Deplacements Pros, le quotidien du business travel, du voyage d'affaires et des déplacements professionnels



Mercredi 27 Mai 2015

Glossaire ESCAET - DéplacementsPros : les mots de l'entreprise cliente



L'ESCAET et DéplacementsPros vous proposent de retrouver, tous les jeudis, les 7 composantes d'un glossaire évolutif consacré au voyage d'affaires. Ce document - qui sera accessible en ligne dès la dernière publication - se veut en phase avec son époque en évoquant toutes les nouveautés sémantiques, et les acronymes du domaine. Complété par les étudiants de l'ESCAET ou les journalistes de votre média préféré, il deviendra très vite un outil de travail indispensable. Cette semaine, pour la deuxième partie de ce glossaire, nous abordons les mots de l'entreprise cliente.



Les déplacements représentent un poste de dépenses important pour les entreprises clientes, qui peuvent être de tailles différentes, de la TPE à la multinationale. Evoluant dans des secteurs d’activité variés, leur typologie impactera leur volume de déplacements et leur façon de voyager.  

Afin de rationaliser et d’optimiser leur budget voyage, elles mettent en place des politiques voyages qui ont pour but de déterminer les règles à suivre dans le cadre des déplacements professionnels : encourager les voyageurs d’affaires à utiliser des prestataires privilégiés et renforcer les contraintes en imposant des catégories de confort selon la durée des voyages et le statut des employés dans l’entreprise, réserver à l’avance. L’objectif étant, bien entendu, de réaliser des économies sans toutefois négliger le confort et la sécurité du voyageur.

Les entreprises s’organisent également pour fluidifier le traitement des voyages d’affaires, en intégrant des outils de gestion des déplacements, et en faisant appel en interne ou en externe à des experts du secteur, chargés de lui donner une meilleure visibilité sur ce secteur complexe qu’est le travel.

Le présent thème de notre glossaire mettra en avant l’univers et les problématiques de l’entreprise cliente: process voyage, technologie et ressources humaines.

 

Mots Définitions
Accord Corporate
(Corporate Agreements)

Ce sont des accords B2B qui sont passés entre une entreprise cliente et un prestataire de tourisme dans le cadre d’un partenariat concernant des prestations de transport, hébergement, fourniture d’outils,...
 
Carte logée
C’est une solution de paiement, une carte d’achat dédiée aux voyages d’affaires.  Elle est reliée à la fois à l’agence de voyages/TMC de l’entreprise et à l’entreprise cliente. Elle permet à cette dernière d‘effectuer toutes ses réservations auprès de son agence de voyages. Pour régler l’agence de voyage, les dépenses engendrées seront débitées de la carte logée. Cette dernière présentera un reporting (papier ou numérique connecté au ERP ou au logiciel comptable) et des solutions de paiement facilitées à l’entreprise cliente. Cet outil technologique permet au groupe client de profiter d’un débit différé et d’un règlement groupé.

Cette carte est un gage de sécurité pour l’entreprise. En effet, en plus d’assurer l’ensemble des voyageurs du groupe, aucune fraude n’est envisageable car seulement l’agent de voyage habilité peut imputer des frais sur la carte logée.
 
Carte Société ou Corporate Card
Les collaborateurs d’un groupe peuvent avoir en leur possession, une «corporate card», il s’agit d’une carte bancaire qui appartient à l’entreprise mais qui est mise à disposition des employés pour régler leurs frais professionnels. Elle offre plusieurs avantages aux collaborateurs et à l’entreprise car elle permet de centraliser et de gérer l’ensemble des dépenses des employés, mais elle sert également d’assurance voyage. Les banques ou les entreprises spécialisées mettent des outils de reporting à disposition des entreprises clientes. Plusieurs solutions sont proposées avec la corporate card comme, la gestion différée des remboursements de frais, le choix de la date d’arrêté des comptes, ou l’application de la politique voyage par le collaborateur.
L’ensemble de ses solution permettent à l’entreprise de mieux contrôler sa politique voyage.
 
circuit de validation/approbation
Lorsqu’un collaborateur doit réserver une prestation touristique, il doit suivre et respecter la politique voyage. Cependant au sein de certaines entreprises, les dépenses liées aux déplacements professionnels doivent être validés par la personne en charge du voyage au sein du groupe, « le travel manager ». Le circuit d’approbation, désigne l’acheminement entre le voyageur et le décisionnaire. Plusieurs logiciels de réservation de prestations (SBT ou OBT), proposent des solutions pour simplifier le circuit de validation et donc faciliter la gestion des frais.
 
