Optimiser son temps en voyage

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Honorer un carnet de rendez-vous chargé, atteindre ses objectifs, dégager du temps pour soi : les enjeux de la gestion du temps sont au cœur de la réussite du déplacement professionnel. Quelques conseils pour optimiser son temps de travail.

Optimiser son temps en voyage
La gestion du temps n’est pas une partie anecdotique du travail ou une simple méthode d’organisation, elle est un véritable moteur pour l’efficacité professionnelle. Elle impacte également le sommeil, le stress, l’humeur et s’impose comme un élément important de l’équilibre entre le travail et le loisir, un facteur déterminant dans le bien-être au quotidien. Maîtriser son temps en voyage n’est ainsi pas foncièrement différent d’une gestion classique dans son activité professionnelle, si ce n’est que le voyageur est soumis à un certain nombre de contraintes et de facteurs pouvant perturber son organisation. Le décalage horaire, les différences de mœurs et de coutumes notamment dans le business, les contraintes climatiques et les aléas des systèmes de transports, sont autant de variables à prendre en compte.
Optimiser son temps en voyage
En amont
Pour maîtriser son temps, il faut avant tout identifier clairement les processus les plus chronophages. «Les remontées les plus fréquentes que l’on a des voyageurs en terme de perte de temps, sont en général les files d’attente pour les enregistrements à l’aéroport et à l’hôtel, ou les attentes de taxi» explique Yon Abbad, Travel Manager chez BNP Paribas. Des contraintes qui peuvent être évitées par la négociation d’accès facilités avec les compagnies aériennes et les groupes hôteliers, qui passe souvent par l’adhérence aux programmes de fidélité. Des accords qui peuvent également être établis avec les compagnies de taxi pour palier aux interminables files d’attente à la sortie des gares et aéroports. Le voyageur n’a ainsi qu’à donner un code secret pour obtenir un véhicule très rapidement et sans nécessité de régler la prestation sur le champ. Dans l’aérien, les vols directs sont bien évidemment à favoriser quand les transits ne sont pas obligatoires. Autre variable à prendre en compte : la place dans l’avion. «Beaucoup de collaborateurs me font remarquer qu’ils perdent beaucoup de temps pour descendre de l’avion quand ils sont assis au fond de l’appareil» confirme Yon Abbad. Des facilités de paiement comme les solutions cartes affaires représentent également un gain de temps pour les voyageurs fréquents. Toutes ces mesures ne sont pas toujours applicables, car génératrices de coups supplémentaires pour le Travel Manager et parfois au-delà des limites de la politique voyages.
L’entreprise peut en revanche à moindre coût déposer sur son intranet de la documentation sur les pays visités, comme les cartes des villes et des réseaux de transport, ou des consignes liées aux coutumes notamment dans les émirats et les pays asiatiques. Un système déjà en place à la BNP : «Nos voyageurs reçoivent directement de la documentation sur leur PDA avant leur départ ou peuvent la consulter sur l’intranet». Des prestations également proposées par certaines agences de voyages ou compagnies d’assurances, et qui sont autant d’outils permettant aux voyageurs de planifier plus efficacement leurs déplacements.
Plan de vol
Les voyageurs qui volent en classe affaires peuvent demander un repas servi en une seule fois rapidement après le décollage, évitant ainsi une restauration très longue. Pour les vols long-courrier, il faut bien sûr tenter d’atténuer les effets du décalage horaire. Inutile de dormir tout le vol, des siestes réparatrices d’une vingtaine de minutes suffiront. Prévoir un peu de temps avant la descente pour se refaire une beauté si le travail débute dès l’arrivée.
Optimiser son temps en voyage
Des objectifs bien définis
Pour maîtriser au mieux son timing, il est important de définir très clairement ses objectifs, à plus ou moins long terme. Pour Gérald Langlois, formateur et coach professionnel chez Langlois Consulting, « Plus l’objectif est clair, plus la vision de ce que l’on fait est globale. Il faut se demander quel est le but de son déplacement, et quel en est le but caché, l’objectif secondaire, qui peut être par exemple obtenir un autre rendez-vous ». Une fois ses objectifs définis et une vue globale établie, il est nécessaire de visualiser l’ensemble de son déplacement étape par étape. Une méthode empruntée aux sportifs, comme le coureur automobile qui visualise chaque virage de sa course avant le départ.
Cela tient de la raison, mais avoir le sens des priorités et savoir les hiérarchiser est fondamental dans la gestion du temps et particulièrement lorsqu’il s’agit de planifier une journée de déplacement bien remplie. Un distinguo est alors à établir entre l’urgent et l’important. L’important passe toujours avant l’urgent, ce dernier n’ayant pas nécessairement d’incidence sur les objectifs. Au-delà, laissons parler les pros : « D’abord l’important puis l’urgent, ensuite il faut trouver un équilibre entre l’important non-urgent et l’urgent important » clarifie Gerald Langlois. Une fois hiérarchisés, des allocutions de temps doivent être attribuées à chacun de ses objectifs.
Optimiser son temps en voyage
Tout préparer… même la préparation
Elément clé de la maîtrise de son temps en voyage : la planification, et ce quelle que soit la durée du déplacement. Une planification de la veille pour le lendemain avec validation le matin, une planification le week-end pour la semaine avec validation le lundi, une planification en fin de mois pour le mois d’après avec validation les premiers jours du mois, etc. Et avant chaque planification, il est important de réfléchir à la précédente : comment s’est-elle déroulée ? Quels écarts se sont creusés dans les timings ? Quelles différences entre mon planning et la réalité ? Et selon Gérald Langlois, tout se planifie : « Il faut planifier en amont la préparation, de la même façon que l’on planifie son déplacement ou son entretien ». Au sein même d’un rendez-vous, une préparation en avance, aussi anglo-saxonne soit-elle, est indispensable. « Il faut proposer un ordre du jour avec des volumes de temps consacrés à chaque point, et le faire connaître à l’avance aux participants » confirme René Moulinier, auteur de l’ouvrage « Gestion du temps : manager son travail, manager sa vie ». Mais si cette organisation augmente les profits en terme de temps, elle ne doit pas être synonyme de rigidité et être ressentie comme un carcan pour le voyageur. Une bonne gestion du temps doit conduire à une optimisation du travail mais aussi du plaisir que l’on y prend, et pourquoi pas permettre de dégager du temps pour les loisirs.

Alexis Dufour
Gérer son temps : gérer son stress
  • Visualiser à l’avance une journée stressante et l’accepter comme un objectif positif.
  • Il faut apprendre à relativiser, à prendre du recul, c'est-à-dire voir jusqu’où l’on peut agir. Si on ne peut rien faire, on subit et on répare après.
  • Ne pas surévaluer les enjeux. En cas de retard ou de problème, se projeter six mois en avance et se demander quel importance il aura à ce moment là.