Face aux interrogations nées ces dernières semaines nées de la mise en place des formalités Secure Flight, Air France a adressé un document technique à ses partenaires qui résume très précisément la nature des informations à fournir pour les compagnies aériennes.
“Secure Flight” est le nom du nouveau programme développé par le “Department of Homeland Security », dans le cadre duquel la responsabilité de vérifier la liste des passagers est transférée de la compagnie aérienne à la TSA (Transportation Security Agency). Le programme “Secure Flight” complète les autres programmes de sécurité mis en place par les autorités américaines tels que APIS et ESTA qui continuent à être applicables. « Secure Flight » a pour objectif: d’apporter un meilleur contrôle des passagers voyageant de, vers ou à l’intérieur des USA et d'améliorer la qualité du voyage pour ces passagers en effectuant avant leur départ certains contrôles et en confirmant à l’avance l’autorisation d’embarquer à la compagnie
Quelles informations sont demandées dans le cadre du programme (Secure Flight Passenger Data – SFPD) ?
Dans le cadre du programme « Secure Flight » appliqué à AF et KL, les informations suivantes doivent être recueillies pour tout passager réservé pour un voyage de, vers ou à l’intérieur des USA et sur les vols opérés par DL entre Amsterdam et Bombay :
A partir du 1er Novembre 2010, le programme « Secure Flight » n’acceptera plus les dossiers de passagers qui ne contiennent pas ces informations. Cette exigence sera intégrée dans les procédures de réservation et d’émission d’AF et de KL et fera l’objet d’un suivi. La non transmission de ces informations pourra conduire à des coûts supplémentaires, à d’éventuels retards voire même à un refus d’embarquement.
Quelles sont les conséquences pour nos clients si les données ne sont pas introduites 72 heures avant le départ du vol ?
A partir du 1er Novembre 2010, la non transmission des informations demandées dans les délais exigés pourra causer des désagréments pour les clients qui pourraient être retardés ou même se voir refuser l’embarquement faute d’accord des Autorités Américaines qui n’auront pu procéder aux contrôles préalables dans les temps.
Dans de tels cas, la politique d’après-vente d’AFKL s’appliquera sans conditions particulières, ce qui pourrait amener un coût supplémentaire pour le client qui devrait modifier son billet en conséquence.
Cette obligation s’applique-t-elle également en cas de vols en code-share ?
Oui, le programme Secure Flight s’applique à l’ensemble des vols de/vers/via les USA quelque soit la compagnie opératrice ainsi qu’à l’ensemble des vols opérés par une compagnie américaine même si le vol n’a pas pour origine ou pour destination les USA (par exemple : vol DL entre Amsterdam et Bombay).
Dans le cas d’un code-share, il est impératif d’introduire les informations en référence à la compagnie opératrice du vol. Ainsi, il convient de veiller à introduire les données dans le cas d’un numéro de vol AF ou KL sur un vol opéré par DL.
Chaque compagnie opératrice communiquera ses procédures en cas de données manquantes (par exemple éventuelle annulation de réservation) ; cependant le point de contact pour toute question commerciale (par exemple après-vente) reste bien entendu la compagnie marketing.
Est-il toujours possible de réserver un vol de / vers les USA à moins de 72 heures du départ ?
Oui, il est toujours possible de réserver en client dans les 72 heures avant le départ du vol. Dans ce cas, les informations demandées devront être introduites au moment de la réservation et seront transmises automatiquement aux autorités américaines.
Que signifie un éventuel rejet lors de la transaction SR DOCS ou équivalente ?
La transaction sera rejetée si une des informations obligatoires (nom, prénom, date de naissance et genre) était manquante.
Cette procédure remplace-t-elle la procédure APIS ?
Les procédures APIS et Flight Secure sont complémentaires. Si l’ensemble des données APIS sont introduites dans le PNR, aucune nouvelle transaction n’est nécessaire pour introduire les données Flight Secure.
La différence majeure est que les données Flight Secure doivent être introduites dans le PNR au plus tard 72 heures avant le départ alors que les données APIS peuvent être complétées à n’importe quel moment avant le départ du vol.