Client interne
Le client interne est le collaborateur d'une entreprise qui effectue un déplacement professionnel. Au sein de l'entreprise cliente, une fois la politique voyages définie, il est prêtée une attention toute particulière à son confort et sa sécurité durant son séjour.
 
Décisionnaire
Le décisionnaire varie en fonction de la taille et de l'organisation interne de l'entreprise. C'est le responsable (Travel Manager, Directeur des Achats, ou même DAF-Directeur Administratif et Financier-, DRH-Directeur des Ressources Humaines-, etc.) qui définit les règles relatives aux déplacements professionnels dans l'entreprise. C'est à lui que s'adressent les TMC pour proposer leurs services (aide à l'élaboration d'une politique voyages, définition des meilleurs fournisseurs transport ou hébergement avec lesquels travailler, choix d'une solution technologique adaptée à l'entreprise, etc.).
 
Dématérialisation
L’ensemble des entreprises suit aujourd'hui une dynamique de réduction des frais. Pour cela les TMC, qui renouvellent sans cesse les services proposés à leurs clients, offrent depuis quelques années des solutions de dématérialisation de facture. Le principe est simple : remplacer l’envoie de factures papier par l’envoie de factures numériques. Cette solution représente un gain de temps et d’efficience pour les entreprises clientes car le reporting des factures des TMC est directement connecté aux logiciels de gestion des factures qui est interne aux entreprises clientes. De nombreux logiciels de dématérialisation des factures sont apparus sur le marché.
 
Désintermédiation
Dans une logique de réduction des coûts, la désintermédiation, c’est à dire le faire de passer le plus en direct possible avec ses prestataires afin de limiter les frais liés aux intermédiaires, est de plus en plus pratiqué. On peut citer comme exemple les compagnies aériennes ou chaînes hôtelières qui proposent des accès B2B aux entreprises clients pour bénéficier de leurs tarifs négocier sans passer par une TMC ou un SBT. L’avantage est que l’on est en direct avec le prestataire. L’inconvénient pour une entreprise cliente est que l’on accède à une offre mono-produit et mono-marque ce qui n’est pas le cas lorsque l’on passe par un intermédiaire qui agrège l’offre de plusieurs prestataires.
 
Digitalisation
 

Le secteur du corporate travel est fortement influencé et mouvementé par les nouvelles technologies. La digitalisation du secteur, c’est à dire le passage vers du numérique des stratégies, process et management de l’entreprise, est nécessaire et permet aux acteurs du corporate travel d’être connectés en direct avec les collaborateurs. Elle permet également de répondre à des soucis de sécurité (risk management) et à la flexibilité requise par les voyageurs affaires et enfin d’optimiser le temps des voyageurs. Cette digitalisation passe par des applications mobiles, le wifi disponible gratuitement, la géo localisation...
 
Editeur de solution technologique
Entreprise élaborant/concevant des solutions technologiques et les fournissant aux entreprises clientes directement ou par l’intermédiaire des TMC. Elles élaborent des solutions technologiques telles que les SBT, les solutions de gestion de notes de frais ou les CRM.
 
Entreprise cliente
Il s’agit d’une entreprise (PME, PMI, TGE) qui fait appel à une agence de voyage affaires/à une TMC pour la gestion et l'optimisation des budgets de déplacement ou encore afin d’être accompagnée et conseillée dans ses achats travel. Cette entreprise qui veut faire déplacer ses collaborateurs dans le cadre professionnel est donc cliente de la TMC qui va lui fournir un service complet de gestion de voyage.
Aujourd’hui, les entreprises clientes font face à de nouvelles tendances dans la mesure où la crise économique oblige à diminuer les coûts : solutions alternatives au déplacement, baisse du nombre de voyages, renforcement de leur PVE-politique voyages en entreprise-, collaboratif et compagnies low cost…
 
Fournisseur/Prestataire
Nous pouvons ici qualifiés de fournisseurs, ceux fournissant une prestation primaire au sein d’un voyage comme un transporteur (compagnie aérienne, ferroviaire, loueur de voitures) ou un hébergeur (chaîne hôtelière).

