Assistante et Travel Manager, le double emploi de Séverine Bruni

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Avec un budget total voyages de près de 750.000 euros, Séverine Bruni a fort à faire pour suivre les 213 salariés de son entreprise, la G.E.A. Grenobloise d’Electronique et d’Automatismes. Et pourtant, c’est comme responsable d’accueil qu’elle se présente le plus souvent. Une tête, deux fonctions mais un sourire permanent, Séverine est la Professionnelle Amadeus de l’année 2015.

Le voyage d’affaires n’est pas réservé aux acheteurs ou Travel Manager du CAC 40 ! Séverine Bruni se présente comme Assistante polyvalente, et elle est chargée de gérer l’accueil téléphonique de son entreprise (2/3 personnes) auquel elle consacre toujours une partie de son temps. Mais elle est aussi Travel manager, construisant son poste au long de 16 années de collaboration dans cette PME, développant notamment l’ensemble de la politique voyages en accord avec sa direction. La mise en place s’est faite autour de l’agence Selectour Afat Bleu Voyage et en mettant en place des outils pratiques.

Mais au-delà, la jeune femme s’est fortement intéressée aux voyageurs eux-mêmes, afin de répondre avec précision aux attentes de celles et ceux qui se déplacent pour l’entreprise. Chargés de la conception, de la maintenance et/ou de l’installation des technologies autoroutières, ils interviennent dans plus d’une quarantaine de pays et si certains déplacements professionnels peuvent être anticipés, d’autres se décident dans l’urgence, comme dans bon nombre d’entreprises. Au final, un budget déplacements pros d'environ 700 000 €, pilotés le plus simplement du monde. 'J'aime ce lien avec les voyageurs et le voyage" commente Séverine. On veut bien la croire.

 

Un travail de « tampon » entre la direction et les voyageurs

Avec son agence, Séverine Bruni a mis en place un portail de recherche et un dialogue permanent avec ses voyageurs pour obtenir des informations précises et utiles sur les destinations fréquentées. Elle dialogue également fréquemment avec les responsables d’affaires pour être informée en temps réel des nouveaux projets, afin d’anticiper, établir les meilleurs contrats société et obtenir de nouveaux tarifs privilégiés sur les nouvelles destinations qui pourraient se dessiner et influer sur les contrats aériens de l’entreprise. C’est là que se développent son profil « acheteur », capable de négocier en amont les besoin de son entreprise en déplacements professionnels. Elle a ainsi mis en place des contrats sociétés avec les compagnies aériennes sur les principales destinations couvertes par la G.E.A. (Air France, Lufthansa, Brussels Airlines et Turkish Airlines en particulier).

Séverine a également développé un programme hôtelier, basé sur les informations fournies par les voyageurs. Pour respecter un objectif prix par exemple à Paris, base de départ pour de nombreux déplacements, mais aussi avec des hôteliers de la région grenobloise pour accueillir au mieux les clients susceptibles de venir à GEA (visites, réunions ou formations). Le programme voyages intègre également des contrats particuliers pour la location de voitures, avec plusieurs loueurs selon le type de location (courte ou longue durée).

Compte tenu des impératifs de la «maintenance», impossible à anticiper, la chargée de voyages a développé des outils de dernière minute permettant de trouver les meilleurs prix au meilleur moment. « Adaptabilité et capacité à gérer l’urgence », ce sont deux qualités que l’on retient de son CV ! Elle tient également à respecter autant que possible les attentes de ses voyageurs en matière de confort. Elle intègre aussi les choix de classes tarifaires des compagnies aériennes en fonction des aléas rencontrés dans certains pays (douanes, retard de livraison des pièces…).

Le dialogue permanent

Le poste de travel manager, c’est un poste de négociations mais aussi de suivi des contrats. Analyse des statistiques, comptes rendus à la Direction font partie de son quotidien. Mais Séverine tient aussi au contact avec les voyageurs ! Elle a développé un véritable dialogue avec eux pour alimenter et adapter en permanence son programme à leurs besoins… tout en respectant le cadre économique indispensable. Elle s’intéresse également aux offres d’économie participative principalement pour l’hébergement, qui correspond assez bien aux attentes de ses jeunes voyageurs. Enfin elle a établi des profils individuels suffisamment détaillés pour lui permettre d’adapter, en temps réel, les voyages aux destinations. Tout cela entre deux coups de fil au standard, en trois langues (Français, Anglais et Italien)….

Et demain ? Séverine avoue qu'elle se consacrerait bien au seul travel management, avec une forte connotation Achats. Une façon de développer ses compétences et d'en acquérir de nouvelles.

Au fait, savez-vous ce que fait – notamment – cette hyperactive pendant ses loisirs ? Elle est Présidente de la Commission "Evènements" à l’Association "Grenoble Bouge" qui cherche à stimuler et valoriser les initiatives locales autour du thème du Voyage et des Loisirs qui favorisent la découverte des cultures du Monde. On vous l’a dit : hyperactive !