Selon KDS, « Les entreprises françaises peinent à prendre la mesure du coût réel de leurs déplacements professionnels »

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Présentée dans le cadre de la journée annuelle de KDS, l'enquête réalisée par KDS en France auprès de 165 responsables financiers d’entreprises du 7 au 20 janvier 2011 a voulu mesurer la maîtrise du poste «voyages d’affaires» dans le budget des dépenses. Il ne nous appartient pas de commenter des résultats qui, pour certains, sont "étonnants" au sens économique du mot. Aussi, avons nous pris la décision de vous soumettre l'étude dans son intégralité.

Selon les résultats fournis, 54% des personnes ayant répondu à l’enquête qualifient les dépenses de voyages d’affaires comme «des dépenses importantes». Pour 43% des responsables interrogés, le poste voyage d’affaires et notes de frais est LE budget de dépenses le plus facile à restreindre rapidement en période de restrictions budgétaires.

Malgré l’importance de ce budget, sa gestion reste largement éclatée dans l’entreprise, confiée à chaque direction métier (34%), à la Direction Générale (29%) ou encore à la Direction financière (27%). Seulement 5% des entreprises se sont dotées d’un responsable voyages « travel manager ». Alors que 42% des responsables financiers sont convaincus de « dépenser moins que la moyenne » en matière de voyages d’affaires, près de 40% d’entre eux reconnaissent ignorer totalement leur niveau de dépenses par rapport aux autres entreprises.

De même, alors que 73% des personnes ayant répondu à l’enquête sont certains de pouvoir « calculer facilement le coût total d’un déplacement », ils sont 54% à oublier d’y inclure le temps passé en trajet, 75% à négliger la perte de productivité des collaborateurs en déplacement, 87% à occulter la fatigue et le temps de repos nécessaire à la compenser (73%). Pire, 75% des entreprises oublient totalement de gérer et d’assurer les risques encours par leurs collaborateurs en voyages d’affaires. Les coûts indirects et cachés des voyages d’affaires sont donc le plus souvent négligés.
En conclusion, les résultats de cette étude démontrent que la majorité des entreprises françaises croient maîtriser leurs dépenses en matière de voyages d’affaires. C’est pour elles le poste budgétaire le plus facile à restreindre en temps de crise et 40% sont persuadées de dépenser moins que la moyenne. En réalité, cette maîtrise est très imparfaite.

Difficile, en temps de crise, de réduire la voilure rapidement et facilement. Les responsables financiers interrogés considèrent que les voyages d’affaires et les notes de frais forment le budget de dépenses le plus facile à restreindre rapidement (43%). La RH (intérim (22%) recrutement de nouveaux collaborateurs (16%) et formation (6%)) vient en second plan. La R&D, source d’innovation et donc de rebond pour l’entreprise n’est que rarement touchée (1,3%). Enfin, contre toute attente, la communication reste un levier d’économie marginal qui n’est actionné que dans 6% des entreprises.

Les responsables financiers sont majoritaires à penser que les voyages d’affaires sont un poste important de dépenses. Pour autant, plus d’un tiers (35%) le considèrent comme marginal alors que 10% n’en savent rien. Les responsables financiers semblent aveuglés. 39% avouent ignorer comment se situent les dépenses de leur entreprise en matière de voyages d’affaires en comparaison avec d’autres entreprises. 42% sont persuadés de dépenser moins que les autres entreprises et seulement 18% estiment dépenser plus que la moyenne. 73% des personnes interrogées sont convaincus de savoir mesurer facilement le coût total du déplacement d’un collaborateur.

D’après les personnes interrogés c’est effectivement simple, il leur suffit d’additionner : les billets de trains ou d’avion (99%), les locations de véhicules (94%) et la restauration sur place (94%). Deux tiers des entreprises (67%) mesurent les frais d’assurance voyage et de contrat d’assistance. Les faux frais semblent être un « faux problème » puisque seulement 60% des entreprises les prennent en compte dans leur budget de voyages d’affaires. Elles sont encore moins nombreuses (56%) à compter les frais de communication sur place (téléphone, internet…). Mais la plupart des coûts indirects sont oubliés. Le temps passé n’est décompté que dans 46% des cas. La non productivité des collaborateurs pendant le voyage est oubliée dans 75% des entreprises. La fatigue (87%), les risques propres aux voyages (75%) et le temps de repos compensatoire (73%) semblent tellement insignifiants que leurs coûts sont occultés.

Pour ceux qui veulent en savoir plus, l'étude complète ci dessous.