Deuxième prix de la Convention Assist Manager qui s’est tenue la semaine dernière, Marie Ingelaere est une assistante qui sait ce que voyageurs d’affaires veut dire. Chargée d’organiser les déplacements professionnels de son patron et des cadres de son entreprise, elle met actuellement au point une appli smartphone qui synthétise leurs voyages. C’est dans la poche.
Recrutée en janvier 2012 par Eura Technologies (20 personnes) à Lille pour remplacer un congé maternité à la DRH, Marie Ingelaere est chargée de recruter la future assistante du Directeur général. C’est finalement elle qui décroche le poste à la fin de son CDD, mettant à la disposition du patron Raouti Chehih les compétences acquises au long lors d’un BTS Assistante de Gestion PME/PMI et d’une Licence en Ressources Humaines. Marie a toutes les fonctions d’une assistante de direction : gestion des déplacements (Internationaux pour la plupart), organisation des comités de Direction, Conseils d’administration et Assemblée Générale, gestion et organisation d’une partie évènementielle en relation directe avec le Directeur Général (Visite de Ministre, Visite de délégation étrangère,…) et gestion de l’agenda.
La difficulté de la synthèse du voyage d’affaires
Le Directeur Général de l’entreprise de Marie voyage énormément : Lille – Paris – Dubaï – Shanghai – New York – San Francisco – Belo Horizonte…. Autant de réservations et d’organisation associées. La problématique de Marie est donc évidente : comment faire pour que tous ses déplacements et la gestion qui s'y réfère puissent être simplifiés ? A chaque déplacement, son lot de mails pour les réservations TGV, vols, hébergement, y compris le «mémo déplacement» qui résume le tout dans la boite aux lettres électronique du directeur général. Au milieu de 150 autres mails. Infos perdues, coups de fil agacés. Marie cherche une solution et la trouve : «La seule chose qu’ont en commun aujourd’hui tous nos managers : avoir un Smartphone dans leur poche. Facile d’accès, facile d’utilisation, c’est un outil de travail qu’ils maitrisent tous à la perfection et qu’ils consultent plusieurs fois par heure». C’est sur cet outil que Marie décide de s’appuyer.
Un projet pratique
«J’ai la chance et le privilège de travailler dans un environnement connecté et porteur d’innovation. En discutant de ce projet avec quelques-unes des 150 entreprises du parc EuraTechnologies, je me suis aperçu que ce projet allait pouvoir résoudre un certain nombre de problèmes. Je me suis rapprochée de la société Appiway, une entreprise spécialisée dans la création, la gestion et la mise en place d’application Smartphone». Résultat : un application «Assist’Ap» est en cours de développement, après mise en place d’un cahier des charges et d’une arborescence complète par Marie. «Assist’Ap n’est peut-être pas l’application N°1 de demain, mais c’est une application qui se voudra utile et facile d’utilisation», souligne Marie en toute modestie. Son projet a déjà été remarqué, remportant le deuxième trophée du Grand Prix Assist manager la semaine dernière à Paris.
