Première école : le refus du ROI comptable et, par la même, la volonté de développer une analyse globale de la mission valorisée pour prendre en compte l'investissement travel dans le temps et le potentiel retour du voyage réalisé. Autre vision, la dépense - et seulement la dépense - doit se mesurer dans le temps pour permettre une analyse lissée des frais engagés que ce soit par business unit ou par profil voyageur.
Une étude commandée par Amadeus à la London School of Economics and Political Science propose aux entreprises une méthode leur permettant d'augmenter le retour sur investissement de leurs déplacements professionnels afin de "gérer au mieux chaque kilomètre" parcouru par leurs employés.
Si en préambule, l'étude affirme l'importance du déplacement et de la relation "face to face", les analystes confirment ce que tout le monde sait plus ou moins : Il est difficile de mesurer la valeur des déplacements professionnels et de garantir que les organisations et les voyageurs tirent le meilleur profit de leur investissement. Le serpent se mord un peu la queue même si, a priori, des solutions existent !
Ce rapport, baptisé "[Managing every Mile]http://marketing.amadeus.com/travel-expenses-report-fr?PRO=185&trafficSource=Amadeus remet au goût du jour un process déjà évoqué en 2002 par le lab économique de l'université de Cambridge aux USA "le développement de la gestion proactive", construit autour de process automatisés et la mise en place de bonnes pratiques, différentes d'une entreprise à l'autre. L'analyse des dépenses, associées aux réponses formulées par l'acheteur via la politique voyages ou tout autre outil de mesure développé dans l'entreprise, fournit une data de base à enrichir. C'est la "global expense" qui va proposer une lecture analytique du process mis en place.
La London School of Economics and Political Science va plus loin et donne des recommandations plus précises sur la méthode, que nous vous livrons in extenso, à savoir :
• Les politiques de gestion des frais et des déplacements doivent être cohérentes avec les priorités stratégiques de l'entreprise. L'étude identifie six priorités stratégiques pour une gestion efficace des frais de déplacements : la croissance, la réduction des coûts, l'efficacité opérationnelle, la productivité des salariés, la limitation des risques et la gestion de l'information et des analyses. Les priorités ont tendance à refléter des rôles fonctionnels, mais les dirigeants sont tous d'accord sur le fait que pour que les entreprises puissent tirer au maximum profit de leurs investissements en déplacements professionnels, tous les objectifs doivent être alignés.
• La note de frais ne doit pas être le seul driver en matière de gestion des déplacements. Deux tiers des dirigeants sondés ont déclaré que la gestion de la note de frais était source non seulement de frustration pour l'utilisateur mais aussi de préoccupation pour la direction et l'administration. L'absence de bonnes pratiques lors des étapes initiales du processus, en l'occurrence lors de la réservation et de l'approbation, affecte négativement l'expérience du voyageur et complique encore la gestion des notes de frais.
• La technologie joue un rôle fondamental dans la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion des frais de déplacements : Les dirigeants comprennent totalement le rôle de transformation que joue la technologie dans l'optimisation de la gestion des frais et déplacements. Environ 60 % des dirigeants sondés envisagent de changer leurs systèmes informatiques et de gestion des frais de déplacements au cours des 3 prochaines années afin de permettre une meilleure gestion des frais de déplacements, plutôt que d'adopter des stratégies de contrôle des coûts.
Alexander Grous, Maître de conférences du département médias et communications à la LSE et auteur du rapport précise : "Nous avons développé identifie cinq étapes clés, qui toutes s'appuient sur la technologie : Stratégie de sourcing T&E; achat des prestations ; assistance et sécurité du voyageur ; gestion des frais ; analyse et retours. En appliquant les meilleures pratiques à chacune de ces étapes, les entreprises assureront une gestion optimale des frais de déplacements et un rendement maximum, tout en renforçant l'efficacité et la satisfaction du collaborateur".
Mais cette analyse, fut-elle modernisée, ne répond pas à toutes les interrogations que se posent les gestionnaires. Au contraire, pour beaucoup, elle conforte ce qui se fait déjà sans donner de nouvelles pistes de réflexion. Amadeus évoque, bien évidemment, la structure technologique mais on sait qu'elle ne suffit pas à établir un ROI précis. L'analyse de l'investissement doit se conforter par la finalité de la mission. Vision immatérielle que personne ne sait chiffrer. Le ROI est encore loin d'avoir livré tous ses secrets.
