Les coffres forts virtuels des voyageurs d’affaires

Le coffre-fort numérique permet de placer ses documents administratifs, personnels et professionnels comme des contrats et autres fichiers importants dans un espace sécurisé sur le net, protégé par un mot de passe. Pour assurer la sécurité des données, il est conseillé d’ailleurs de choisir un mot de passe complexe comportant des chiffres, des lettres mais également d’autres signes comme &,*,@… Le site choisi pour l’ouverture du «bunker virtuel» doit également répondre à des normes. L’homologation en France est NF Z42-013. Il est également important qu’il soit agréé par la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Les sites de coffres-forts virtuels se sont beaucoup développés au cours des dernières années. Avant de faire son choix, il est donc important de définir ses besoins en terme de capacités, de durée de conservation, de formats des documents numérisés acceptés, de mode d’archivage ou encore de récupération des fichiers… Généralement les sites offrent des gammes de prestations très larges dont la première - aux stockages et services moins importants - est gratuite. L’espace proposé oscille alors généralement entre 50 Mo et 2 Go. Les voyageurs d’affaires qui auraient besoin de plus de place devront alors souscrire un abonnement pour l’obtenir (jusqu’à plusieurs centaines d’euros annuels). Astuce pour faire des économies, quelques sites étendent la gratuité, la capacité ou les avantages accordés aux internautes s’ils parrainent leurs amis, comme par e-coffrefort.fr. Les coffres-forts virtuels permettent généralement de stocker -bien sûr- des documents, mais également de collecter et archiver automatiquement les factures ou les relevés électroniques de différents fournisseurs tels que les opérateurs, les administrations, les assurances, les compagnies aériennes, la SNCF…
Autre point à vérifier, le type de fichiers acceptés par le portail. S’ils acceptent tous les formats PDF, certains élargissent leurs offres de formats autorisés : documents word, fichiers excel, présentations power point, images, vidéo… Une flexibilité qui se révèle utile pour les professionnels qui souhaitent, en plus du scan de leurs papiers identités, mettre à l’abri du vol ou de la perte d’autres types de contenu comme des dossiers du travail, des contrats, des photos de famille... On peut entre autres citer les sites HomeBubble et Xambox.
Le mode d’archivage est aussi un critère de choix. L’utilisateur se voit proposer une gestion des téléchargements manuelle et autonome ou une gestion par le site (voir les deux). Dans ce dernier cas, c’est le site qui gère la numérisation, laissant à son client le soin d’archiver le document où il le souhaite dans son espace. Pour les voyageurs d’affaires franciliens qui auraient une grande quantité de document à numériser, des sites proposent de s’en charger et de venir les chercher à domicile (MyArchiveBox 9.99 € l'aller-retour) ou bien de le faire directement sur place (Sécuribox à partir de 75 € TTC). Les professionnels qui auraient des documents extrêmement sensibles à y placer et qui voudraient bénéficier d’une sécurité supplémentaire peuvent également faire appel à mon-coffre.net. Ce site met à la disposition de l’internaute une clé USB unique. Elle contient les informations nécessaires pour l’authentifier et ouvrir alors l’accès au contenu du coffre-fort virtuel (à partir de 6 € pour 50 Mo). Sans elle, il est impossible de rentrer dans le compte.

En plus de permettre d’effectuer certaines démarches administratives en ligne, le site mon.service-public.fr, mis en place par l’état en 2009, propose un espace de stockage sécurisé de 20 Mo pour les documents importants et nécessaires lors de différentes démarches (scan de la carte vitale, du passeport…). Les voyageurs d’affaires sont totalement maîtres du contenu de ce coffre-fort virtuel et peuvent aussi y mettre une copie de leurs billets d’avion ou de leur visa tant que les fichiers sont au format PDF, PNG, GIF et JPG. Par contre, lors du téléchargement, le site les convertit forcement en PDF, cet espace est donc intéressant pour les professionnels qui n’ont pas besoin de conserver le format de leurs documents. Si plusieurs fichiers sont sélectionnés (exemple : le recto et le verso d'une carte d'identité), ils seront fusionnés en un document unique ne pouvant dépasser la taille de 2000 Ko.
Ce portail personnel vers l’administration française dispose désormais d’un réseau qui comprend une quinzaine de partenaires appartenant principalement à la sphère sociale - les services en ligne des allocations familiales (CNAF), le portail de la retraite des salariés (assurance retraite – CNAV), les services en ligne pour les assurés de l’assurance maladie (Ameli – CNAMTS)… Il offre ainsi la possibilité d’entamer différentes procédures où que l’on soit dans le monde, soit via des formulaires pré remplis avec les informations rentrées sur le compte ou à l'occasion d'une démarche en ligne, comme par exemple la déclaration de perte ou le renouvellement des papiers. Le site propose également un annuaire des différentes administrations : mairie, préfecture, centre des impôts… Très pratique pour les voyageurs d’affaires fréquents ou simplement têtes de linotte, un calendrier des démarches à effectuer avec alerte par mail permet de ne plus oublier les papiers à envoyer, les appels à passer ou les paiements à faire. Pratique notamment pour ne pas oublier de renouveler son passeport....