La TMC ou l’entreprise cliente vont ainsi nouer des partenariats forts afin de pouvoir négocier des tarifs avantageux en fonction de leur volume de déplacements et garantir de forts taux de remplissages pour les prestataires.
 
Gestionnaire de compte
Le gestionnaire de compte ou account manager est celui qui a en charge un dossier client. Il est l’interlocuteur privilégié auquel il faut s’adresser pour toute question relative au voyage. Il pourra ainsi gérer l’avant, le pendant et après voyage. Il doit être en mesure d’être réactif à tout instant afin de répondre efficacement à la demande client.

Il peut également endosser la casquette de commercial externe. Il va en effet assurer, par la rencontre de prospects, la conquête de nouveaux clients avant d’en assurer le suivi dans son portefeuille client.
 
Indemnisation - remboursement
Un voyage engendre de nombreuses dépenses de différentes natures.
Il est possible dans certaines situations que le voyageur d’affaires dispose d’une carte de paiement directement rattachée au compte de l’entreprise.

Mais le plus souvent, le voyageur doit payer l’intégralité de son voyage (transport, hébergement, nourriture) et demander dès son retour le remboursement des dépenses engendrées.
L’indemnisation ne se fera uniquement que si l’employé a respecté les conditions établies dans la politique voyage. Pour se faire, il devra remplir une note de frais, listant ainsi toutes ses dépenses.
C’est ainsi qu’il pourra justifier chaque paiement et insérer ses preuves d’achats.

Une fois validé, l’entreprise indemnisera son collaborateur en effectuant le remboursement des dépenses.
C’est l’un des chevaux de bataille des entreprises en terme d’optimisation des déplacements car la gestion des notes de frais prend énormément de temps aux collaborateurs.
 
Logistique d'acheminement/Mobility management
Ensemble des opérations mises en œuvre pour l’acheminement des voyageurs/collaborateurs depuis leur point de départ à leur point d’arrivée.
 
MICE
Acronyme de Meetings, Incentives, Conventions/Conferences and Events/Exhibitions, le MICE est la partie groupe du secteur des voyages d’affaires (par opposition au business travel qui est la partie voyage individuel). Elle regroupe les activités liées à l’organisation de congrès, conférences, évènements, voyages de motivation,... organisée par une entreprise pour ses collaborateurs, clients, partenaires, membres,...
 
optimisation
L’optimisation est le mot d’ordre du business travel et se décline dans plusieurs aspects d’un déplacement.
Optimisation du temps : solutions permettant à l’entreprise cliente de gagner du temps et ainsi d’organiser plus efficacement le voyage d’affaires.
Optimisation des coûts : solutions permettant à l’entreprise de réduire les coûts du voyage d’affaires afin d’être le plus rentable possible. Pour cela, l’entreprise cliente va mettre en place une politique voyage qui répertorie toutes les règles relatives à l’entreprise (plafond de dépenses, préconisation gamme d’hôtels, type de classe en avion etc). De nouvelles tendances se sont développées comme le secteur du collaboratif, les one day trip, les low cost, les visio conferences etc
 
outils d'optimisation
Outil favorisant l’efficacité et la performance d’une entreprise en vue d’économiser du temps ou de l’argent.
 
Outsourcing
C’est lorsque l’entreprise cliente externalise une partie de ses activités voyage auprès de ses fournisseurs, qui viennent en support de certaines problématiques: gestion des déplacements, technologie, achat, maitrise d’ouvrage. On parle aussi d’externalisation.
 