Comment identifier les dossiers qui ne contiennent pas les informations obligatoires ?
Afin de permettre aux agences de voyages de compléter les dossiers lorsque nécessaire, un processus de notification sera mis en œuvre à partir du 16 Octobre 2010.
Pour tout dossier contenant un vol de/vers/via les USA opéré par AF ou KL et ne contenant pas les informations obligatoires :
• une remarque SSR ADPI sera ajoutée dans le dossier (exemple : SSR ADPI 1A KK1 AF0023 REQ SEC FLT PSGR DATA 72 HBD FOR ALL PSGRS)
• le dossier sera mis en file d’appel au site gestionnaire des files d’appel ; en Amadeus : Q1C11 pour les individuels et Q87C6 pour les dossiers groupes,
Les dossiers seront examinés 5, 10, 15, 20 et 29 jours avant le départ : tout dossier ne contenant pas les informations obligatoires sera mis en file d’appel.
Ainsi, le 16 Octobre, seront traités les vols au départ les 21 Octobre, 26 Octobre, 31 Octobre, 5 Novembre et 14 Novembre et les dossiers ne contenant pas les informations obligatoires seront mis en file d’appel.
Un vol partant le 14 Novembre sera donc traité une première fois le 16 Octobre (D-29) puis le 25 Octobre (D-20), le 30 Octobre (D-15), le 4 Novembre (D-10) et le 9 Novembre (D-5). Dans le cas d’un dossier pour lequel les informations sont manquantes le 16 Octobre mais ont été introduites le 20 Octobre, ce dossier sera mis en file d’appel le 16 Octobre uniquement.
A noter : DL appliquera un processus similaire avec pose de SSR ADPI et mise en file d’appel des dossiers non conformes et contenant un vol opéré par DL.
Un processus empêchant l’émission des dossiers ne contenant pas les informations obligatoires sera-t-il mis en œuvre par AF/KL. ?
En effet, l’interdiction d’émettre dès lors que les informations obligatoires ne sont pas renseignées est l’objectif de l’ensemble de l’industrie.
AF/KL soutient totalement cette initiative et la mettra en œuvre partout où cela est possible ; le calendrier sera fonction de la capacité des GDS à opérer ce blocage.
Certains GDS ont d’ores et déjà communiqué qu’ils seront prêts avant le 1er Novembre (Amadeus et Sabre).
Bien entendu, dès lors qu’une activation de cette fonctionnalité sera planifiée sur un marché, AF/KL en informera ses partenaires agences de voyage.
Quelles informations sont demandées dans le cadre du programme (Secure Flight Passenger Data – SFPD) ?
Dans le cadre du programme « Secure Flight » appliqué à AF et KL, les informations suivantes doivent être recueillies pour tout passager réservé pour un voyage de, vers ou à l’intérieur des USA et sur les vols opérés par DL entre Amsterdam et Bombay :
- le nom complet (tel qu’indiqué sur le passeport ou un autre document valide permettant le voyage)
- le genre
A partir du 1er Novembre 2010, le programme « Secure Flight » n’acceptera plus les dossiers de passagers qui ne contiennent pas ces informations. Cette exigence sera intégrée dans les procédures de réservation et d’émission d’AF et de KL et fera l’objet d’un suivi. La non transmission de ces informations pourra conduire à des coûts supplémentaires, à d’éventuels retards voire même à un refus d’embarquement.
Quelles sont les conséquences pour nos clients si les données ne sont pas introduites 72 heures avant le départ du vol ?
A partir du 1er Novembre 2010, la non transmission des informations demandées dans les délais exigés pourra causer des désagréments pour les clients qui pourraient être retardés ou même se voir refuser l’embarquement faute d’accord des Autorités Américaines qui n’auront pu procéder aux contrôles préalables dans les temps.
Dans de tels cas, la politique d’après-vente d’AFKL s’appliquera sans conditions particulières, ce qui pourrait amener un coût supplémentaire pour le client qui devrait modifier son billet en conséquence.
Cette obligation s’applique-t-elle également en cas de vols en code-share ?
