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Mardi 29 Mai 2018



Comment interpréter les résultats d’une RFI (demande d’information) ?


Vous avez lancé avec tous les détails possibles une demande d’information (RFI : Request For Information), il vous faut maintenant définir les grilles d’évaluation de cette demande et surtout en définir les pondérations pour un résultat optimal. Ce sera donc le thème de cette semaine.



"comment définir les pondérations suite aux RFI"
"comment définir les pondérations suite aux RFI"
Au risque de vous décevoir, l n’y a pas de recettes pré-établies mais il y a des principes logiques. A vous les règles de bons sens :

1 - Définir des critères propres aux déplacements de vos collaborateurs
Noter les fournisseurs sur des faits et des preuves est une chose somme toute assez facile. Encore faut-il que les critères de sélection soient intelligemment réfléchis, adaptés et surtout pertinents par rapport à vos problématiques.

Il existe des centaines de critères et les intégrer dans leur totalité au sein d’une demande d’information (RFI) serait une erreur fondamentale (exit donc les appels d’offres hôteliers comportant plusieurs centaines de critères…). Personnellement, je conseille de ne pas dépasser 12 critères d’évaluation dans le RFI et 50 dans l’appel d’offres.

Ces critères doivent impérativement être adaptés et refléter les enjeux de vos problématiques achat (coût, sécurité, développement durable…) et ne pas provenir d’un précédent exercice d’évaluation. Si un appel d’offres avait déjà été fait, vous devez impérativement reconsidérer les critères choisis à l’époque car vous devez les remettre en cause en fonction de l'évolution de votre organisation et celle du marché travaillé, surtout si les évolutions sont fréquentes et rapides (cas des déplacements professionnels) .

Notez au passage que si vous devez respecter les normes ISO , vous avez l’obligation de mettre en place une démarche d'évaluation et de suivi des fournisseurs. Ce travail sera donc un investissement rentable et en corrélation avec l’approche ISO 9001.

2 - Hiérarchiser et pondérer les critères
En plus de ces problématiques, vous devrez impérativement prendre en compte les effets induits de votre consultation tels que le coût induit de changement d'un fournisseur (attention car le contraire est souvent plus pénalisant et est souvent ignoré par les acheteurs !), l’investissement nécessaire à l’établissement d’une relation de confiance (visites, réunions de coordination…), la valeur du support de votre hiérarchie (support fort = application rapide), la criticité des déplacements par rapport à l’activité de votre organisation… Pour ce faire, vous devrez attribuer une pondération (un facteur multiplicateur) à chacun de vos critères en fonction de leur impact direct et indirect.

Dans les organisations matures, les acheteurs définissent généralement les pondérations en association avec les clients internes de l’entreprise (le voyageur et les fonctions transverses supportant les effets des déplacements). Dans les organisations abordant un marché sans connaissances préalables, on constate régulièrement des divergences entre les priorités des acheteurs et des directions opérationnelles débouchant sur une hiérarchisation et une pondération chaotique (par exemple, le coût est le critère majeur pour les uns alors que la sécurité est primordiale pour les autres). De fait, s’appuyer sur un support externe est une solution sage pour les organisations non initiées aux arcanes du marché des déplacements professionnels car elle permet de mieux intégrer les spécificités du marché et les besoins de l’entreprise cliente.

3 - Maîtriser les risques
Il y a des risques connus tels que la solvabilité, la dépendance technique ou financière qui doivent être des critères systématiquement pris en compte et qui doivent être discriminants. Il faut, sur ces derniers, prendre en compte la stabilité de ces paramètres sur la durée de vie du contrat qui sera confié et non sur la période précédant la RFI (erreur courante et récurrente).

D’autres critères plus opérationnels doivent, eux aussi, permettre de jauger l’adéquation d’un fournisseur avec vos ambitions. Il faudra donc veiller à analyser les risques liés à des défaillances de service ou d’interface informatique, de turnover des équipes, de mouvement social… C’est à ce niveau que vous devez intégrer ce qui sera plus tard vos SLA (Accord sur le niveau de service – Service Level Agreement).

Pour finir, vous devez prendre en compte l’investissement nécessaire (en matériel, en hommes, en action) du côté de votre organisation. Cela vous permettra de planifier les dépenses mais aussi de définir des étapes (milestones) et des points de décision (roadblocks).

4 - Capter l'innovation
Attention à ne surtout pas vous couper de fournisseurs outsider, innovants, récents… Vos critères et pondérations ne doivent pas condamner d’office ces acteurs. Certes, les critères discriminants cités ci-dessus sont incontournables mais l’ensemble des éléments de votre matrice doit donner la chance aux entrants (new commers) car ils seront à coup sûr des sources de performance technique et/ou économique (voir les deux).

Votre procédure doit donner la chance à tous mais également permettre de se faire courtiser par les fournisseurs qui auront ainsi envie de placer leurs meilleurs services voir, vous donner une priorité à la mise en place d’une innovation. Le but est, dans ce cas, de bénéficier d’un avantage concurrentiel rapidement avant que cette innovation soit déployée par des acteurs suiveurs.

5- Définir les lignes de l’appel d’offre
Outre le fait que la demande d'information va permettre de mesurer la volonté d’engagement des prestataires consultés, elle va modeler votre appel d’offres et vous éclairer sur les premiers leviers de négociation ou/et points sur lesquels l’attention devra être portée.

En cas d’audit, votre RFI sera la preuve de votre professionnalisme et du respect des bonnes pratiques de la profession. Son étendue et sa qualité seront les preuves de votre engagement envers votre organisation mais également envers le marché.

Cet exercice peut paraitre chronophage mais le temps investi sera récupéré dans les étapes suivantes de la procédure d’appel d’offres que nous aborderons la semaine prochaine.

Yann LE GOFF
Consultant achats
yann.legoff@nilrem.fr

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