Odyssée, un portail Véolia exemplaire

Imaginé par une équipe déterminée à simplifier mais aussi accompagner et en facilitant la vie de ses voyageurs et des assistantes, Odyssée est un portail d’accès à tous les services voyages du groupe Véolia. Une porte d’entrée pour les déplacements professionnels du groupe, en place depuis presque un an. En plein déploiement, il donnera bien des idées aux travel managers soucieux d’efficacité !

Odyssée, un portail Véolia exemplaire
Un point d’entrée unique pour les voyageurs, un point d’information unique pour les TM, la facturation et la comptabilité, des gains de sécurité mais aussi de productivité, Odyssée est un outil dont peuvent rêver tous les Travel Managers et acheteurs voyages dans les entreprises. «Cette idée est née parce que nous avions auparavant de multiples outils, efficaces mais qui ne se parlaient pas», explique Abdelaziz Bougja, TM Véolia et chef d’orchestre de ce projet. «Nous avions une perte énorme d’efficacité, des erreurs d’informations, des taches administratives et répétitives trop nombreuses pour notre agence (NDLR : un implant Carlson de 08 personnes). Nous voulions replacer l’agence dans son travail de services aux personnes».
La mise au point a demandé 18 mois pour une intégration complète des outils, désormais accessibles du monde entier pour peu que le voyageur dispose d’un accès internet. La clé, c’est son profil, géré via l’adresse mail, unique, créée pour l’utilisateur dès son accès d’entreprise. L’annuaire de Veolia constitue ainsi le cœur du système, la clé qui alimente ensuite toute la gestion des données, avec le paramétrage du profil par les assistantes (y compris les centres de coût), la validation par la hiérarchie, la réservation via le SBT (aérien, hôtelier, train et voiture) puis l’intégration comptable et le reporting complet à partir des achats et de la facturation. Le back office du projet a été confié à Nicole Biscueil qui intervient à la fois sur les bugs constatés et les évolutions globales de l'offre.

Une porte d’entrée, une porte d’informations

Au-delà de l’outil de réservation, la page d’accueil est une mine d’informations pour le voyageur. Odyssée lui permet en effet d’accéder à toutes les infos du jour (promos par exemple), les conseils pratiques santé et sécurité, de s’informer sur la politique voyages et télécharger les formulaires (pour les cartes ou les assurances notamment) ou encore d’utiliser un convertisseur de devises. La page d’accueil lui permet également de s’inscrire sur les salles d’audioconférence, alternative au voyage, avec le guide d’utilisation en ligne.
Concrètement, tous les profils des utilisateurs potentiels ont été pré-remplis à partir des fichiers de l’entreprise, à la fois pour faciliter la vie des utilisateurs et éviter les doublons. Les assistantes et les voyageurs ont bénéficié d’une prise en mains (1h en moyenne) et les premiers pas sont facilités sur les sites par la présence sur place d’un membre de l’équipe d’Epsa qui a organisé des animations, en particulier au self, pour expliquer l’outil. L’interface, très intuitive, n’a pas généré de problèmes et, passée la page d’accueil et ses outils, les voyageurs retrouvent leur SBT habituel. Un help desk reste à disposition et permet de rendre les utilisateurs totalement autonomes. Ce sont généralement les assistantes qui mettent à jour les profils (y compris les numéros de passeport en cas de changement, de mariage, de mutation au sein de l’entreprise), même si la plus jeune génération apprécie autant de le faire elle-même.

Le déploiement en cours

Aujourd’hui, l’outil est encore en phase de déploiement sur les différents sites de Véolia. Sur les 15000 profils pré remplis, la moitié sont actuellement opérationnels, les autres devraient l’être d’ici la fin de l’année. Odyssée deviendra alors un point de passage totalement obligé pour tout déplacement professionnel. 2001 sera l’année du déploiement à l’international (Odyssée peut être traduit dans toutes les langues) avec l’objectif d’intégrer les 40 000 voyageurs du groupe worldwide, plus leurs assistantes et leur hiérarchie (70 000 inscrits au total).
Un an après les premiers pas, l’agence se félicite d’être totalement soulagée du travail de gestion des profils, en permanence à jour, et de l’intégration de la facturation qui facilite considérablement son travail : «Nous pouvons ainsi nous concentrer sur les problématiques du voyage plutôt que sur l’intendance», explique Emma, la responsable de l’agence Carlson. Pour Abdelaziz Bougja, «La clé de la réussite est liée à l’unicité du point d’entrée pour tous les types d’utilisation». Pour les gestionnaires, Odyssée est en effet un accès unique pour les outils de reporting des partenaires, les transactions réalisées et leur intégration comptable, devenant ainsi un formidable outil d’aide à la décision et, de là, à la négociation.
Il reste un maillon faible, l’hôtellerie. « Pour les hôtels qui sont en GDS, c’est facile, mais beaucoup n’y sont pas », souligne le Travel manager qui regrette un manque de développement de la part des hôteliers. A terme, il souhaite pouvoir utiliser Odyssée pour la réservation de salles de réunion et le MICE. L’intégration totale, en somme.
"Aujourd'hui nous regardons vers le futur", commente Abdelaziz Bougja "Nous avons une équipe jeune avec des recrues efficaces comme Basile Zimine formé à l'ESCAET. C'est cette recherche permanente de l'innovation qui permet au portail de se développer. Il proposera, demain, des outils complémentaires comme la gestion du Mice et de l’hôtellerie".
Véolia en chiffres

Budget voyages d’affaires : 120 millions d’euros dans le monde, 60 millions en France.
Outil de réservation : KDS, avec carte logée AirPlus et carte Corporate BNP Paribas.
15 000 profils, environ 50 % d’inscrits aujourd’hui. Gains réalisés : 8 % du budget voyages.

Le Groupe Veolia Environnement:
▪ 312 590 collaborateurs
▪ 34 milliards d’€ de chiffre d’affaires
▪ 74 pays

Véolia environnement regroupe les filiales Energie, Transport, Eau et Propreté du groupe, 1500 sociétés en France (600 dans le portail).