Oui, le programme Secure Flight s’applique à l’ensemble des vols de/vers/via les USA quelque soit la compagnie opératrice ainsi qu’à l’ensemble des vols opérés par une compagnie américaine même si le vol n’a pas pour origine ou pour destination les USA (par exemple : vol DL entre Amsterdam et Bombay).
Dans le cas d’un code-share, il est impératif d’introduire les informations en référence à la compagnie opératrice du vol. Ainsi, il convient de veiller à introduire les données dans le cas d’un numéro de vol AF ou KL sur un vol opéré par DL.
Chaque compagnie opératrice communiquera ses procédures en cas de données manquantes (par exemple éventuelle annulation de réservation) ; cependant le point de contact pour toute question commerciale (par exemple après-vente) reste bien entendu la compagnie marketing.
Est-il toujours possible de réserver un vol de / vers les USA à moins de 72 heures du départ ?
Oui, il est toujours possible de réserver en client dans les 72 heures avant le départ du vol. Dans ce cas, les informations demandées devront être introduites au moment de la réservation et seront transmises automatiquement aux autorités américaines.
Que signifie un éventuel rejet lors de la transaction SR DOCS ou équivalente ?
La transaction sera rejetée si une des informations obligatoires (nom, prénom, date de naissance et genre) était manquante.
Cette procédure remplace-t-elle la procédure APIS ?
Les procédures APIS et Flight Secure sont complémentaires. Si l’ensemble des données APIS sont introduites dans le PNR, aucune nouvelle transaction n’est nécessaire pour introduire les données Flight Secure.
La différence majeure est que les données Flight Secure doivent être introduites dans le PNR au plus tard 72 heures avant le départ alors que les données APIS peuvent être complétées à n’importe quel moment avant le départ du vol.
Comment identifier les dossiers qui ne contiennent pas les informations obligatoires ?
Afin de permettre aux agences de voyages de compléter les dossiers lorsque nécessaire, un processus de notification sera mis en œuvre à partir du 16 Octobre 2010.
Pour tout dossier contenant un vol de/vers/via les USA opéré par AF ou KL et ne contenant pas les informations obligatoires :
• une remarque SSR ADPI sera ajoutée dans le dossier (exemple : SSR ADPI 1A KK1 AF0023 REQ SEC FLT PSGR DATA 72 HBD FOR ALL PSGRS)
• le dossier sera mis en file d’appel au site gestionnaire des files d’appel ; en Amadeus : Q1C11 pour les individuels et Q87C6 pour les dossiers groupes,
Les dossiers seront examinés 5, 10, 15, 20 et 29 jours avant le départ : tout dossier ne contenant pas les informations obligatoires sera mis en file d’appel.
Ainsi, le 16 Octobre, seront traités les vols au départ les 21 Octobre, 26 Octobre, 31 Octobre, 5 Novembre et 14 Novembre et les dossiers ne contenant pas les informations obligatoires seront mis en file d’appel.
Un vol partant le 14 Novembre sera donc traité une première fois le 16 Octobre (D-29) puis le 25 Octobre (D-20), le 30 Octobre (D-15), le 4 Novembre (D-10) et le 9 Novembre (D-5). Dans le cas d’un dossier pour lequel les informations sont manquantes le 16 Octobre mais ont été introduites le 20 Octobre, ce dossier sera mis en file d’appel le 16 Octobre uniquement.
A noter : DL appliquera un processus similaire avec pose de SSR ADPI et mise en file d’appel des dossiers non conformes et contenant un vol opéré par DL.
Un processus empêchant l’émission des dossiers ne contenant pas les informations obligatoires sera-t-il mis en œuvre par AF/KL. ?
En effet, l’interdiction d’émettre dès lors que les informations obligatoires ne sont pas renseignées est l’objectif de l’ensemble de l’industrie.
AF/KL soutient totalement cette initiative et la mettra en œuvre partout où cela est possible ; le calendrier sera fonction de la capacité des GDS à opérer ce blocage.
Certains GDS ont d’ores et déjà communiqué qu’ils seront prêts avant le 1er Novembre (Amadeus et Sabre).
Bien entendu, dès lors qu’une activation de cette fonctionnalité sera planifiée sur un marché, AF/KL en informera ses partenaires agences de voyage.