PVE politique voyage en entreprise
Il s’agit de l’ensemble des règles régissant les déplacements des collaborateurs de l'entreprise, attribuant des autorisations en fonction de négociations menées par la direction avec les prestataires. L’entreprise se doit d’instaurer des règles à ses collaborateurs à travers la politique voyage, par exemple: aucune nuit d'hôtel en Province ne doit excéder 100 euros;  tous les déplacements en Europe doivent se faire en avion via une compagnie aérienne imposée,...
 
ROI / ROO
Ce sont deux indicateurs qui déterminent les performances et la rentabilité d’une action mise en place par l’entreprise.
Le ROI (retour sur investissement) permet de faire un retour sur la somme initialement investi dans le voyage d’affaires afin de savoir si ce dernier a été rentable ou non. Par exemple, le coût d’organisation d’un voyage pour aller démarcher des clients a-t-il été compensé par la quantité de contrats signés?
Le ROO (retour sur objectif) permet de faire un retour sur les objectifs initialement définis  afin de savoir s’ils ont été atteints. Il permet ainsi d’assurer un meilleur suivi du voyage d’affaires.
 
RSE
La Responsabilité Sociale/Sociétale des Entreprises est un concept qui vise à mieux prendre en compte les impacts des décisions et activités de l'entreprise sur la société, ses clients, ses partenaires et l'environnement. C’est la notion de développement durable appliquée au monde de l’entreprise.
 
stratégie de direction - locale, globale et glocale
Ces trois types de stratégies de travel management correspondent aux entreprises de grande ampleur, les Grands Comptes. Est appelée stratégie locale la gestion des déplacements professionnels par entités (services, zones géographiques etc.), par opposition à la stratégie globale qui est commune à toute l'entreprise. La stratégie glocale est une stratégie locale avec une mutualisation de certains éléments (outil de réservation ou process commun) à l’échelle globale.
 
Taux d'adoption
Le taux d'adoption définit le pourcentage d'acceptation/adaptation des collaborateurs d'une entreprise à l'utilisation d'un outil technologique pour la réservation de son voyage ou la remise de ses notes de frais.
Il peut aussi s’utiliser pour évaluer l’utilisation d’un nouveau processus interne comme l'application d'une politique voyages.
 
Travel Manager
Il a pour mission de gérer et d’organiser les déplacements professionnels de son entreprise afin de trouver un équilibre entre
réduction des coûts et bien être du voyageur d’affaires. C’est un intermédiaire entre le voyageur et les prestataires avec qui il négocie. Il va mettre en place la politique voyage de l’entreprise et veiller à son respect. Il permet aux entreprises de mieux gérer leur budget  et de contrôler toutes les dépenses du voyageur ainsi que le remboursement des frais professionnels.
 
Visio conférence/ Webconférence
Ce sont des alternatives au voyage d’affaires permettant l’optimisation des coûts et du temps. Ce sont des  plateformes virtuelles utilisées par les
entreprises. Elles permettent d’organiser des réunions, des conférences, des formations etc  et ce, à distance, par transmission de la parole et de l’image des participants.
 

Ils ont travaillé sur le glossaire

Etudiants de la Promotion Bachelor Travel 2014-15 de l’ESCAET, supervisés par leur professeur Céline Vadam – Eugenia Abramowitch, Charlotte Alcantara, Michel Arnoux, Chloé Assante, Ismaël Belkadi, Sophie Boisson, Emmanuel Bourniquel, Yasmine Chebihi, Alizée Dame, Marine Daures, Inès Derreveaux, Thérèse Duhnara, Virginie Duong, Clara Elexhauser, Loris Faure-Geors, Manon Garrigues, Elodie Gervet, Coline Giroud, Raphael Giroud, Amélie Glavnik, Victoire Gonzalez de Linares, Marine Goutte, Morgane Haas, Joanna Harikiopoulo, Luc Hessmann, Marion Lecoeuvre, Camille Lee, Alexandre Lepage, Clary Malaussanne, Vanille Maurice-Hassoun, Christina Milhano, Marion Monasri, Benjamin Monbelli-Valloire, Anne-Sophie Pernot, Marine Petrucci, Celia Redon, Emilie Roux, Camille Rutimann, Thomas Saliba, Géraldine Sarobert, Carine Soletta, Laurence Tafforeau, Sarah Tiercelin, Lucie Turpault.

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