Travel Manager à la gestion financière et budgétaire

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L'Université Paris-Dauphine est un grand établissement public d'enseignement et de recherche spécialisé dans les sciences des organisations et des marchés. Dauphine a vu le jour en 1968 dans des locaux qui abritaient jusqu'alors le Secrétariat Général de l'OTAN.
L'université est réputée pour la qualité de ses enseignements en économie, droit, science politique, mathématiques et stratégie d'entreprise. Elle figure chaque année aux premiers rangs des établissements les plus réputés auprès des recruteurs.
C'est un « Établissement public à caractère scientifique et culturel ». Implantée sur 3 sites, elle accueille 11000 étudiants, 520 enseignants chercheurs, 2000 intervenants extérieurs et 500 personnels administratifs.

Nom de l'entreprise qui recrute : Université Paris Dauphine

Site internet du recruteur :

Intitulé du poste : Travel Manager à la gestion financière et budgétaire

Le travel manager a pour mission de gérer l'ensemble de l'activité « voyages et déplacements » de l'université Paris-Dauphine. En interne, Il est l'interlocuteur privilégié dans son domaine et il est également en lien direct avec les fournisseurs pour tout ce qui a trait aux déplacements professionnels. Il appuie l'ensemble des utilisateurs de l'Université dans leur besoin de prestations de voyages (agence de voyage, hôtellerie, billetterie aérienne, location de véhicules, taxis, outils de gestion voyages, sécurité des voyageurs. Il est également le référent en matière de réglementation liée aux voyages d'agents publics et il promeut la politique de voyages et les procédures d'établissement qui en découle. Il accompagne la transition et le changement du « off line » vers le tout « on line ».

En lien avec la responsable du service achat, est force de propositions pour faire évoluer les règles en matière de voyages et en assurer la diffusion :
- Propose et déploie les règles internes de voyage (politique voyages) en accord avec les décisions de la gouvernance et dans le respect des règles spécifiques aux établissements publics (décrets, arrêtés, décisions du conseil d'administration.).
- Rédige, tient à jour et diffuse les procédures internes et les tutoriels de formation.
- Forme les responsables et gestionnaires financiers en charge des déplacements professionnels
- Assure et analyse la fluidité des processus tout au long de la chaîne de commande de voyages jusqu'à la prise en charge pour paiement par l'agence comptable.
- Assure une veille juridique, technique et fonctionnelle en matière de « voyages et déplacements ».
En lien avec la responsable du service achat, assure la performance des prestations du segment d'achat :
- Suit le marché « voyages et déplacements » conclu et vérifie le respect des engagements des prestataires du segment ; rend compte et met en place les solutions,
- Met en place le suivi des prestataires (audits, contrôles ponctuels et enquêtes de satisfaction),
- Rédige les éléments techniques et fonctionnels des cahiers des charges nécessaires au segment dans l'objectif de passation de nouveaux marchés, dans le respect des règles de l'achat public,
- Négocie au cas par cas et autant que besoin les conditions tarifaires (dans le respect des conditions du marché),
- Appuie les structures pour toute demande particulière (voyages de groupe, séminaire, colloques),
Coordonne l'organisation des déplacements et gère les solutions de dématérialisation :
- Assiste les gestionnaires afin que les voyageurs se déplacent dans les meilleures conditions d'efficacité, de qualité et de sécurité,
- Prend en charge la gestion des litiges qui n'ont pas pu être résolus par les gestionnaires et met en œuvre les solutions correctives qui éviteront leur reproduction,
- Contrôle régulièrement la bonne application des règles, rend compte et porte les litiges à l'arbitrage de sa hiérarchie.

Savoirs théoriques/ Compétences techniques nécessaires :


Connaître le marché des voyages et déplacements professionnels dont l'organisation de groupes d'études

Savoir-faire opérationnels :

Bonne communication écrite et orale, goût pour l'analyse et la négociation Savoir convaincre, communiquer, coordonner, former, rédiger, Être force de proposition Compétences bureautiques/informatiques :
Pack office et si possible logiciel de gestion budgétaire et financière (SAP-Sifac), Outils de réservation en ligne (ordres de mission/portail de réservation/notes de frais)

Qualités requises :

Capacité d'analyse et de synthèse,
Excellent relationnel,
Être facilitateur, accompagner le changement en interne, rassurer, Être capable de convaincre et de promouvoir les avantages du changement Confidentialité, rigueur Ecoute Diplomatie

Infos pratiques :

Lieu de travail : place du maréchal de Lattre de Tassigny 75775 PARIS
Informations salariales : A déterminer selon le profil

Les réponses doivent être formulées par mail à : [email protected]