Assurances, banques, opérateurs… De nombreuses entreprises non spécialisées proposent également un service de stockage numérique. Tout comme les sites experts, certaines sociétés offrent solutions gratuites comme La Poste et son Digiposte. Ce site propose un espace de stockage de 3 Go qui permet également de recevoir ses courriers au format numérique (bulletins de paie, relevés bancaires…) et de retrouver facilement les documents classés par mots-clés. La téléphonie n’est pas en reste. Par exemple, SFR et Orange (espace disponible gratuitement 10 Go) ont également des services de stockage virtuel pour leurs clients. Les assurances MMA ont mis en place également un coffre numérique. Pour sa clientèle, la taille en est illimitée (mais lors du téléchargement, le fichier vidéo ne doit pas dépasser 100 Mo, fichier audio : 8 Mo, et 1 Go pour tout autre fichier). Pour ceux qui n’ont pas de contrat chez l'assureur, l’espace est de 1 Go. Les voyageurs d’affaires qui ont un compte Google ont également la possibilité d’utiliser Google Document développé par le géant de l’Internet. En plus de la boite mail, des alertes de l’agenda, il a créé un espace de stockage qui permet d’y placer, modifier et partager des projets en ligne. Son offre gratuite propose 5Go (à partir de 2,49 USD HT par mois pour 25 Go).
D’autres sociétés proposent une solution uniquement payante. Par exemple, les clients Crédit Mutuel qui s’abonnent à ce service peuvent ouvrir un compte d’une capacité de 1 Go dont la taille peut évoluer par tranche de 1 Go selon les besoins (prix mini 1 € par mois) et accueille de nombreux formats de fichiers (pdf, doc, xls, xlsx, pps, dat, zip...). Bon moyen de se familiariser avec les coffres-forts virtuels, les voyageurs d’affaires ont ainsi intérêt d’étudier les services proposés par les entreprises de leur quotidien avant leur départ.

Sophie Raffin

Trucs et astuces

Pas le temps ou l’envie d’éplucher les offres, les voyageurs d’affaires qui doivent partir en déplacement professionnel disposant d’un mail consultable à partir d’un navigateur Internet du type Yahoo, Gmail, hotmail… peuvent tout simplement envoyer sur leur adresse les documents nécessaires.
Tout comme les sites de stockage virtuel, les utilisateurs seront soumis aux limites imposées par leur fournisseur en terme de pièces jointes et d’espace. Pour les professionnels qui ont pris la peine de déclarer leur itinéraire de voyage sur Ariane - le service mis en place par le Quai d’Orsay pour informer les ressortissants français en cas de problèmes dans leur zone de séjour – le site présente une porte de secours s’ils ont perdu ou oublié les adresses des différents hôtels où ils séjourneront pendant leur itinéraire à l’étranger.

Le coffre, on y met quoi ?

Les différentes informations à placer dans son coffre-fort virtuel avant le départ :
- Photocopies du passeport, carte d’identité, permis…
- Photocopie de la carte vitale
- Photocopies du carnet de santé ou ordonnance en cas de traitement médical
- Références des réservations de billets d’avion ou de train, mail de confirmation
- Itinéraire et adresses des hôtels, bureaux…
- Numéros de téléphone d’assistance de l’agence de voyages
- Références du contrat d’assurance voyages ainsi que les numéros de téléphone de l’assistance
- Les numéros de cartes bancaires et le numéro de contact en cas de vol ou perte.
- Les identifiants et les mots de passe de ses différents comptes mails, réseaux…