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Mardi 22 Mai 2018

Acheteurs comme fournisseurs, la demande d’information ne doit pas être prise à la légère!



Mettre en concurrence les prestataires est une chose, mais faire le bon choix basé sur la qualité, le service, la sécurité et le coût (pas le prix !) est essentiel, tant pour l’utilisateur final que pour la crédibilité de l’acheteur.



Les RFI, essentiels au choix du fournisseur
Les RFI, essentiels au choix du fournisseur
Le premier outil utilisé par les acheteurs pour engager une procédure d’appel d’offres en faisant la présélection des fournisseurs est la demande d’information (RFI : Request For Information). Cet outil permet de sélectionner les prestataires au moyen de critères clairs et objectifs. Il n’est pas un engagement légal ni une procédure imposant à l’émetteur du RFI d’intégrer tous les prestataires consultés dans l’appel d’offres final.

Dans cette étape, l’acheteur va faire une étude de marché sur le service visé (agence de voyage, routes aériennes, outil, moyens de paiement…) afin de connaitre l’environnement concurrentiel, les offres techniques, les capacités de service des prestataires et le feedback du marché.
Il va ensuite devoir trouver les critères rédhibitoires qui permettront l’élimination des prestataires montrant des faiblesses factuelles. Ces critères sont définis en amont de la procédure en listant les impératifs technico-commerciaux et en leur attribuant une pondération simple (« must have »/impératif : 6 points, « nice to have »/valeur ajoutée : 2 points). Notez que le l’outil QFD précédemment présenté, peut être un moyen de définir ces critères et leur importance.

En termes de sélection des prestataires, il faut ratisser large afin de ne pas passer à côté d’une opportunité ou bien s’affranchir d’acteurs qui pourraient être considérés comme des outsiders. Il ne faut surtout pas se limiter à des noms et il faut absolument oublier les certitudes éventuelles afin d’être le plus neutre possible.

La capacité du fournisseur à accompagner votre organisation doit bien évidement faire l’objet de toutes vos attentions. Pour estimer cette dernière, 6 facteurs essentiels dont à analyser :

1- L'analyse financière. Elle permet de mesurer la viabilité de l'activité du prestataire. Remontez 3 ans en arrière pour voir l’évolution
2- L'évaluation de l’empreinte économique. J’entends par là les éléments financiers, les ressources disponibles, leur rotation, les compétences, le rayonnement géographique, les outils de production, les capacités d’interfaçage avec les systèmes clients…
3- Les certifications et accords (API avec les prestataires, NDC, direct connect…)
4- La capacité à contractualiser et simuler les différents scenarii
5- L’expérience passée du prestataire et le feedback du marché
6- L’engagement du prestataire à mobiliser son organisation pour accompagner la réussite de votre projet

A chacun de ces critères, je vous conseille de mettre une note de 10 si le critère est parfaitement rempli, de 5 si des lacunes sont constatées, de 2 s’il y a des faiblesses et de 0 si il y a un manque factuel. Ce style de notation permet d’avoir un écart-type plus important ce qui facilite l’analyse de la grille finale en donnant une plage de valeur plus large.

Le RFI va permettre de mesurer la volonté d’engagement du prestataire mais surtout, il va permettre de mettre en lumière les premiers leviers de négociation ou/et les points sur lesquels l’attention devra être portée. La qualité de son exécution est donc capitale pour la réussite de votre projet et de votre appel d’offre.

Dernier point, il est nécessaire de donner un feedback (positif ou négatif) à tous les prestataires qui ont investi des forces pour répondre au RFI. C’est une question de déontologie achat, de bonne pratique et de respect des prestataires.

La semaine prochaine, nous verrons comment interpréter les résultats du RFI.

Yann LE GOFF
Consultant achats
yann.legoff@nilrem.fr