Au printemps, DéplacementsPros.com révélait Traveldoo travaillait sur une solution de notes de frais, Traveldoo Expense. Après plusieurs mois de tests chez des clients pilotes, l’entreprise a présenté son nouvel outil à la Maison de l’Amérique Latine à Paris, ce 11 octobre 2012. La plate-forme de gestion des frais professionnels s’appuie sur de nombreuses innovations, notamment la géolocalisation et l’enregistrement automatique des frais sur le lieu même de la dépense. Ses utilisateurs peuvent y avoir accès du bureau, d’une tablette ou d’un smartphone avec l'application Traveldoo Expense Touch.
Avec les réseaux sociaux et les smartphones, se géolocaliser est devenu un geste que les voyageurs d’affaires font très régulièrement dans leur vie privée. Dorénavant, cette habitude pourra également leur servir à simplifier les démarches de leurs remboursements professionnels. En effet, ce service - proposé avec Traveldoo Expense Checkout - ainsi qu’ un portefeuille électronique permettent aux utilisateurs de smartphones et de tablettes d’enregistrer leurs frais et de numériser leurs justificatifs instantanément à l’achat. Par exemple, au restaurant, les voyageurs d’affaires géolocalisent le lieu et prennent la facture en photo avec leur téléphone via l’application pour archiver immédiatement leurs dépenses. «Traveldoo Expense veut rendre plus agréable et plus simple l’établissement d’une note de frais, chose qui ne l’ai pas à la base», explique Olivier Mindren Vice Président Marketing de Traveldoo.
Un contrôle des dépenses en un clin d’œil
La détection des non-conformités, les flux d’annotations, le calcul automatique des montants à rembourser et la validation des notes de frais sur mobile donnent la possibilité aux entreprises de s’assurer du bon déroulement de leurs circuits de validation et de contrôle. De plus, des tableaux de bords interactifs présentant des indicateurs de performance - tels que la consommation des budgets, le taux de conformité ou le délai de remboursement - ou des études détaillées, permettent d’analyser précisément et rapidement la nature et l’évolution des frais et des coûts liés aux déplacements professionnels.
Mise en place de la solution
Traveldoo Expense s’intègre avec les services de commande et de réservation de voyages d’affaires au sein de la plate-forme Traveldoo T&E, pour offrir aux entreprises et aux services publics une gestion tout-en-un de leurs déplacements et de leurs frais professionnels. La solution repose sur une infrastructure cloud haute-disponibilité et sécurisée. Elle est disponible seule ou via les plates-formes de réservation et de gestion des voyages d’affaires, Traveldoo Enterprise et Traveldoo Portal, auprès de Traveldoo et des agences de voyages partenaires.
…personnalisable
Avec la classification personnalisée des natures de dépense, les formulaires personnalisables et les règles de ventilation, les entreprises peuvent définir leur propre typologie de dépenses et le niveau de détail qu’elles souhaitent capter. Elles ont la possibilité de moduler leur typologie de frais et leurs règles de remboursement par catégorie de collaborateurs et en fonction du motif de la dépense. «La solution s’adapte ainsi à toutes les entreprises quelle que soit leur politique voyages ou encore leur taille», ajoute Olivier Mindren Vice Président Marketing de Traveldoo.
Un contrôle des dépenses en un clin d’œil
La détection des non-conformités, les flux d’annotations, le calcul automatique des montants à rembourser et la validation des notes de frais sur mobile donnent la possibilité aux entreprises de s’assurer du bon déroulement de leurs circuits de validation et de contrôle. De plus, des tableaux de bords interactifs présentant des indicateurs de performance - tels que la consommation des budgets, le taux de conformité ou le délai de remboursement - ou des études détaillées, permettent d’analyser précisément et rapidement la nature et l’évolution des frais et des coûts liés aux déplacements professionnels.
Mise en place de la solution
Traveldoo Expense s’intègre avec les services de commande et de réservation de voyages d’affaires au sein de la plate-forme Traveldoo T&E, pour offrir aux entreprises et aux services publics une gestion tout-en-un de leurs déplacements et de leurs frais professionnels. La solution repose sur une infrastructure cloud haute-disponibilité et sécurisée. Elle est disponible seule ou via les plates-formes de réservation et de gestion des voyages d’affaires, Traveldoo Enterprise et Traveldoo Portal, auprès de Traveldoo et des agences de voyages partenaires.
…personnalisable
Avec la classification personnalisée des natures de dépense, les formulaires personnalisables et les règles de ventilation, les entreprises peuvent définir leur propre typologie de dépenses et le niveau de détail qu’elles souhaitent capter. Elles ont la possibilité de moduler leur typologie de frais et leurs règles de remboursement par catégorie de collaborateurs et en fonction du motif de la dépense. «La solution s’adapte ainsi à toutes les entreprises quelle que soit leur politique voyages ou encore leur taille», ajoute Olivier Mindren Vice Président Marketing de Traveldoo.
