crédit du Nord/Groupe Société Générale, BPCE), dans la récupération de TVA (VAT4U, Eurotax, TVA conseil), et même les ERP (Microsoft, bientôt d’autres), et les acteurs du secteur Mobile (Apple, Orange, etc).

De cette manière, Expensya est unique et offre :
• Des fonctionnalités sophistiquées des grandes solutions établies
• Une architecture de partenaires qui permet d’automatiser le process Travel & Expense de bout en bout
• Un usage maîtrisé avec une technologie propriétaire, de toutes les technologies de nouvelle génération.