Selon la nouvelle étude publiée par American Express Meetings & Events et réalisée par le Scholar Consulting Group, il existe des lacunes importantes dans les politiques événementielles établies mais aussi de vraies différences entre les politiques et les pratiques adoptées. Les opinions de 145 professionnels de l’événementiel, des achats, de la finance du marketing, des ventes ou en charge du poste événementiel- et de 115 meetings planners, ont été recueillies pour cette recherche.
La moitié des meetings planners pensent que le risque découlant des dépenses et activités MICE non contrôlées par un programme pourrait être davantage réduit au sein de leur entreprise (51 %). Bien que 68 % des dirigeants déclarent que la transparence des données est une priorité absolue, mais 85 % des organisateurs utilisent encore des formulaires papier pour le suivi budgétaire. D’ailleurs, tout de même 64 % des organisateurs ne disposent pas d'une méthode leur permettant d’identifier les participants à une réunion en temps de crise. «Ne pas considérer tous les enjeux à leur juste valeur lorsqu’on organise un événement dans un environnement de plus en plus réglementé avec une forte prise de conscience sur les questions de sécurité et de sûreté, peut avoir de graves conséquences financières, juridiques et pour la réputation d’une entreprise», a expliqué Milton Rivera, Vice-Président, Business Development American Express Meetings & Events. «Cette étude nous éclaire sur les disparités entre les politiques événementielles et leur pratique, que sociétés ont – ou pensent avoir mis en place».
Des enjeux juridiques/réglementaires
Les dirigeants et les meetings planners ont cité les catégories juridiques/réglementaires et financières comme les plus importantes opportunités en termes d’organisation de réunions. Selon cette même étude, 37 % des organisateurs ne disposent pas de contrat pour les prestations annexes (par exemple pour le transport, l’audiovisuel ou toute autre animation) susceptibles d’être revues ou approuvées par un manager. Peut-être plus inquiétant encore, 23 % d’entre eux signent des contrats relatifs à leur activité au nom de la société, alors que seuls 6% des dirigeants déclarent qu’ils sont habilités à le faire.
Des outils financiers peu utilisés
Si 82% des dirigeants ont déclaré que fournir un budget était soit une directive soit une exigence de leur entreprise, 52 % des meetings planners commencent à travailler sur leur événement sans enveloppe budgétaire. En outre, les entreprises semblent gaspiller inutilement leur budget en n'utilisant pas les assurances annulation ou toutes les ressources disponibles. 36 % des meetings planners disent qu’ils n’utilisent peu ou pas les crédits disponibles et 50% des dirigeants affirment que la politique MICE ne requière pas l’utilisation de ces crédits. La visibilité est également une problématique clef mise en évidence par l'enquête : 27 % des dirigeants ne sont pas en mesure de suivre les dépenses événementielles et 32 % d’entre eux ne semblent pas pouvoir justifier l’intégralité de leurs frais.
La sécurité : un élément souvent mis délaissé
64 % des meetings planners et 50 % des dirigeants ont déclaré qu'ils ne disposaient de méthodes permettant d’identifier les participants à un événement, en période de crise. En outre, 62 % des organisateurs ont affirmé qu'ils n'avaient pas accès aux soins médicaux ni à une assistance internationale en cas de crise.
Des enjeux juridiques/réglementaires
Les dirigeants et les meetings planners ont cité les catégories juridiques/réglementaires et financières comme les plus importantes opportunités en termes d’organisation de réunions. Selon cette même étude, 37 % des organisateurs ne disposent pas de contrat pour les prestations annexes (par exemple pour le transport, l’audiovisuel ou toute autre animation) susceptibles d’être revues ou approuvées par un manager. Peut-être plus inquiétant encore, 23 % d’entre eux signent des contrats relatifs à leur activité au nom de la société, alors que seuls 6% des dirigeants déclarent qu’ils sont habilités à le faire.
Des outils financiers peu utilisés
Si 82% des dirigeants ont déclaré que fournir un budget était soit une directive soit une exigence de leur entreprise, 52 % des meetings planners commencent à travailler sur leur événement sans enveloppe budgétaire. En outre, les entreprises semblent gaspiller inutilement leur budget en n'utilisant pas les assurances annulation ou toutes les ressources disponibles. 36 % des meetings planners disent qu’ils n’utilisent peu ou pas les crédits disponibles et 50% des dirigeants affirment que la politique MICE ne requière pas l’utilisation de ces crédits. La visibilité est également une problématique clef mise en évidence par l'enquête : 27 % des dirigeants ne sont pas en mesure de suivre les dépenses événementielles et 32 % d’entre eux ne semblent pas pouvoir justifier l’intégralité de leurs frais.
La sécurité : un élément souvent mis délaissé
64 % des meetings planners et 50 % des dirigeants ont déclaré qu'ils ne disposaient de méthodes permettant d’identifier les participants à un événement, en période de crise. En outre, 62 % des organisateurs ont affirmé qu'ils n'avaient pas accès aux soins médicaux ni à une assistance internationale en cas de crise.
