En révélant les résultats d'une étude sur le voyage et les notes de Frais pour 2010, KDS donne un aperçu des attentes du travel management en matière de gestion des Travel Expense. Dommage que le panel soit aussi cours (164 entreprises dans le monde) et que la conclusion, logique d'ailleurs, soit perçue dès les premières lignes : les avantages évidents de la solution automatisée en ligne. KDS prêche, légitimement, pour sa paroisse. On ne saurait le lui reprocher même si certains points de l'enquête restent volontairement confus.
Force est de reconnaître que la gestion des dépenses annexes, dont les notes de frais, est devenu l'un des chantiers de taille mis en place par le Travel Management. KDS ne s'y trompe pas et donne quelques intéressantes pistes de compréhension. La première démontre qu’un "trop grand nombre d’entreprises négligent encore l’importance financière et budgétaire des T&E sur leur activité. Par exemple, dans 24,4 % des cas, la politique voyage dans l’entreprise dépend du département des ressources humaines. Dans seulement 16,5 % des cas, cette politique voyage relève du département financier. Pourtant, dans 36,6 % des cas, la politique des frais de déplacements relève du département financier. Ce constat montre que les entreprises sont nombreuses à dissocier la gestion de ces activités plutôt que de la considérer comme une seule et même activité. Ce fonctionnement aboutit à des opportunités d’économies perdues".
Autre observation: "La plupart des participants soumettent une seule note de frais par mois. Le sentiment dominant des collaborateurs sur le fait de remplir ses notes de frais est la « perte de temps » (57,9 %). Néanmoins, 29,3 % des participants voient dans cette procédure une occasion de rompre la monotonie du travail quotidien, alors que 12,8 % se contentent de confier la tâche à un(e) assistant(e). La recherche des reçus est la source la plus fréquente de frustration, tandis que la conversion en devise est une autre source d’ennuié. Autre source d'étonnement de l'étude, 43,3 % des participants remplissent les notes de frais sur papier, tandis que le même nombre, 43,3 % utilisent un système de gestion des notes de frais en ligne. Les tableurs sont quant à eux utilisés par 13.4% des personnes ayant répondu.
Globalement, l’étude montre que les notes de frais sont payées dans la semaine qui suit leur soumission (42,1 %) ou au minimum deux semaines après (40,9 %). La majorité des sommes remboursées (73,8 %) le sont par virement sur le compte bancaire du collaborateur ; 2,4 % seulement des participants indiquent qu’ils sont encore remboursés en espèces (même si d’après l’étude, 34,8 % des entreprises proposent encore des avances sur frais).
Une fois les notes de frais soumises, rares sont les employeurs qui auditent les notes de
frais de leurs employés : 56,1 % des participants indiquent que leurs notes de frais sont
rarement remises en question et 28 % affirment qu’elles ne le sont jamais.
Téléchargez l'étude ci dessous
Autre observation: "La plupart des participants soumettent une seule note de frais par mois. Le sentiment dominant des collaborateurs sur le fait de remplir ses notes de frais est la « perte de temps » (57,9 %). Néanmoins, 29,3 % des participants voient dans cette procédure une occasion de rompre la monotonie du travail quotidien, alors que 12,8 % se contentent de confier la tâche à un(e) assistant(e). La recherche des reçus est la source la plus fréquente de frustration, tandis que la conversion en devise est une autre source d’ennuié. Autre source d'étonnement de l'étude, 43,3 % des participants remplissent les notes de frais sur papier, tandis que le même nombre, 43,3 % utilisent un système de gestion des notes de frais en ligne. Les tableurs sont quant à eux utilisés par 13.4% des personnes ayant répondu.
Globalement, l’étude montre que les notes de frais sont payées dans la semaine qui suit leur soumission (42,1 %) ou au minimum deux semaines après (40,9 %). La majorité des sommes remboursées (73,8 %) le sont par virement sur le compte bancaire du collaborateur ; 2,4 % seulement des participants indiquent qu’ils sont encore remboursés en espèces (même si d’après l’étude, 34,8 % des entreprises proposent encore des avances sur frais).
Une fois les notes de frais soumises, rares sont les employeurs qui auditent les notes de
frais de leurs employés : 56,1 % des participants indiquent que leurs notes de frais sont
rarement remises en question et 28 % affirment qu’elles ne le sont jamais.
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