Quelle place pour l'utilisation des nouvelles technologies dans l'organisation des réunions? C'est la question qu'a posé American Express Meetings & Events a interrogé 336 organisateurs de réunions et 161 participants à des réunions et évènements au cours du premier semestre 2014. L'étude révèle certains décalages entre la vision des organisateurs et les attentes des convives.
Les applications en lien avec les réunions et l’événementiel ont gagné en popularité dans les conférences et salons professionnels. L’étude «Grandes espérances : l’utilisation de la technologie dans les réunions, un domaine en pleine évolution» montre que 67 % des organisateurs de réunions et 55 % des participants considèrent les appli pour l’évènementiel comme étant importantes. Les deux parties estiment que les fonctionnalités relatives à la communication et à la planification sont les plus importantes. En revanche, celles permettant de participer à des jeux ou à des concours sont jugés les moins nécessaires chez les deux groupes. Ils considèrent également que la possibilité d’avoir accès au programme de la manifestation et à la description des sessions constituent des points clés, les participants précisant en outre qu’il leur arrive souvent d’utiliser les applications, sur place, pour programmer des réunions avec des exposants et autres participants.
Les médias sociaux plébiscités par les organisateurs moins par les participants
Au cours des dernières années, l’utilisation des médias sociaux lors des réunions et évènements s’est développée de manière exponentielle. En effet, les professionnels utilisent de plus en plus ces outils pour communiquer, obtenir des informations et partager leurs commentaires en temps réel. L’étude révèle toutefois que l’utilisation des médias sociaux est considérée comme plus essentielle par les organisateurs que par les participants, puisque 43 % des professionnels MICE, contre seulement 35 % des visiteurs, estiment que les capacités à maîtriser les médias sociaux sont très importantes. «À l’heure où la création de buzz sur les médias sociaux est devenue l’une des composantes majeures de la stratégie marketing globale des réunions et évènements, disposer d’un hashtag apparaît plus important pour les organisateurs que pour les participants, les premiers plébiscitant à 41% ce procédé qu’ils jugent important ou extrêmement important», explique American Express Meetings & Events.
Parallèlement, seulement 39 % des participants jugent très important de publier et lire des commentaires ou avis sur les évènements, contre 50 % des organisateurs. En outre, la participation à des jeux et concours via les médias sociaux obtient de faibles scores parmi les deux groupes. 54 % des participants et 41 % des organisateurs estiment que ces fonctionnalités ont peu d’importance.
Les réunions physiques ont encore de beaux jours
Les organisateurs et participants interrogés citent plusieurs raisons qui les incitent à participer à des réunions et évènements virtuels, mais les deux groupes affirment clairement préférer l’expérience globale qu’offre la participation en personne. Parmi les personnes interrogées, 74 % des participants et 85 % des organisateurs apprécient davantage les réunions dites physiques en raison des opportunités d’interaction sociale qu’offrent celles-ci. 47 % des hôtes et 49 % des organisateurs conviennent qu’il est difficile de participer activement à une réunion virtuelle. 68 % des professionnels de l’événement ajoutent que les participants se laissent facilement distraire lors d’une telle réunion.
Néanmoins, l’étude montre également que les collaborateurs sont à la recherche de plus d’options leur permettant d'assister à des réunions virtuelles : 63 % d'entre eux reconnaissent en effet qu’ils participeraient à davantage d'évènements virtuels si l’option leur était proposée. Les organisateurs de réunions ne semblent toutefois pas avoir conscience de l’existence de cette demande, puisque 48 % de ceux sondés ne pensent pas que les participants assisteraient à davantage de réunions virtuels si l’option leur était proposée. En outre, 45 % des participants estiment que la possibilité de participation virtuelle devrait être offertes pour l’ensemble des manifestations alors que seuls 35 % des organisateurs sont de cet avis. Les fonctionnalités interactives, dont celles qui permettent de réaliser des enquêtes, gérer les questions/réponses en temps réel et autres techniques utilisées au cours des réunions, peuvent permettre de maintenir l’attention des participants tout en rentabilisant le temps et les sommes investis.
Les médias sociaux plébiscités par les organisateurs moins par les participants
Au cours des dernières années, l’utilisation des médias sociaux lors des réunions et évènements s’est développée de manière exponentielle. En effet, les professionnels utilisent de plus en plus ces outils pour communiquer, obtenir des informations et partager leurs commentaires en temps réel. L’étude révèle toutefois que l’utilisation des médias sociaux est considérée comme plus essentielle par les organisateurs que par les participants, puisque 43 % des professionnels MICE, contre seulement 35 % des visiteurs, estiment que les capacités à maîtriser les médias sociaux sont très importantes. «À l’heure où la création de buzz sur les médias sociaux est devenue l’une des composantes majeures de la stratégie marketing globale des réunions et évènements, disposer d’un hashtag apparaît plus important pour les organisateurs que pour les participants, les premiers plébiscitant à 41% ce procédé qu’ils jugent important ou extrêmement important», explique American Express Meetings & Events.
Parallèlement, seulement 39 % des participants jugent très important de publier et lire des commentaires ou avis sur les évènements, contre 50 % des organisateurs. En outre, la participation à des jeux et concours via les médias sociaux obtient de faibles scores parmi les deux groupes. 54 % des participants et 41 % des organisateurs estiment que ces fonctionnalités ont peu d’importance.
Les réunions physiques ont encore de beaux jours
Les organisateurs et participants interrogés citent plusieurs raisons qui les incitent à participer à des réunions et évènements virtuels, mais les deux groupes affirment clairement préférer l’expérience globale qu’offre la participation en personne. Parmi les personnes interrogées, 74 % des participants et 85 % des organisateurs apprécient davantage les réunions dites physiques en raison des opportunités d’interaction sociale qu’offrent celles-ci. 47 % des hôtes et 49 % des organisateurs conviennent qu’il est difficile de participer activement à une réunion virtuelle. 68 % des professionnels de l’événement ajoutent que les participants se laissent facilement distraire lors d’une telle réunion.
Néanmoins, l’étude montre également que les collaborateurs sont à la recherche de plus d’options leur permettant d'assister à des réunions virtuelles : 63 % d'entre eux reconnaissent en effet qu’ils participeraient à davantage d'évènements virtuels si l’option leur était proposée. Les organisateurs de réunions ne semblent toutefois pas avoir conscience de l’existence de cette demande, puisque 48 % de ceux sondés ne pensent pas que les participants assisteraient à davantage de réunions virtuels si l’option leur était proposée. En outre, 45 % des participants estiment que la possibilité de participation virtuelle devrait être offertes pour l’ensemble des manifestations alors que seuls 35 % des organisateurs sont de cet avis. Les fonctionnalités interactives, dont celles qui permettent de réaliser des enquêtes, gérer les questions/réponses en temps réel et autres techniques utilisées au cours des réunions, peuvent permettre de maintenir l’attention des participants tout en rentabilisant le temps et les sommes investis.
